Документальное оформление и учет операций коммерческих банков

Первичные учетные документы  могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия  и прокуратуры, судами, налоговыми органами на основании их постановлений в  соответствии с законодательством  КР.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2.Документооборот. Классификация  документов.

Все операции банков(расчетные, кассовые, ссудные и др) отражаются в бухгалтерском учете на основании  денежно-расчетных документов. Последние  поступают в учреждении банков от хозяйственных организаций, от других банков, а также составляются в  учреждениях банков и содержат необходимую  информацию о характере операций, позволяющую  проверят их законность  и осуществлять банковский контроль. Совокупность документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля образует банковскую документацию. Большой объем многообразие банковских операций требуют рациональной  организации банковской документации. В условиях автоматизации учета документы должны быть приспособлены для обработки на машинах. Это достигается путем стандартизации  и унификации форм документов.

Применение  стандартных  документов, формы которых для  определенных операций построены по единым образцам, позволяет ускорить перенос  информации на машинные носители, облегчает контроль за содержанием  операций и правильностью их отражения  в бухгалтерском учете.

Формы документов, предоставляемых  предприятиями банкам, а также  документов, получаемых ими от банков в подтверждение выполнения соответствующих  операций, включены в унифицированную  систему денежно-расчетной  документации.

Для составления документов используются стандартные бланки установленной  формы, изготовленные типографским способом. Допускается составление денежно-расчетных документов на электронах  вычислительных машинах без применения типографских бланков.

Данные документов. Раскрывающие их содержание , называются реквизитами. Основные реквизиты документов, применяемых в банках, регламентированы Положением о расчетных документах, в котором предусмотрены также правила и сроки оформления документов, ответственность подписавших их должностных лиц. Стандартные документы содержат следующие основные реквизиты:

• название документа;
• номер формы;
• номер документа и дата его выписки;
• наименование и местонахождение предприятий- плательщиков и получателей средств в обслуживающих их учреждениях банка;
• номера счетов а банке;
• назначение платежа(содержание операций, при необходимости основание ее совершения);
• суммы операций;
• коды для обработки информации на компьютере;
• подписи доверенных лиц клиента и оттиск его печати;
• подписи работников банка, проверивших документы.

Все документы, на основании которых  совершаются бухгалтерские  записи, должны иметь бухгалтерскую проводку, котировку, т.е. обозначение балансовых, вне балансовых и лицевых счетов, по которым проводятся суммы. Для  сокращения количества бухгалтерских  записей по операциям, имеющим массовый характер, применяются сводные документы, объединяющие несколько однородных операций: сводные и платежные  поручения и требования, сводные  ордера. В сводных ордерах, если к  ним прилагаются первичные документы, делается ссылка на количество приложенных  документов.

Количество экземпляров денежно-расчетных  документов должно быть достаточным  для совершения бухгалтерских записей  по всем затронутым данной операции лицевым  счетам. Кроме того, к выпискам из этих лицевых счетов как правило  прилагаются их копии. Сводные документы  выписываются с копией,  разрезаемой  на части по лицевым счетам.

Классификация документов

Все документы по месту их оформления подразделяются на банковские, составляемые учреждениями банков; и клиентские, поступающие от хозяйствующих субъектов.

К банковским документам относятся:

-авизо по МФО 

-мемориальные, кассовые ордера

-распоряжения кредитного отдела  по результатам регулирования  или проверки обеспечения задолженности  по ссудным счетам

-распоряжения о выдаче кредита  на оплату расчетных документов  и на завершение зачетов

Кроме того, все денежно-расчетные  документы по характеру отражаемых банковских операций подразделяется:

-кассовые 

-мемориальные

-внебалансовые

К клиентским документам относят:

-платежные поручения;

-требования –поручения;

-чеки;

-реестры;

-заявления о выдаче ссуд;

-срочные обязательства по ссудам;

-объявления о взносе наличных  денег.

Кассовые документы

Кассовыми документами оформляются  операции по приему и выдаче наличных денег. Они могут быть приходными и расходными.

