Учёт и аудит заработной платы

Основная задача аудита оплаты труда - проверка соблюдения

нормативно-правовых актов  при начислении оплаты труда, удержаниях из нее и

правильности ведения  бухгалтерского учета по оплате труда.

Среди документов, подлежащих  проверке, выделяют первичные документы,

регистры синтетического и аналитического учета и отчетность.

     Первичные документы  включают:

1. Кассовую книгу.

2. Расходные кассовые ордера.

3. Приказ (распоряжение) о  приеме на работу

[27] (форма N Т-1); приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма

N Т-5); приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска (форма  N Т-6); приказ

(распоряжение) о прекращении  трудового договора (контракта) (форма  N Т-8).

4. Личную карточку (форма  N Т-2)[28];

5. Форму N Т-12 "Табель  учета использования рабочего  времени и расчета

заработной платы"; форму N Т-13 "Табель учета использования  рабочего времени"

[29].

6. Ведомость N 8 "Книга  учета депонированной заработной  платы".

7. Форму N Т-49 "Расчетно-платежная  ведомость"; форму N Т-51 "Расчетная

ведомость"[30]; форму N Т-53

"Платежная ведомость"[31].

8. Формы N Т-54, Т-54а "Лицевой  счет".[32]

     Регистры синтетического  и аналитического учета включают:

1. Главную книгу.

2. Журнал-ордер N 1.

3. Журнал-ордер N 2.

4. Журнал-ордер N 10.

5. Разработочную таблицу  РТ-5 "Сводка начисленной заработной  платы по ее

составу и категориям работников и сводка данных по расчетам с рабочими и

служащими".

6. Разработочную таблицу  РТ-2 "Распределение заработной  платы".

     Отчетность  включает:

1. Пояснение к бухгалтерскому  балансу и отчету о прибылях  и убытках: отчет о

движении капитала (форма N 3) и отчет о движении денежных средств (форма N

4).

2. Приложение к бухгалтерскому балансу (форма N 5, справка N 8 "Социальные

показатели").

3. Статистическую отчетность  по форме N П-4 "Сведения о  численности,

заработной плате и  движении работников".

В начале проверки следует  обратить внимание на документальное оформление

трудовых отношений с  работниками организации. Взаимоотношения  между работником

и организацией регулируются двумя основными нормативными актами: Гражданским

кодексом Российской Федерации (ГК РФ) и Кодексом законов о труде  Российской

Федерации (КЗоТ РФ)[33].

В рамках этих документов трудовые отношения могут быть оформлены  одним из

трех основных способов:

1.    трудовым договором  (контрактом),

2.    коллективным  договором или

3.    договором гражданско-правового  характера.

Трудовой договор (контракт) - соглашение между трудящимся и  работодателем, по

которому одна сторона обязуется выполнять работу по определенной специальности,

квалификации или должности  с подчинением внутреннему распорядку, а другая -

выплачивать заработную плату  и обеспечивать условия труда, предусмотренные

законодательством о труде, локальными договорами организации  и соглашением

сторон. Трудовым договором  не могут устанавливаться условия, противоречащие

КЗоТ РФ (условия увольнения, установление взысканий, порядок рассмотрения

индивидуальных споров, введение материальной ответственности, не

предусмотренной ст. 121 КЗоТ РФ).[34]

Трудовые отношения с  совместителями также оформляются  трудовым соглашением.

При этом общая продолжительность  рабочего времени в месяц не может  превышать

половины месячной нормы, предусмотренной для соответствующих  категорий

работников. В процессе проверки необходимо удостовериться по табелю учета

рабочего времени в  том, что данная норма соблюдается.

Коллективный договор  и другие локальные нормативные  акты регулируют трудовые

отношения наравне с трудовым соглашением (контрактом). К локальным

нормативным актам относятся  Положение о системе оплаты труда, Положение о

премировании и другие, в которых фиксируются все условия оплаты труда,

входящие в компетенцию  организации.

