Безналичные расчёты

Цель ревизии – контроль за состоянием расчётов, способствующий укреплению договорной и расчётной дисциплины; выполнением обязательств по поставкам продукции в заданном ассортименте и качестве; соблюдением предприятиями платёжной дисциплины; сокращением дебиторской и кредиторской задолженности; ускорением оборачиваемости оборотных активов; улучшением финансового состояния; оказанием помощи исполнителям (составителям договоров), формированием предложений по совершенствованию и рационализации договорной работы субъектов хозяйствования.

Задачи ревизии – проверка состояния расчётов и выявление причин и виновных лиц несвоевременных расчётов; реальности сумм дебиторской и кредиторской задолженности; правильности оплаты (получения) за полученные (отгруженные) товарно-материальные ценности, оказанные услуги, выполнение работы; правильности и обоснованности сумм дебиторской и кредиторской задолженности в балансе и на забалансовых счетах. В соответствии с целью предметом проверки являются – дебиторская и кредиторская задолженность, их реальное существование, правильное отражение в учёте и представление в отчётности в полном объёме.

Источниками информации ревизии как в нашем случае при автоматизированной форме учёта являются: первичные документы на ЭВМ, сводные документы на ЭВМ, машинограммы синтетического и аналитического учёта, Главная книга, сводные оборотные ведомости, форма № 1 бухгалтерского баланса и др.

При проверке расчётов аудитор должен руководствоваться Положением о безналичных расчётах в Республике Беларусь от 31 января 1997 г. № 849, утверждённым Постановлением правления Национального банка Республики Беларусь от 27 декабря 1996 г., протокол № 36. Нормативное обеспечение представлено также и такими нормативными документами как: Положение о поставках товаров в Республике Беларусь: утверждено Постановлением Кабинета министров Республики Беларусь от 8 июля 1996 г., № 444.; О совершении порядка проведения и контроля внешнеторговых операций: Указ Президента Республики Беларусь от 4 января 2000 г., № 7; О порядке исполнения расчётных документов в оплату товаров, работ, услуг, относящихся к разным группам очерёдности платежей: Постановление Совета директоров Национального банка Республики Беларусь от 17 мая 2000 г., № 15.3.; об ответственности за нарушение расчётных операций в Республике Беларусь: Постановление правления Национально банка Республики Беларусь от 29 июня 2000 г.,       № 15.6. и др.

Организация учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками связана, прежде всего, с обработкой первичных документов, оформляющих операции поступления материальных ценностей, а также работ, услуг, поступающих на предприятие извне. В этой связи организация аудита расчётов с поставщиками и подрядчиками должна, по нашему мнению, включать в себя два блока процедур проверки: состояния первичного учёта и состояния бухгалтерского учёта расчётов.

При проведении первого блока процедур проверки следует помнить, что данному разделу учёта свойственны некоторые факты риска:

      отсутствие контроля за первичными документами на стадии их формирования (в отличие от документов, заполняемых на предприятии;

      вероятность несвоевременного поступления сопроводительных документов;

      вероятность того, что первичные документы могут не признать в качестве подтверждающих, если есть сомнения в правильности их оформления и полноты;

      сложность восстановления отсутствующих и исправления неверно оформленных документов;

      возможность различного рода злоупотреблений.

Целесообразна предварительная оценка организации первичного учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками. Это позволит эффективнее проводить основные аудиторские процедуры по данному разделу учёта, а также обоснованно определить объём выборки и способы отбора элементов в проверяемую совокупность. Кроме того, можно будет оценить качество первичной учётной документации, используемой как аудиторские доказательства.

Схема изучения системы первичного учёта с целью составления адекватных аудиторских процедур может быть следующей:

1)     Определение степени воздействия на организацию первичного учёта различных факторов (требования законодательства, специфика отрасли, размеры производства, месторасположение, принадлежность организации и др.), так и внутренних (организационная структура, распределение полномочий и ответственности, техническая оснащенность, информационная и кадровая политика, философия управления и стиль работы руководителей и т.д.).