К приходным кассовым документам относятся:

-объявления клиентов на взнос  денег в кассы банков;

-препроводительные ведомости к  сумкам с денежной выручкой  инкассируемыми банками;

-приходные кассовые ордера;

-квитанции   в приеме денег.

Взносы наличных денег в кассы  банка оформляются объявлениями разных форм в зависимости от  видов платежей. Они отличаются друг от друга составом реквизитов и количеством  экземпляров в комплекте, что  обусловлено особенностями документооборота.

К расходным кассовым документам относятся  чеки на получение денег расходные  кассовые ордера. Чеки делятся на предъявительские и именные.  Чековые  книжки выдаются клиентам учреждениями банков по их заявлениям. На каждом бланке книжки учреждениями  банка указываются наименование клиента- владельца счета и учреждения банка, выдавшего чековую книжку. Чеки заполняются клиентами, а в  чековой книжке остается корешок  с указанием: кому, когда и в  какой сумме выдан чек. Корешок  чеков используется для последующего контроля. Чеки подписываются правомочными должностными лицами предприятий, организаций  и учреждений и скрепляются оттиском печати. Образцы подписей и оттисков печати представляются при открытии счетов.

Объявления о взносе наличных денег  в кассу банка и чеки должны быть обязательно заполнены чернилами. Наименование владельца счета, номер  счета и наименование учреждения банка в чеках могут обозначаться штемпелями. На документах, представляемых в банк для оформления операций, указывается дата их составления. Кроме  того, на объявлениях о взносе наличных денег, платежных требованиях и  реестрах платежных требований должна быть указана дата фактического представления  их в банк.

Расходные кассовые ордера применяются  при совершении внутрибанковских операций(выплата  зарплаты, авансов, выпуск денег в  обращение). Расходным кассовым ордерами оформляются и такие операции с клиентами, как выдачи вкладов.

 Приходные кассовые  используются  при возврате подотчетных сумм, изъятия денег из обращения.

Мемориальные документы используются для совершения безналичных перечислений по счетам.

Основное  место среди них  занимает расчетные документы представляемые банку клиентами(платежные поручения, требования-поручения, расчетные чеки, заявления на открытие аккредитивов).

Авизо по межфилиальным расчетам используется в качестве извещения одного филиала  банка другому о выполнении операции.

Мемориальные ордера используются для оформления операции при частичной  оплате платежных требований –поручений, частичном погашении ссуд, перечислении остатков субсчетов.

Книжки денежных и расчетных  счетов, квитанции для оформления платежей в доходы государственного бюджета являются  бланками строгой  отчетности.

Документы используемые в банковском учете, составляются методам мультипликации, т.е. в таком количестве экземпляров  которая достаточно для отражения  операции по всем затронутым счетам.

Все экземпляры документов должны заполняться  на машинах в один прием по копирку  на самокопирующей бумаге или путем  размножения подлинников, изготовленных  на электронно-вычислительных машинах, на множительно-копировальных аппаратах, что обеспечивает идентичность всех экземпляров.

Не допускается внесение в денежно-расчетные  документы каких-либо изменений  сумм, наименований клиентов и номеров  их счетов.

Все кассовые и мемориальные документы, служащие основанием для совершения банковских операций, должны иметь  подписи должностных лиц учреждений банков, оформивших и проверивших  их.

На документах по операциям не требующем  дополнительного  контроля достаточно одной подписи, ответственного исполнителя.

Подписями работников банка оформляются  экземпляра документов, предназначенные  для хранения в банке  в качестве оправдательных по совершенным операциям, а также приложения к выпискам из счетов, направляемых их владельцам.

Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за законность совершаемой операции и правильное оформление документа.

Право единоличной подписи денежно-расчетных  документов независимо от их сумм представляется ответственным исполнителям. На кассовых документах обязательна подпись  кассира.

Право контрольной(первой) подписи  денежно-расчетных документов, подлежащих дополнительному контролю принадлежит  руководителям, главным бухгалтерам  учреждений банков и их заместителям.

