Организация и технология ДОУ

      7. Разработка номенклатуры дел  Компании, обеспечение хранения  дел;

      8. Обеспечение рабочих мест современными  средствами, в том числе средствами автоматизации;

      9. Организация машинописных, копировальных  работ с документами и оперативного использования документной информации.

      Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый  на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.

      Общий отдел в своей деятельности руководствуется  законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ООО «Борей» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

      Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

      Секретариаты  филиалов ООО «Борей» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства Компании, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.

      В ООО «Борей» существует служба научно-технической документации, выраженная архитектурно-проектной мастерской под руководством начальника подразделения. Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Управления развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.

      Начальник службы научно-технической документации в своей деятельности действует на основании и в соответствии с Положением об архитектурно-планировочной мастерской, должностной инструкцией и заключаемым с ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.

      Основным  направлением деятельности архитектурно-планировочной  мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами службы научно-технической документации являются:

      - получение проектно-сметной документации  и проверка комплектности;

      - входной контроль и регистрация  технической документации;

      - проверка и составление экспертизы  проектно-сметной документации с  выдачей замечаний Заказчику;

      - подготовка документации для  разработки проекта производства работ БК;

      - разработка проекта производства  работ на строительно-монтажные  работы;

      - документальная подготовка сдачи  объекта;

      - оформление и согласование проектов  технической документации;

      - сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела;

      - разработка технической части  договоров на работы отдела; 

      - лицензирование и сертификация  работ и видов деятельности;

      - обеспечение производственных участков  проектной документацией, журналами работ, проектами производства работ и другой технической документацией.

      Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической  документации является секретарь.

      Основным  нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству, так как в ООО «Борей»  служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.

      Инструкция  по делопроизводству является нормативным  документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

      Инструкция  должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

      1. Общие положения;

      2. Правила подготовки и оформления  документов;

      3. Требования к реквизитам документов;

      4. Организация документооборота:

      - порядок приема, регистрации, направления  и рассмотрения входящей корреспонденции.

      - порядок подготовки и регистрации  исходящих и внутренних документов.

      - организация контроля исполнения  документов.

      - поисковая система по документам.

      - составление номенклатуры дел.

      - формирование и оформление дел.

      - экспертиза ценности документов.

      - передача дел в архив.

      Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. Подразделения ООО «Борей» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в  которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции на некоторых сотрудников Компании.

      Круг  обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников. 

      2.2 Организация документооборота  в ООО «Борей». 

      В компании четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов идет сразу в отдел к исполнителя. Точно так же распределены полномочия сотрудников при согласовании  и подписании документа. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен, но в то же время  именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

      В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

      Анализируя  документооборот компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к  его росту. В документационном обеспечении  компании выделяют три группы документов, таблица 2.1.

Таблица 2.1 – Анализ документооборота в ООО «Борей» за 2008-2010 гг.

 

      1. Входящие - наиболее распространенной  входящей корреспонденцией являются деловые письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем  по вопросам проведения различных совещаний конференции. Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении коньюктуры  рынка, отчеты о проделанной работе.

      2. Исходящие документы так же, как  и входящие можно проанализировать  по видам и по корреспондентам,  которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.).

      Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р51141-98, это официальные документы, отравляемые из учреждения.

      Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге форматом А 4:

      - бланк компании для письма.

      - общий бланк для всех других видов документов служебная записка, докладная записка и т.д.

      Внутренний  документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

      - организационные документы, которые регламентируют деятельность компании (устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила);

      - распорядительные документы, издаваемые  Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений (приказы, распоряжения, указания);

      - информационно - справочные документы,  создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные, объяснительные записки, акты, справки).

      Сотрудники  Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.

      Прием всей входящей корреспонденции и  вся последующая обработка в  ООО «Борей» осуществляется секретарем-референтом.

      Этап  обработки входящих документов:

      - прием и первичная обработка документов;

      - предварительное рассмотрение и  распределение документов;

      - регистрация;

      - рассмотрение документов руководством;

      - передача на исполнение.

      Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, посетителем, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу. На этом этапе проверяется правильность их доставки (корреспонденция доставленная не по адресу пересылается отправителю), вскрываются  конверты, оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа, адрес отправителя. В этих случаях конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, в нем отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается отправителю. Такой акт подписывается членами экспертной комиссии компании.

      На  этапе предварительного рассмотрения документов секретарь распределяет корреспонденцию между руководством компании, структурными подразделениями.

      Цель  предварительного распределения документов – освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов. В последние годы участились случаи, когда руководитель требует, чтобы вся полученная корреспонденция передавалась ему для личного рассмотрения. Это связано с тем, что руководитель стремится иметь полную информацию о коммерческой деятельности своей компании, быть в курсе всех заключаемых сделок. Вся почта рассматривается в день регистрации, чтобы не было задержек в исполнении документов, особенно тех, которые поставлены на контроль. Распределяются документы в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством, в котором закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом.