Облік основних засобів та розробка системи контролю і економічного аналізу їх ефективного використання

Взаємозвязок завдань  обліку об’єктів основних засобів  показано на рис.2.2.

 

 

 

 

 

 

Рис.2.2. Взаємозвязок завдань  з організації обліку об’єктів основних засобів

Завдання обліку та контролю об’єктів основних засобів за місцями зберігання та класифікаційними групами дає змогу бухгалтерії, економічним і технічним службам підприємства здійснювати контроль за наявністю об’єктів основних засобів у розрізі таких класифікаційних ознак:

• За використанням (діючі, недіючі.запасні)
• За належністю (на балансі, не поставлені на баланс)

Завдання обліку та контролю об’єктів основних засобів за місцями  зберігання та класифікаційними групами  можна розділити на окремі рішення:

• Облік та узагальнення інформації про типи основних засобів на підприємстві;
• Контроль за наявністю об’єктів основних засобів на підприємстві;
• Облік об’єктів основних засобів за місцями зберігання.

Вихідна інформація цієї задачі необхідна при проведенні інвентаризації та аналізі використання об’єктів основних засобів з метою  виявлення зайвих і морально застарілих, а також для відображення операцій з основних засобів в облікових регістрах.

Завдання обліку і  контролю за правильністю та своєчасністю відображення руху об’єктів основних засобів можна розділити на такі окремі рішення:

• Облік придбання та виготовлення об’єктів основних засобів;
• Облік безоплатного отримання об’єктів основних засобів;
• Облік одержання об’єктів основних засобів як внеску до статутного капіталу;
• Облік безоплатного передавання об’єктів основних засобів;
• Облік реалізації об’єктів основних засобів.

 

 

 

 

 

Висновок до розділу 2

 

Удосконалення обліку ефективного  використання основних засобів пов’язано з кількома важливими напрямками, а саме: формуванням масиву фактографічної інформації про основні засоби, її узагальненням з метою формування фінансової, податкової та управлінської звітності, організацією обліку основних засобів в умовах застосування сучасних інформаційних технологій. Кожний напрямок дає змогу досягти поточних та довгострокових цілей підприємства. Зупинимося на кожному із них.

Формуванням масиву фактографічної інформації про основні засоби в адвокатській фірмі «Грамацький та партнери» використовуються типові форми первинних документів. Вивчаючи узагальнення інформації щодо використання основних засобів з метою формування фінансової, податкової та управлінської звітності ми знайшли наступні проблеми:

Так, діючі форми первинної  документації з обліку основних засобів  та інвентаризаційні описи дублюють один одного. Майже зовсім не відрізняються  за змістом інвентарні картки форм ОЗ-6, ОЗ-7, ОЗ-8. Водночас у наявних формах обліку не передбачено відображення устаткування, придбаного підприємством для резерву, до запровадження в експлуатацію, що на практиці створює певні труднощі при розрахунку амортизаційних відрахувань.

 Не знайшла відображення  у формах обліку й інформація  про зміни первинної вартості  інвентарного об’єкта після переоцінки та індексації. Порівняння інвентарних карток форм ОЗ-6, ОЗ-7, ОЗ-8 з формою ОЗ-1 «Акт приймання-передачі основних засобів» засвідчує, що в них відсутня лише інформація про висновок приймальної комісії й підписи її членів[4,с.388]. Проте, сам факт складання акта і відкриття інвентарних карток свідчить про позитивний висновок комісії, адже при невідповідності технічним умовам об’єкт прийманню не підлягає й інвентарна картка не виписується. Таким чином, доповнивши інвентарну картку підписами членів комісії, можна скоротити форму ОЗ-1. А якщо ввести в неї ще й підписи здавача та одержувача, то при внутрішньому переміщенні об’єктів можна скоротити форму ОЗ-2. Доповнення інвентарної картки підписами комісії з упровадження основних засобів після ремонту, реконструкції, модернізації, а також графою для відображення змін після таких операцій дає змогу скоротити форму ОЗ-3. Можна також не використовувати форму ОЗ-4, якщо доповнити її підписами ліквідаційної комісії й відобразити окремим рядком результати ліквідації об’єкта[5,с.409].

Їх вирішення на досліджуваному підприємстві, на нашу думку, полягає  в тому, щоб, здійснивши ряд модифікацій, можна одержати компактну конструкцію практично універсальної форми типу «Інвентарна картка – акт обліку руху основних засобів», що сприятиме не тільки зниженню трудомісткості облікових робіт  і скороченню документообігу, а й посиленню контролю завдяки підвищенню рівня інформативності  й наочності документів.

Дослідження організації  обліку основних засобів в умовах застосування сучасних інформаційних технологій дозволило ствердити, що поліпшується організація і знижується трудомісткість ведення обліку, підвищується продуктивність праці облікового персоналу, знижуються витрати на ведення обліку.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 3. Розвиток  системи контролю та аналізу основних засобів

 

3.1. Контроль  основних засобів в адвокатській фірмі «Грамацький та партнери»

 

Необхідність контролю за основними засобами обумовлюється зростанням нестабільності зовнішнього середовища та ускладненням управління необоротними активами, що потребують механізму координації внутрішнього контролю; переміщенням акценту з контролю минулого на аналіз майбутнього; необхідністю безперервного відстеження змін виробничого потенціалу підприємства; необхідністю мінімізації ризиків в управлінні необоротними активами та оцінки необоротних активів для визначення амортизаційної політики.

