Облік основних засобів та розробка системи контролю і економічного аналізу їх ефективного використання

Під час ревізії простежується, чи проставляються інвентарні номери в актах, накладних та інших первинних документах, які служать підставою для прийняття на облік або зняття з обліку окремих об’єктів (табл.3.3)

Таблиця 3.3

Контроль за надходженням основних засобів

Завдання перевірки	Джерела інформаційного відображення операцій	Процедури перевірки
Перевірка документального оформлення операцій з руху основних засобів	Акти приймання-передачі, інвентарні картки тощо	Візуально порівнюється пред’явлені  документи з типовими бланками, а  також перевіряється наявність  усіх необхідних реквізитів
Перевірка правильності формування первісної  вартості об’єктів основних засобів	Договори, акти приймання-передачі, кошторису  на будівництво тощо	Перевіряється порядок формування первісної вартості відповідно до нормативних  актів
Перевірка дотримання законодавства при купівлі основних засобів	Договори купівлі-продажу, рахунку-фактури, акти приймання-передачі	Здійснюється перевірка правильності оприбуткування основних засобів і  достовірності звітності
Перевірка дотримання законодавства  при безкоштовному одержанні основних засобів	Договори, акти приймання	Робиться перевірка правильності оприбуткування основних засобів,сплати податків
Перевірка дотримання законодавства  щодо введення в експлуатацію основних засобів завершення будівництва	Кошторис витрат будівництва, акти приймання-передачі, договори з підрядними організаціями	Перевіряється правильність оприбуткування, включення вартості основних засобів  в оподаткований дохід, достовірність  звітності

 

Перевіряється правильність ведення карток обліку руху основних засобів (ф.№ ОЗ-8), своєчасність заповнення всіх реквізитів у них на підставі даних інвентарних карток з обліку основних засобів і звіряє з даними синтетичного обліку. Сукупність карток утворює картотеку, що забезпечує аналітичний облік основних засобів.

Якщо основні засоби ліквідовані, то в картці обліку руху основних засобів необхідно зробити  запис про вибуття на підставі актів про списання основних засобів (ф.№ ОЗ-3).

При перевірці організації  обліку основних засобів ревізор  встановлює, чи створена на підприємстві (згідно з Обліковою політикою) за наказом керівника постійно діюча комісія по організації обліку необоротних активів, яка здійснює контроль за призначенням і використанням основних засобів, надає обґрунтовані пропозиції щодо їх поліпшення, ремонту та експлуатації, визначає ліквідаційну вартість основних засобів, здійснює контроль за проведенням інвентаризації основних засобів та їх списанням й інших функцій.

Постійно діюча комісія  здійснює підготовчу роботу щодо проведення оцінки основних засобів згідно із чинним законодавством України, у випадках, встановлених ним, у тому числі при переоцінки основних засобів для цілей бухгалтерського обліку.

При ліквідації основних засобів (списання з балансу), у разі його вибуття внаслідок продажу, ліквідації, остаточного псування або інших причин постійно діюча комісія на підприємстві здійснює безпосередній огляд об’єкта, що підлягає списанню, встановлює причини непридатності до подальшої експлуатації, визначає осіб, з вини яких відбулося передчасне вибуття основних засобів з експлуатації, встановлює їх кількість і вартість, крім старопридатних запасів, на які облікова вартість встановлюється відповідними галузевим управлінням Укрзалізниці. Ревізори, перевіряючи ліквідацію основних засобів, перевіряють законність списання, визначення результатів при ліквідації і якщо підприємству був нанесений збиток, визначають його розмір і порядок погашення. Етапи наведені у табл.3.4.

Таблиця 3.4

Етапи контролю за вибуттям основних засобів

Завдання перевірки	Джерела інформаційного відображення операцій	Процедури перевірки
Перевірка дотримання законодавства  при вибутті основних засобів, при  внесенні до статутного капіталу інших  організацій	Акти списання основних засобів, документи  аналітичного і синтетичного обліку	Перевірки правильності оформлення вибуття, достовірності звітності
Перевірки дотримання законодавства  щодо продажу основних засобів	Договори купівлі-продажу, рахунки-фактури, акти на списання основних засобів	Перевірка наявності дозволу керівника, правильності списання й відображення прибутку, достовірності звітності
Перевірка дотримання законодавства  при ліквідації основних засобів	Акти на списання основних засобів, висновки комісії	Перевірка обґрунтованості ліквідації основних коштів, правильності визначення результатів від ліквідації
Перевірка іншого вибуття основних засобів	Договори, акти на списання, документи  аналітичного та синтетичного обліку	Перевірка правильності списання, визначення результатів від списання

 

Вивчаючи склад основних засобів, ревізор перевіряє, чи всі інвентарні об’єкти обґрунтовано враховуються як основні засоби. На даному етапі розкриваються факти, коли до складу основних засобів включаються малоцінні ті швидкозношувальні предмети. Наступним етапом контролю можна вважати правильність віднесення окремих об’єктів основних засобів до однієї з груп.

Нарахування амортизації  здійснюється упродовж терміну корисного  використання об’єкта, який встановлюється при визнанні цього об’єкта активом, і призупиняється на період його реструктуризації, модернізації, дообладнання та консервації. Обліковою політикою в Адвокатській фірмі «Грамадський та партнери» встановлено, що амортизація основних засобів нараховується із застосуванням прямолінійного методу. Строки корисного використання (експлуатації) основних засобів для визначення суми амортизаційних відрахувань визначено наказом. Розрахунок амортизаційних відрахувань повинен додаватися до регістрів бухгалтерського обліку. Від правильного обліку нарахування амортизації по об’єктах основних засобів залежить правильне визначення витрат (табл.3.4).

Оформлення та використання ревізії – важливий етап ревізійної діяльності.

Таблиця 3.5

Контроль за правильністю нарахування амортизації

Завдання перевірки	Джерела інформаційного відображення операцій	Процедури перевірки
Перевірка періодичності нарахування  зносу, амортизаційних відрахувань	Акти приймання-передачі, інвентарні картки, відомості розрахунку амортизації, облікова політика	Перевіряється відповідність нормативним  актам

 

Одним з найважливіших  і найсуттєвіших документів є її акт. Він складається в усіх випадках виявлення порушень чинних законодавчих і нормативних актів, зловживань і приписок, серйозних недоліків у веденні обліку і звітності, тобто за наслідками заподіяної шкоди. Після підписання акту ревізії ревізор готує проект обов’язкових вказівок, щодо усунення виявлених порушень законодавства з питань збереження і використання державної власності та фінансів.

Таким чином, в результаті контролю використання основних засобів, получивши рекомендації і виводи, після перевірки, підприємство може розробити ефективніші і досконаліші методи управління фінансами і майном, а саме раціональніше планувати придбання і використання основних засобів.

Також ревізія виявляє  негативні явища, сприяє їх ліквідації та уникнення в майбутньому.

До кола проблем, які негативно впливають на розвиток процесів удосконалення контролю основних засобів можна віднести: нераціональне вдосконалення системи амортизації; похибки у інформативності первинних документів з обліку основних засобів; низький рівень інформаційного забезпечення управління матеріально-технічною базою, що представлено на підприємстві системою обліку, аналізу, аудиторського контролю; проблеми аналізу ефективності використання основних засобів і можливості її прогнозування тощо.

Наявність даних проблем  обумовлюють створення ефективної системи внутрішнього контролю необоротних активів, яка включає: аналіз основних підприємства за минулий період; аналіз структури та стану необоротних активів; контроль за формуванням амортизаційної політики підприємства; контроль за своєчасним оновленням основних засобів підприємства; контроль за використанням основних засобів підприємства; внутрішній контроль використання основних засобів [2].

