Организация и технология ДОУ

     - нормами времени на выполнение  работ по ДОУ;

     - документами планирования и отчетности;

     - должностными инструкциями персонала службы.

     В необходимых случаях службой  ДОУ разрабатываются и другие документы - частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ [9, c. 71].

     1.2 Основные задачи и функции службы ДОУ.

     В современных условиях, когда работа с управленческой документацией  во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

     Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач (рисунок 1.2) [10, c. 84].

     Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

     1. Задачи обеспечения документирования  управленческой деятельности могут  быть решены с помощью выполнения  следующих функций: 

     - разработка и проектирование  бланков, обеспечения их изготовления;

     - обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

     - контроль качества подготовки  и оформления документов, соблюдение  установленной процедуры согласования и удостоверение документов.  

   

     Рисунок 1.2 – Основные задачи ДОУ

     2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

     - установление единого порядка  прохождения документов (документооборота  учреждения);

     - экспедиционная обработка входящих  и исходящих документов;

     - регистрация и учет поступающих,  отправляемых и внутренних документов;

     - контроль за исполнением документов;

     - систематизация документов, обеспечение  их хранение и использование;  организация работы с обращениями граждан;

     - обеспечение защиты информации.

     3. Задачи совершенствования форм  и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

     - разработку и переработку нормативных,  инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

     - методическое руководство и контроль  за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

     - повышение квалификации работников  организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

     - упорядочение документации организации,  проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

     - разработку и внедрение новых  форм и методов работы с  документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

     - постановку задач разработки  и совершенствования автоматизированных  информационных систем и баз данных для работы с документами.

     1.3 Организационная  структура и численный  состав службы ДОУ.

     Организационная структура и численный состав службы ДОУ определятся в соответствии со штатным расписанием.

     Для определения оптимальной организационной  структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного  предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:

     На  государственных предприятиях (объединениях) - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются:

     а) подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств;

     б) рассмотрению писем (жалоб);

     в) секретариат;

     г) экспедиция;

     д) машинописное бюро;

     е) копировально-множительное бюро;

     ж) архив.

     В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации. В совместных предприятиях (организациях) - правлением. В акционерных обществах - учредительной конференцией. В кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управлениях общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются:

     а) секретариат;

     б) канцелярия;

     в) группа контроля;

     г) протокольная группа;

     д) группа совершенствования работы с  документами;

     е) группа писем (жалоб);

     ж) машинописное бюро;

     з) копировально-множительное бюро;

     и) архив.

     В организациях, не имеющих службы документационного  обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.[15, c.134]

     Определение численного состава службы ДОУ - по структурным подразделениям и в целом - рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий), а также исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации, учитывающих:

     - объем документооборота;

     - основные виды управленческих документов;

     - периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т. п.). Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ. Пример расчета представлен в Приложении А.

 

       2. Анализ работы службы документационного обеспечения в ООО

        «Борей».

      2.1 Служба документационного обеспечения  управления ООО

         «Борей».

      Служба  делопроизводства в ООО «Борей» представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

      Управление  делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании. Основными функциями Управления делами являются:

      - контроль за обеспечением единого  порядка организации и ведения  делопроизводства в Компании;

      - контроль за оформлением документов  согласно современным требованиям.

      В состав Общего отдела входит:

      1) Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:

      - прием и первичная обработка  документов, поступающих на имя   руководства;

      - регистрация документов;

      - машинописные работы;

      - распределение телефонных звонков;

      - отправка документов;

      - информационно-справочная работа  с документами.

      2) Административно – хозяйственный  отдел. Этот отдел обеспечивает  хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции:

      - снабжает канцелярскими принадлежностями;

      - обеспечивает мебелью, хозяйственным  инвентарем;

      - ведет контроль за сохранностью  материальных ценностей;

      - устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

      Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ООО «Борей».

      Необходимо  отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.

      Организационная структура службы документационного  обеспечения управления ООО «Борей» - Общего отдела.

      

      Рисунок 2.1 - Организационная структура службы документационного обеспечения управления ООО «Борей»

      Основными задачами Общего отдела являются:

      1.Обеспечение  четкой организации делопроизводства  в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы;

      2. Методическое руководство и контроль  за организацией делопроизводства  в структурных подразделениях и филиалах компании;

      3. Сокращение документооборота, унификация  форм документов;

      4. Обеспечение единого порядка  документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение;

      5. Координация работы всех лиц,  ответственных за делопроизводство  в Компании;

      6. Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства;

      7. Обеспечение хозяйственного обслуживания  всех управленческих подразделений компании.

      Исходя  из вышеперечисленных задач, Общий  отдел осуществляет следующие функции:

      1. Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;

      2. Разработка внутренних нормативно-методических  документов по вопросам  документационного обеспечения управления;

      3. Участие в постановке задач,  разработке, проектировании и внедрении  новых информационных технологий;

      4. Осуществление контроля за организацией  документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании;

      5. Осуществление контроля за  оформлением  необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;

      6. Обеспечение экспедиционной обработки,  доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;