Порядок та особливості організації професійної діяльності нотаріуса

Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України встановлений наказом Міністерства Юстиції України від 22 лютого 2012 року [16, с.166].

Згідно із ст. 42 Закону України «Про нотаріат», нотаріус встановлює термін, протягом якого до нотаріальної контори мають бути надіслані необхідні відомості чи документи з огляду на конкретні обставини вчинюваної нотаріальної дії, але цей термін не повинен перевищувати одного місяця.

Особливого значення зараз набуває право нотаріуса  складати проекти угод і заяв. Якщо раніше було невелике, обмежене коло угод, вчинення яких не викликало труднощів, бо існував установлений зразок для кожного виду, то зараз посвідчення угод вимагає творчого підходу до їх складання, співпраці нотаріуса і заінтересованих осіб. Тому останні дедалі частіше звертаються до послуг нотаріуса, аби впевнитися в тому, що угода чи заява відповідатиме чинному законодавству і не викликатиме жодних непередбачених негативних наслідків [35, с. 40].

При вчиненні нотаріальних дій часто виникає потреба мати копії необхідних документів чи виписок із них. Якщо їх не подали заінтересовані особи, то нотаріус на прохання останніх має право виготовити копії документів. Скажімо, для видачі свідоцтва про право на спадщину нотаріус може на прохання заінтересованих осіб виготовити копії з оригіналів свідоцтв про народження і про шлюб.

Юридична необізнаність  заінтересованих осіб може спричинити шкоду чи меншу вигоду від вчинюваної нотаріальної дії або вплинути на суб'єктивні права інших осіб. Тому нотаріус має право давати роз'яснення з питань вчинення конкретної нотаріальної дії, а також консультації правового характеру. Наприклад, посвідчуючи заповіт, нотаріус роз'яснює заповідачеві про право певних осіб мати обов'язкову частку в спадковому майні; посвідчуючи договір про відчуження будинку, що на праві загальної часткової власності належить декільком особам, — про право привілеєвої купівлі; посвідчуючи договір дарування квартири, нотаріус, роз'яснивши наслідки посвідчення такого договору, може порадити краще скласти заповіт або договір довічного утримання.

Перелічені вище дії, що їх мають право вчиняти нотаріуси  розглядаються як додаткові послуги, надавані особам, які звертаються  до державного нотаріуса.

Наказом Міністерства юстиції України від 4 січня 1998 року затверджено «Примірне положення про порядок надання державними нотаріусами додаткових послуг правового характеру, які ні пов'язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також послуг технічного характеру» [17, с. 154], яке отримало великий резонанс в юридичних колах. Згідно з цим Положенням, надання консультації та роз'яснень з питань чинного законодавства, надання усних письмових довідок із законодавства, складання заяв, проектів угод та інших документів розглядаються як додаткові послуга правового й технічного характеру.

У Положенні підкреслюється, що надання додаткових послуг не пов'язаних із вчинюваними нотаріальними діями, не є здійсненням нотаріусами  юридичної практики і не має на меті отримання прибутку.

Уся плата за надання  державними нотаріусами правової допомоги та послуг технічного характеру використовується на покриття витрат, пов'язаних з організацією надання правової допомоги та послуг технічного характеру, у тому числі на оплату праці додатково залучених працівників нотаріату, крім державних службовців. Ці кошти також можуть бути використані на покриття витрат, які повною мірою не забезпечені загальним фондом державного бюджету на утримання державних нотаріальних установ.

Це Примірне положення, з точки зору практики його застосування, викликає певні питання. По-перше, незрозумілим є надання нотаріусами додаткових послуг правового характеру, не пов'язаних з вчинюваними нотаріальними діями. По-друге, невідомими є поняття та критерії визначення фактичних витрат на забезпечення якісного і термінового обслуговування. Фактично, оплата за ці додаткові послуги значно перевищує розмір державного мита. І чи не повинен нотаріус виконувати всі нотаріальні дії якісно і терміново?

Звісно, можна було б  ще розглядати як додаткові послуги  технічного характеру, що за них справлялася б невелика плата. І це було б виправдано. Трактування ж додаткових послуг правового характеру саме в такий спосіб суперечить самій природі державного нотаріату і є прикритим засобом отримання додаткового значного прибутку за рахунок заінтересованих осіб [35, с. 42].