Некоторые операции подвергаются дополнительному  контролю и поэтому подписываются  после ответственных исполнителей старшими по должности работниками  банка. К таким операциям относятся:

-перевод денег уполномоченным  предприятий, выдача вкладов гражданам,  выплата пений и некоторые  другие выплаты. После отражения  денежно-расчетных документов по  аналитическому и синтетическому  учету из сверки записей документы  за день формируются и брошюруются  для хранения. В отдельные папки  брошюруются кассовые документы  бухгалтерии, подобранные по восходящим  номерам, дебетованных балансовых  счетов, корреспондирующих со счетом  кассы, и внебалансовые ордера  по операциям с ценностями  и документами, хранящимися в  кладовой банка.

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Документальное оформление и учет активных операций коммерческих банков

 

1. Роль и задачи документации в учетной работе банка .

Управление современными банками относится к одной  из самых сложных интеллектуальных сфер человеческой деятельности. Оно  базируется на использовании полной и достоверной информации и формировании ресурсов и их размещении, достигнутых  результатах, наличии резервов на возможные  потери по ссудам и по другим банковским операциям. Система, обеспечивающая банки  такой информацией, и есть бухгалтерский  учет. Бухгалтерский учет использует количественную информацию, выраженную в числах, в конкретных денежных единицах. Бухгалтерские отчеты могут  содержать и не денежную информацию, если она помогает их понять.

Ежедневная деятельность банков использует значительный объем  информации о движении средств по лицевым счетам клиентов, счетов внутрибанковских операций. Оперативная информация обеспечивает исходными данными финансовый и  управленческий учет. Данные финансового  учета предназначаются для специалистов-менеджеров и внешних пользователей, включая  акционеров, клиентов банка, банки-корреспонденты, налоговые органы и другие. Так, клиентам банка ежедневно должны передаваться выписки из их целевых счетов, то есть вторые экземпляры лицевых расчетных  и текущих счетов; банкам-корреспондентам  – выписки из корреспондентских  счетов. При получении межбанковских  кредитов требуется представление  полной учетной информации банка  о его  платежеспособности.

Финансовый учет в банках базируется на общих основополагающих правилах бухгалтерского учета, отражении  всех операций на активных и пассивных  счетах методом двойной записи, унификации учета, то есть использовании одних  и тех же счетов всеми банками  для совершения экономически однородных операций. Методологическим центром по организации бухгалтерского учета в банках является Национальный банк КР, он устанавливает для коммерческих банков  план счетов и порядок отражения в них операций.

Кроме использования информации финансового учета специалисты-менеджеры  нуждаются в специально подготовленной управленческой учетной информации о деятельности банка, которая используется в процессе планирования, исполнения и контроля. Так, для  образования  резервного фонда на возможные потери по ссудам необходимо наличие подробной  учетной информации о классификации  ссуд кредитного портфеля по степени  их риска, а также о наличии  обеспечения ссуд и его качестве.

Банковский бухгалтерский  учет характеризуется оперативностью и единством формы построения. Это проявляется в том, что  все расчетные, кредитные и другие операции, совершенные в банке  в течение операционного времени, в тот же день отражаются в лицевых  счетах  аналитического бухгалтерского учета клиентов и контролируется путем составления ежедневного  бухгалтерского баланса учреждения банка. Единая для всех банков форма  учета создает возможность анализа  банковской деятельности.

Базой бухгалтерского учета  в банках является операционная работа, к которой относятся:

-прием денежных документов  от предприятий, организаций и  учреждений и проверка правильности  их оформления;

-подготовка документов  для их отражения в бухгалтерском  учете;

-ведение картотек расчетных  документов и картотек срочных  обязательств;

-осуществление контроля  за своевременностью платежей;

-операции по корреспондентским  счетам, возникающим в связи с  осуществлением расчетов между  плательщиками и получателями  денег, счета которых ведутся  разными банками.

Операционная работа в  банках разнообразна и сложна, что  объясняется наличием множества  форм денежных расчетов, способов и  правил выдачи и погашения банковского  кредита, особенностей производства платежей. В процессе операционной работы осуществляется контроль за совершением расчетных, кассовых и других денежных операций, а также ведется оперативный  учет поступлений денежных средств  и платежей. К операционной работе относится также учет данных, проводимый для контроль за использованием фонда  оплаты труда, регулирования задолженности  по банковским ссудам и для выполнения других банковских операций по зачислению денежных средств.