Згідно статті 5 Закону України Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні підприємство самостійно

      Організація бухгалтерського обліку повинна  забезпечити належний контроль за обігом довіреностей. Так, особам, які не відзвітувалися за виписаними на них довіреностями або не повернули невикористану довіреність, термін дії якої закінчився, нова довіреність не видається. Причому можна запровадити й притягнення до дисциплінарної відповідальності за це порушення.

_________________________________________________________________

Досвід  практика

      Досить  часто на практиці зустрічаються ситуації, що постачання товарно-матеріальних цінностей виконується за різними угодами. У такому випадку можна виписувати одну довіреність лише за умови, що особа, якій видано довіреність, буде отримувати цінності лише в одному місці (з одного складу. У довіреності мають вказуватися номери та дати всіх договорів, на підставі яких будуть відпускатися цінності зі складу.

      Якщо  товарно-матеріальні  цінності необхідно отримати на декількох складах, то кількість довіреностей, виданих на їх отримання, повинна відповідати кількості складів.

      У зв'язку з цим на підприємстві-постачальнику  необхідно провести Інструктаж працівників складу, які не повинні допускати відпуск цінностей за відсутності довіреності або якщо вона прострочена.

 

           Строк дії довіреності  залежить від того, скільки часу займе отримання і перевезення ТМЦ, однак, він не повинен перевищувати 10 днів. Для довіреностей на отримання цінностей, розрахунки за які здійснюються в порядку планових платежів, допускається термін - календарний місяць.

           Необхідно також  налагодити зворотний зв'язок покупця і постачальника. У випадку анулювання довіреності, за якою цінності отримуються частинами, підприємство-покупець, яке видало довіреність, одразу повідомляє підприємство-постачальника про анулювання відповідної довіреності. З моменту отримання такого повідомлення відвантаження цінностей за анульованою довіреністю припиняється. За відвантаження цінностей за анульованими довіреностями відповідальність несе постачальник.

           Довіреність, незалежно  від строку її дії, залишається у  постачальника при першому відпуску цінностей. У разі відпуску цінностей  частинами на кожен відпуск складається накладна (акт приймання-здачі або інший аналогічний документ) з поміткою на ній номера довіреності та дати її видачі. При цьому один примірник накладної (або документу, що її замінює) передається одержувачу цінностей, а другий - додається до залишеної у постачальника довіреності і використовується для спостереження й контролю за відпуском цінностей згідно з довіреністю.

      Не  потрібно вимагати довіреність від  покупця у таких випадках:

           - при відвантаженні ТМЦ за готівку, оскільки з розрахункового документу або фіскального чеку можна дізнатися про всі необхідні відомості: дату операції, назву й кількість придбаного товару. На їх підставі

підзвітна особа може скласти звіт про використання коштів наданих на відрядження або під звіт;

      - якщо приватний підприємець особисто отримує ТМЦ. Він повинен пред'явити паспорт або інший документ, який засвідчує його особу, а також свідоцтво про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності. Якщо ж за товаром прибув працівник приватного підприємця, для підтвердження повноважень цієї особи оформлюється довіреність.

      Після закінчення відпуску цінностей служби, які здійснювали їх відпуск, здають довіреність разом з документами  на відпуск цінностей працівникам, на яких покладено обов'язки з ведення бухгалтерського обліку.

      Облік інших бланків суворої звітності вимагає не меншої уваги та відповідальності. Кожна операція з їх надходження та використання повинна бути чітко задокументована. Завданням головного бухгалтера у процесі організації бухгалтерського обліку цих документів є:

      - доведення чітких вказівок щодо обліку та порядку документування дій з бланками суворої звітності;

      - забезпечення належного контролю за правильністю обліку даного виду документів, для чого необхідно: особисто або через уповноважених осіб перевіряти роботу працівників бухгалтерської служби (щодо обліку довіреностей та бланків суворої звітності, які зберігаються в підрозділі бухгалтерської служби-каси: акцій, проїзних квитків, путівок); налагодити постійні звіряння даних бухгалтерського обліку та обліку відповідальних осіб за збереження і використання бланків суворої звітності (наприклад, з відділом кадрів - щодо трудових книжок, секретарем - щодо використання листівок, марок, конвертів, зокрема, правильність їх списання, що можна перевірити за книгою реєстрації вихідної документації тощо).

                   Документування операцій з грошовими коштами

      Первинні  документи, які підтверджують рух  грошових коштів, повинні бути належним чином упорядковані. Касові операції оформлюються документами, типові форми яких затверджено Міністерством статистики України за згодою з Національним банком України і Міністерством фінансів України, і які повинні застосовуватися без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності (див. табл. 4).

Таблиця 4. Документи, які підтверджують рух готівки в касі

 

           Підприємства, які  здійснюють розрахункові операції у  готівковій чи безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, повинні обов'язково видавати наступні документи (табл. 5).

Таблиця 5. Документи, які  підтверджують рух  готівки підприємства у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг

 

           Надходження і видача грошових документів оформлюються прибутковими та видатковими касовими ордерами або накладними, що їх замінюють. У встановлені терміни касир складає і передає до бухгалтерської служби звіт про рух грошових документів.

      Підставою для відображення у бухгалтерському  обліку грошових коштів у дорозі є:

      - супровідна відомість (готівка передається у банк через інкасатора);

      - квитанція про приймання грошової суми (через відділення зв'язку);

      - квитанція до прибуткового касового ордеру банка (безпосередньо касиром);

      - отримані повідомлення (авізо) із зазначеними датою, номером платіжного доручення, сумою і назвою установи банку чи поштового відділення, яке прийняло перерахування (за сумами, переказаними вищими організаціями).

      Супровідна  відомість, яка є підставою для  списання коштів з касира та підтверджує здачу готівки до каси банку, складається в трьох примірниках через копіювальний папір:  перший примірник (супровідну відомість) вкладають в інкасаторську сумку, другий (накладну) - віддають інкасатору при отриманні ним сумки, третій (копію супровідної відомості) - залишають - у касі підприємства (інкасатор розписується на цьому примірнику і ставить відповідний штамп). На зворотному боці першого та другого примірників вказаних документів матеріально відповідальні особи заповнюють покупюрний опис грошей, які здаються.

      Касир зобов'язаний приділяти особливу увагу  належному складанню 
касових документів. Забороняється приймати до виконання первинні 
документи на операції, які суперечать законодавству, встановленому порядку 
приймання, зберігання і витрачання коштів, порушують договірну, фінансову 
дисципліну, завдають збитку державі, власникам, іншим юридичним і 
фізичним особам.

      Всі касові документи повинні заповнюватися  відповідальними особами чітко та зрозуміло чорнилами, кульковою ручкою або складатися на машинних носіях. Жодних підчисток, помарок або виправлень у цих документах не допускається.

      Якщо  хоча б одна з вимог щодо заповнення касових документів не виконана, касир зобов'язаний повернути документи до бухгалтерської служби для належного їх оформлення.

      При завершенні операцій касир зобов'язаний підписати усі прибуткові та видаткові касові ордери, а ті документи, які до них додаються, - погасити штампом або написом: на прибуткових документах – «отримано», а на видаткових – «оплачено», вказавши дату.

_______________________________________________________________

Досвід  практика

      Для забезпечення дотримання вимог видачі готівки з каси підприємства доцільно розробити робочі Інструкції текстової форми щодо оформлення видачі готівки з каси видатковим касовим ордером. Таку інструкцію можна оформити у вигляді таблиці (табл. 6).

Таблиця 6. Робоча інструкція щодо оформлення видачі готівки

видатковим  касовим ордером