Із Закону України «Про нотаріат»  також випливає що нотаріуси мають  право об'єднуватись у регіональні, загальнодержавні, міжнародні спілки та асоціації. Слід відзначити, що в  переважній більшості країн латинського нотаріату об'єднання нотаріусів в спілку є їх обов'язком і має на меті не тільки кращий захист прав і інтересів самих працівників нотаріальних органів, але й осіб, які звертаються за вчиненням нотаріальних дій, вдосконалення роботи нотаріусів тощо.

Також нотаріус вправі відмовити  у вчиненні нотаріальної дії з  підстав, передбачених ст. 49 Закону України  «Про нотаріат» .

Якщо справжність поданого документа  викликає сумніви, нотаріуси та інші посадові особи, які вчиняють нотаріальні  дії, вправі затримати цей документ і направити його на експертизу (ст. 51 ЗУ «Про нотаріат»).

Обов'язки нотаріуса досить повно перелічені в ст. 5 Закону України  «Про нотаріат». Так, нотаріуси зобов'язані  здійснювати свої професійні обов'язки відповідно до цього Закону і принесеної присяги; сприяти громадянам, підприємствам, установам і організаціям у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів, роз'яснювати права і обов'язки, попереджати про наслідки вчинюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду; зберігати в таємниці відомості, одержані ним у зв'язку з вчиненням нотаріальних дій; відмовити у вчиненні нотаріальної дії в разі її невідповідності законодавству України або міжнародним договорам.

Слід зазначити, що вчиняючи нотаріальні дії, нотаріус повинен дотримуватись не тільки Закону України «Про нотаріат» та інших норм процесуального права, але й додержуватись норм матеріального права.

Нотаріус повинен також  працювати у відповідності до принесеної присяги, а отже, виконувати обов'язки нотаріуса чесно і сумлінно, згідно з совістю.

Нотаріус зобов'язаний сприяти  фізичним та юридичним особам у здійсненні їхніх прав і захисті законних інтересів. Це означає, що він має: правильно  встановити дійсне волевиявлення сторін, мету, яку вони переслідують, вчиняючи нотаріальну дію; перевірити всі подані документи щодо їх достовірності, допустимості й належності; роз'яснити заінтересованим особам їх права й обов'язки, попередити про наслідки вчинюваної нотаріальної дії, щоб запобігти проблемам, які можуть виникнути якщо особи не будуть повністю обізнані з усіма аспектами вчинюваних ними нотаріальних дій. Так, наприклад, якщо особи звертаються за посвідченням договору дарування будинку, нотаріус зобов'язаний встановити чи дійсно волевиявлення цих осіб спрямоване на укладання саме договору дарування, а не наприклад довічного утримання, роз'яснити права та обов'язки сторін за цим договором, необхідність державної реєстрації нерухомого майна, сплати державного мита тощо.

На зміст нотаріальної дії часто може впливати юридична необізнаність, помилкова оцінка конкретної правової ситуації, непередбаченість заінтересованих осіб та інші обставини. Тому дуже важливого значення набуває обов'язок нотаріуса попереджати про наслідки вчинюваних нотаріальних дій, щоб саме ці обставини не могли бути використані їм на шкоду. Цей обов'язок нотаріуса вельми сприяє запобіганню правопорушенням і реальному захистові суб'єктивних прав громадян та організацій [35, с. 42,43].

Також на нотаріуса покладено  обов'язок зі збереження таємниці вчинення нотаріальних дій, що є основоположним принципом діяльності нотаріату, який закріплено в ст. 8 Закону України «Про нотаріат». Дотримання нотаріусом цього обов’язку має на меті запобігти певним можливим негативним наслідкам, які можуть виникнути для особи у зв'язку з вчиненням нею певної нотаріальної дії. Особливо це стосується таких правочинів як заповіти та договори дарування.

Нотаріус зобов’язаний вести нотаріальне діловодство та архів нотаріуса відповідно до встановлених правил; дбайливо ставитися до документів нотаріального діловодства та архіву нотаріуса, не допускати їх пошкодження чи знищення; надавати документи, інформацію і пояснення на вимогу Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі при здійсненні ними повноважень щодо контролю за організацією діяльності та виконанням нотаріусами правил нотаріального діловодства.

Обов'язком  нотаріуса є постійне підвищування свого професійного рівня, а у випадках, якщо приватний нотаріус при вчиненні нотаріальних дій неодноразово порушував правила нотаріального діловодства, проходити підвищення кваліфікації.