Основні засоби є матеріальною основою підприємницької діяльності, вони визначають виробничий потенціал будь-якого підприємства. Тому перевірка їх збереження та ефективності використання є важливими ланками контролю діяльності суб’єкта господарювання.

Контроль за використанням основних засобів полягає в розробці системи заходів, спрямованих на підвищення коефіцієнтів рентабельності і виробничої віддачі основних засобів. На основі контрольної інформації визначаються резерви ефективного використання основних засобів – зниження потреб в них за рахунок підвищення коефіцієнтів їхнього використання в часі і потужності, оскільки між цими двома показниками існує зворотна залежність. Критеріями ефективності використання основних засобів є: рентабельність (відношення суми прибутку до середньої вартості основних засобів) та фондовіддача (відношення обсягу зробленої або реалізованої продукції до середньої вартості основних засобів). Звідси ефективність використання основних засобів є важливим фактором оптимізації собівартості продукції, що впливає на фінансовий результат діяльності підприємства[1]. 

Саме тому контроль за ефективним використанням основних засобів можна розглядати як заходи щодо скорочення потреби в обсязі їхнього фінансування і підвищення темпів економічного розвитку підприємства за рахунок раціонального використання власних фінансових ресурсів.

Завдання  контролю основних засобів: дати оцінку стану збереження, ефективності використання; виявити наявні факти порушень чинного законодавства щодо правомірності та обґрунтованості управлінських рішень;

розробити заходи з реалізації рішень, прийнятих за матеріалами  ревізії: притягнення до відповідальності винних службових осіб з відшкодуванням збитків, нарахування і стягнення  штрафних фінансових санкцій на користь  державного бюджету за допущені порушення чинного законодавства на такому об’єкті контролю, як основні засоби).

Напрями контролю: 1) контроль стану збереження основних засобів;

2) контроль операцій, пов’язаних із джерелами надходжень та видами вибуття основних засобів; 3) контроль правильності нарахування амортизації (зносу); 4) контроль операцій з ремонту основних засобів.

Об’єкти контролю:

1. Первинні документи про надходження, передавання, реалізацію, інвентаризацію, нарахування амортизації (зносу), ліквідацію об’єктів основних засобів (накладні, акти приймання-передавання основних засобів, акти ліквідації основних засобів, відомості нарахування амортизації (зносу), авізо, довідки, акти переоцінки, дефектні акти, акти виконаних робіт з ремонту основних засобів, кошториси та угоди на капітальний ремонт, технічне обслуговування основних засобів підрядними організаціями).
2. Регістри аналітичного і синтетичного обліку: інвентарні картки з обліку з окремих об’єктів основних засобів; описи інвентарних карток з обліку основних засобів; картки групового обліку основних засобів; журнали 4—5, машинограми за кредитом рахунків 10, 13, 15, 83 і рахунків класу 9, Книга головних рахунків, баланс, звітність про рух майна підприємства.

Наглядно  об’єкти контролю операцій з обліку основних засобів представимо в таблиці 3.1.

Таблиця 3.1.

Об’єкти контролю операцій з обліку основних засобів

Обєкти контролю операцій з обліку і аудиту	Елементи  облікової політики	Первинні документи з обліку основних засобів Список осіб, які мають право підписувати документи і які саме Порядок контролю виконання обов’язків Об’єкти обліку основних засобів
	Операції  з обліку	Надходження основних засобів Вибуття основних засобів Нарахування амортизації основних засобів Переоцінки основних засобів Модернізації та ремонту основних засобів
	Записи в  первинних документах, облікових  регістрах та звітності
	Інформація  про порушення ведення обліку, недостачі. Зловживання, які знайшли  документальне підтвердження в  актах ревізії, перевірок, висновках  аудиторів, постановах правоохоронних органів

 

Нормативно-правова база, якою керується контролер при  здійсненні контролю:

• Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність» від 16 липня 1999 р.;
• Положення (стандарт) бухгалтерського обліку (П(С)БО) 7 «Основні засоби», затверджене наказом Міністерства фінансів України від 27 квітня 2000 р. № 92;

При проведенні контролю у адвокатській фірмі «Грамадський та партнери» перевіряється: наявність  та ефективність використання основних засобів, організація технологічного процесу ремонту (табл.3.2).

Таблиця 3.2

Програма перевірки  наявності й аналітичного обліку основних засобів

Завдання перевірки	Джерела інформаційного відображення операцій	Процедури перевірки
Наявність об’єктів основних засобів	Інвентарні катки	Перевіряється наявність  об’єктів у місцях експлуатації
Перевірка договорів  про повну індивідуальну матеріальну  відповідальність із особами, відповідальними  за збереження основних засобів	Накази керівника: договори про матеріальну відповідальність; список осіб відповідальних за збереження; зразки підписів	Перевіряється наявність  договорів і справжність підписів відповідальних осіб
Строки проведення інвентаризації	Наказ керівника, інвентаризаційні відомості	Перевіряються строки й  кількість інвентаризацій відповідно до нормативних актів
Ведення інвентарних  карток по всіх видах основних засобів	Інвентарні картки, опис інвентарних карток, акти прийому  і вибуття основних засобів	Порівнюються описи  інвентарних карток з інвентарним  списком і фактичною наявністю  основних засобів
Правильність віднесення об’єктів до основних засобів	Акти приймання-передачі, інвентарні картки, договори купівлі-продажу	Перевіряється вартість й строки корисного використання об’єктів

 

Для забезпечення належного  обліку й контролю за збереженням  основних засобів кожному інвентарному об’єкту в момент надходження на підприємство присвоюється відповідний інвентарний номер, що зберігається за об’єктом весь період перебування на підприємстві.