Варто також звернути увагу на зміни, насамперед, у частині підвищення оперативності та ефективності контролю основних засобів підприємств, що вимагає вирішення таких завдань: дослідження сутності основних засобів, їх складу, класифікації в різних галузях економічної науки; узагальнення та систематизації класифікації основних засобів; дослідження діючої методики нарахування амортизації, обліку та контролю зносу основних засобів; аналіз діючої організації та методики обліку основних засобів, впливу на них змін податкової політики та виявлення шляхів її вдосконалення; розроблення рекомендацій з удосконалення методики контролю ефективності використання основних засобів із застосуванням інформаційних систем і технологій.

 

3.2. Розробка  та апробація методики загального  аналізу основних засобів

 

Основними завданнями аналізу є:

— забезпеченість основними  засобами підприємства і його структурних  підрозділів — відповідність  величини, складу і технічного рівня  засобів потребам в них;

— виконання завдання зі зростання і оновлення основних засобів;

— технічний стан основних засобів;

— ступінь використання основних засобів і факторів, що впливають на її рівень;

— оцінка ступеня використання виробничої потужності, площ та устаткування;

— стан невиробничих основних засобів.

У відповідності з  цими завданнями аналіз основних засобів проводиться в таких напрямках: — структура основних засобів; — наявність стан і рух основних засобів; — використання основних засобів, виробничих потужностей, площ і обладнання; — резерви збільшення випуску продукції та підвищення рівня інших показників за рахунок кращого використання засобів праці.

Етапи проведення  аналізу  основних засобів зображено на рисунку 3.1.

 

 

 

Рис.3.1. Етапи проведення аналізу основних засобів

Інформаційною базою  аналізу є статистична звітність  форма № 11-03 «Звіт про наявність  та рух основних засобів, амортизацію (знос)» — річна; форма № 1 «Баланс»; форма № 5 «Примітка до річної фінансової звітності» — річна; статистичні звітності з виробництва і праці; паспорт окремих видів устаткування та інші внутрішньовиробничі документи.

Перераховані джерела  інформації використовуються для проведення ретроспективного аналізу. Оперативний  аналіз проводиться за даними первинного бухгалтерського обліку. Прогнозний аналіз ефективності використання основних засобів застосовується при оцінці відповідних альтернативних управлінських рішень.

Методика аналізу використання основних засобів повинна врахувати  ряд принципових положень: функціональна корисність основних засобів зберігається протягом декількох років, тому витрати з їх придбанням і експлуатацією розподілені в часі; момент фізичної заміни основних засобів не співпадає з моментом їх вартісного заміщення, у результаті чого можуть виникнути втрати і збитки, що зменшують фінансові результати діяльності підприємства; ефективність використання основних засобів оцінюється по різному залежно від їх виду, належності, характеру участі у виробничому процесі, а також призначення. Оскільки основні засоби обслуговують не тільки виробничу сферу діяльності підприємства, а й соціально-побутову, культурну тощо, ефективність їх використання визначається не лише економічними, а й соціальними, екологічними та іншими факторами.

У процесі аналізу, перш за все, необхідно дослідити наявність  та динаміку основних засобів у складі майна підприємства.

На подальших етапах аналітичного дослідження основні  засоби оцінюють з точки зору їх практичного застосування та мобільності, тобто структурують їх на активну та пасивну частину. Під час проведення аналізу складу та динаміки основних засобів важливо правильно дослідити показники, що характеризують технічну доцільність використання основних засобів, тобто показники механооснащеності та фондооснащеності виробництва та праці.

Детальнішого розгляду в процесі аналізу потребує оцінка наявності та руху основних засобів, як перспективного дослідження майбутньої виробничої потужності підприємств.

Коефіцієнт оновлення  основних засобів обчислюють як відношення вартості основних засобів, що надійшли, до балансової вартості основних засобів на кінець звітного періоду.