2)     Оценка величины собственного и контрольного рисков системы первичного учёта на определённом участке.

После проведённого изучения составляется план и рабочая программа аудита, определяются объём выборки и способа отбора элементов проверяемой совокупности.

Разработка рабочей программы предполагает определения перечня аудиторских процедур, используемых при выполнении контрольных действий на участке учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками.

При аудите первичного учёта возможно применение определённых процедур.

1.                  Проверка достоверности фактов, а также полнота оприходования товарно-материальных ценностей, принятых к учёту работ, услуг. Выполнение указанной процедуры позволит, прежде всего, убедиться в наличии первичных документов по поступившим ценностям и принятым работам, услугам за проверяемый период, а также оценить качество их оформления. Порядок действия аудитора может быть следующий:

      сверка первичных документов с договорами на поставку;

      проверка наличия счёт-фактур поставщиков по журналу регистрации и соответствие их товарным и товарно-транспортным накладным;

      сверка полученных данных с данными складского учёта или информацией бухгалтерии о принятых работах, услугах, а также с информацией о произведенной оплате.

Выборку контролируемых документов целесообразно, на наш взгляд, произвести так: по операциям поступления товарно-материальных ценностей – путём репрезентативной выборки с помощью случайного отбора; по операциям принятия выполненных работ, услуг – путём логического анализа в зависимости от предмета договора, его стоимости и других факторов. Осуществляя логический анализ, можно использовать собственные знания о деятельности клиента, информацию о техническом наборе услуг, работ, оказываемых аудируемой организации партнёрами за определённый период времени, которая может быть получена в результате просмотра учётных регистров за предыдущие периоды, устного опроса работников, а также личного опыта аудитора.

2.     Проверка своевременности отражения в учёте фактов поступления сырья, выполнения работ, оказания услуг. Цель данной процедуры – установить причины возможных расхождений между датами фактического совершения операций и сроком отражений их в учёте, а также выявить, являются ли они случайными или носят систематический характер. Следует ознакомиться с порядком прохождения, регистрации и обработки первичных документов. Причём особое внимание следует уделять документам, поступившим от организаций, связь которых с проверяемым предприятием не носит регулярного характера.

3.      Проверка правильности оформления первичной документации по учёту расчётов с поставщиками и подрядчиками. В результате выполнения данной процедуры должна быть достигнута уверенность в том, что все первичные документы имеют юридическую силу, т.е. оформлены в соответствии с предъявляемыми требованиями. В случае отсутствия либо неверного оформления документов необходимо отметить это в аудиторском отчёте, а также учесть при дальнейшей проверке отражения этих операций на счетах бухгалтерского учёта.

4.      Проверка организации документооборота. Данная процедура даёт возможность установить наличие, качество и реальность выполнения графика документооборота, проследить за  движением конкретных документов от их поступления на предприятие до обработки. Отсутствие графиков документооборота или их неисполнение значительно превышает риск того, что первичные документы могут быть несвоевременно приняты к учёту, а также возможность различных злоупотреблений. Это накладывает дополнительную ответственность на аудитора при проведении последующих процедур.

5.   Проверка полноты и своевременности отражения первичных документов в учётных регистрах. Выборка документов для проведения данной процедуры должна производиться с учётом результатов предыдущих процедур. Целесообразно, чтобы в выборку попали документы, заполненные с определёнными нарушениями. В результате аудитор должен быть уверен, что:

      первичные документы отражены в учётных регистрах;

      документы показаны в соответствии с экономической сущностью произведенной операции и данные их точно перенесены в систему учёта;

      документы зарегистрированы в соответствующих учётных регистрах; отсутствуют факты повторной регистрации одного и того же документа.