Відповідно до ст. 51 Закону України  «Про нотаріат», нотаріус або посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, у разі виявлення під час вчинення нотаріальних дій порушення законодавства негайно повідомляє про це відповідні правоохоронні органи для вжиття необхідних заходів.

У разі виявлення нотаріусом або посадовою особою, які вчиняють нотаріальні дії, що ними допущено помилку при вчиненні нотаріальної дії або вчинена нотаріальна дія не відповідає законодавству, нотаріус або посадова особа, які вчиняють нотаріальні дії, зобов'язані повідомити про це сторони (осіб), стосовно яких вчинено нотаріальну дію, для вжиття заходів щодо скасування зазначеної нотаріальної дії відповідно до законодавства.

1.3 Дії, що прирівнюються до нотаріальних та право їх вчинювати

Вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів  місцевого самоврядування.

У відповідності до ст. 37 Закону України «Про нотаріат»  у населених пунктах, де немає  нотаріусів, нотаріальні дії вчиняють уповноважені на це посадові  особи  органу  місцевого  самоврядування.

Діяльність посадових  осіб з вчинення нотаріальних дій регулюється Порядком вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування, затвердженим Наказом міністерства юстиції України від 11.11.2011 року № 3306/5 [18, с. 172].

Відповідно до ст. 7 Закону «Про нотаріат» посадові особи органів місцевого самоврядування у своїй діяльності керуються законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, а на території Республіки Крим, крім того, — законодавством Республіки Крим, наказами міністра юстиції України, нормативними актами обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

Вчиняючи нотаріальні  дії, ці посадові особи також повинні  керуватись тими самими принципами, що і нотаріуси — щодо таємниці вчинення нотаріальних дій, відповідальності за свої дії тощо; вони повинні сприяти громадянам, підприємствам, установам і організаціям у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів, роз'яснювати права і обов'язки, попереджати про наслідки вчинюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду.

Нотаріальні дії вчиняються в приміщенні виконавчого комітету сільської, селищної, міської Ради народних депутатів. В окремих випадках, коли громадянин не може з'явитися в зазначене приміщення, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаним приміщенням.

Якщо нотаріальна дія  вчиняється поза приміщенням виконавчого  комітету, то в посвідчувальному написі на документі і в реєстрі нотаріальних дій записується місце вчинення нотаріальної дії із зазначенням адреси, а також причини цього.

Нотаріальні дії вчиняються після їх оплати в день подачі всіх необхідних документів. Термін, на який відкладається вчинення нотаріальної дії у цих випадках, не може перевищувати одного місяця. Відповідно до ст. 46 Закону «Про нотаріат» посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, вправі витребувати від підприємств, установ і організацій відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій. Відповідні відомості і документи повинні бути подані в строк, вказаний посадовою особою органу місцевого самоврядування, яка вчиняє нотаріальну дію. Цей строк не може перевищувати одного місяця.

Відповідно до ст. 9 Закону України «Про нотаріат» посадова особа органу місцевого самоврядування, яка вчиняє нотаріальні дії, не вправі вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я та від імені працівників виконавчого комітету. Посадові особи виконавчих комітетів не вправі вчиняти нотаріальні дії також на ім'я і від імені виконавчого комітету. У зазначених випадках нотаріальні дії вчиняються державною нотаріальною конторою, приватним нотаріусом чи у будь-якому виконавчому комітеті іншої сільської, селищної, міської ради народних депутатів.

Нотаріальні і прирівняні до них дії, вчинені з порушенням зазначених вище правил, є недійсними.

Вчинення нотаріальних дій консульськими установами України.

Законодавство України  передбачає вчинення нотаріальних дій  за кордоном консульськими установами, а також дипломатичними представництвами України у випадках, передбачених законодавством. Порядок вчинення нотаріальних дій консульствами регулюється Консульським статутом України [10] та Положенням про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України, затвердженим спільним наказом Міністерства юстиції України та Міністерства закордонних справ від 27.12.2004 № 142/5/310      [19, с. 796]. Це Положення розроблене відповідно до Закону України «Про нотаріат», Цивільного та Сімейного кодексів України, а також глави XI Консульського статуту України.

Безпосереднє вчинення нотаріальних дій покладається на консульських посадових осіб, які працюють у дипломатичних представництвах та консульських установах України.