6.   Проверка организации хранения документов и организации доступа к ним. Целью выполнения данной процедуры является получение достаточных доказательств того, что риск несанкционированного доступа к первичной учётной документации на предприятии невелик, а, следовательно, возможностью утери документов или различного рода злоупотреблений (приписок, исправлений, уничтожения и подлога) можно пренебречь в ходе проверки используются графики документооборота, акты уничтожения документов, организация паролей доступа к автоматизированным рабочим местам.

Проверка организации бухгалтерского учета – второй этап контроля расчётов с поставщиками и подрядчиками, включающий определённые процедуры.

1.     Проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженности. После осуществления данной процедуры у аудитора должна появиться достаточная уверенность в том, что дебиторская и кредиторская задолженности по расчётам с поставщиками и подрядчиками числятся на счетах учёта в реальных значениях. Следует также убедиться, что за проверяемый период кредиторская задолженность различных контрагентов не перекрывала дебиторскую, а суммы кредиторской задолженности с истёкшим сроком исковой давности своевременно списаны на внереализационные доходы организации.

В ходе проверки необходимо установить, правильно ли отражены по статьям баланса соответствующие остатки задолженности. Для этого сличают остатки по каждому виду расчётов на одну и ту же дату по данным аналитического учета с остатками по синтетическому счёту 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», Главной книге и бухгалтерскому балансу.

  2.    Проверка расчётов по неотфактурованным поставкам. Проведение данной процедуры позволяет осуществить контроль отражения на счетах учёта операций по получению товарно-материальных ценностей от поставщиков, не подтверждённых в течение определённого срока первичными документами. Причём отсутствие документов по данному разделу выявляется в ходе выполнения проверочных процедур по аудиту первичного учёта.

Изучая организацию аналитического учёта по счёту 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» следует убедиться, что она обеспечивает получение информации по неотфактурованным поставкам.

При наличии расхождений в ценах и номенклатуре по оприходованным материальным ценностям и поступившим документам следует убедиться в правильности корректировки сумм по соответствующим позициям на счетах, в особенности, если ценности к моменту поступления сопроводительных документов уже были списаны на затраты проверяемого периода. Если же поступление материальных ценностей произошло в предыдущие отчётные периоды, необходимо убедиться в правильности корректировок соответствующих налоговых и финансовых отчётов.

3.   Проверка расчётов по претензиям. В данных случаях следует убедиться в обоснованности выставленных претензий, отражённых на счёте 63 «Расчёты по претензиям», а также в своевременности их выставления. Кроме того, следует обратить внимание на качество оформления пакета претензионных документов, который должен быть доказательным. Он предполагает наличие претензионного расчёта, коммерческого акта или акта приёмки при установлении расхождений в количестве и качестве товарно-материальных ценностей, документов, подтверждающих произведенные расходы, стоимость которых возмещается за счёт поставщика, претензионного удостоверения о полномочии участников количественной и качественной выбраковки.

4.      Проверка расчётов по векселям выданным. Эта процедура должна позволить проверяющему убедиться в том, что аналитический учёт по счёту 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» обеспечивает возможность получения данных в разрезе поставщиков по выданным векселям (в случае проведения организацией расчётов собственными векселями), срок оплаты которых не наступил, и по просроченным векселям. По векселям с истёкшим срокам исковой давности следует проконтролировать своевременность списания кредиторской задолженности на внереализационные доходы организации.

5.   Проверка правильности списания дебиторской задолженности. Целью данной процедуры является установление случаев списания дебиторской задолженности с истёкшим сроком исковой давности либо не реальной к взысканию. Если учетной политикой предусмотрено создание резерва по сомнительным долгам, то списание задолженности должно производится за счёт созданного резерва по сомнительным долгам. Если учётной политикой не предусмотрено создание резерва, следует убедиться в правомерности отнесения дебиторской задолженности на внереализационные расходы либо списание за счёт собственных источников. Перечень аудиторских процедур, их содержание могут незначительно корректироваться в зависимости от характера объекта проверки, вида контроля и условий его проведения.