Договор гражданско-правового  характера (ГПХ) заключается с физическими

лицами, которые могут  быть зарегистрированы в качестве предпринимателей без

образования юридического лица. При проверке необходимо выявить  суть договора,

с тем, чтобы отличить трудовой договор от договора ГПХ, что важно  при

начислении страховых взносов. Если трудовой договор заключается на выполнение

обязанностей по конкретной должности и в рамках конкретной специальности, то

предметом договоров ГПХ  являются определенный результат труда, выполнение

фиксированного задания, совершение некоторого действия, которые  должны быть

четко отражены договором. При этом физическое лицо, заключившее трудовой

договор, подпадает под  действие трудового законодательства, предоставляющего

ему те или иные социальные гарантии, а по договорам ГПХ эти  льготы не

предоставляются.

При проверке  необходимо обратить внимание на наличие трудовых договоров,

подписанных сторонами и заверенных печатью организации, а также первичных

документов, которыми должны оформляться прием на работу (форма N Т-1), перевод

работника из одного структурного подразделения в другое (форма N Т-5),

предоставление работнику  отпуска (форма N Т-6), увольнение с работы (форма N

Т-8). На каждого работника заполняется Личная карточка (форма N Т-2)

[35].

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ

[36] все хозяйственные операции  должны отражаться в учете  на основании

документов, составленных по формам, содержащимся в альбомах унифицированных

форм первичной учетной  документации. В данное время действуют  формы,

утвержденные постановлением Госкомстата России "Об утверждении унифицированных

форм первичной учетной  документации по учету труда и  его оплаты"

[37], которые обязательны  для применения юридическими  лицами всех форм

собственности. Организации  при необходимости могут вносить  в данные формы,

детализирующие и уточняющие изменения, а также дополняющие  реквизиты, но

основные реквизиты форм должны быть сохранены без изменений. Применение бланков

устаревших и произвольных форм не допускается. Налоговые органы вправе налагать

административные штрафы на должностных лиц за указанное  нарушение.

При проверке документального  оформления договоров ГПХ аудитор  должен

выборочно проверить наличие  договоров, заполненных с соблюдением  всех

реквизитов, заверенных печатями и подписями сторон, а также  смет,

доверенностей и актов  выполненных работ. Следует иметь  в виду, что если

договор с предпринимателем на выполнение работ, требующих лицензии (договор

перевозки, договор на оказание аудиторских услуг), заключен при ее

отсутствии, то он может быть признан ничтожным.

              3.2.        Программа  проведения аудиторской проверки             

Для успешной  деятельности организации ООО ТК «Терем», повышения уровня

рентабельности, сохранения и приумножения его активов необходим  отлаженный

механизм управления, важнейшим  элементом которого выступает повседневный

внутрихозяйственный контроль.

Система контроля должна быть экономически оправданной, то есть затраты  на её

функционирование не должны превышать потерь предприятия, которые  могли бы

быть вызваны отсутствием  такой системы.

Данное в стандарте  «Изучение и использование работы внутреннего аудита»

определение  внутреннего  аудита хоть и дается применительно  к целям

стандарта, в то же время  может быть использовано и к анализу  этого понятия в

настоящей главе. Так, п.2.1 указанного стандарта предусмотрено, что под

внутренним аудитом понимается организованная ООО ТК «Терем», действующая в

интересах его руководства  и собственников, регламентированная внутренними

документами система контроля за соблюдением установленного порядка ведения

бухгалтерского учета  и надежностью функционирования системы внутреннего

контроля.

Внутренний аудит дает информацию высшему звену управления всей организацией о

её финансово-хозяйственной  деятельности, способствует созданию

высокоэффективной системы  бухгалтерского учета и внутреннего  контроля,

препятствующей возникновению нарушений, и подтверждает достоверность отчетов

её обособленных структурных  подразделений.

Существующая система  внешнего аудита направлена в первую очередь на

подтверждение достоверности  отчетности и не решает многих проблем

совершенствования системы  управления.

Отметим, что функционирование служб внутреннего аудита наиболее оправданно на

крупных предприятиях, организациях, а также для хозяйствующих субъектов,

имеющих филиалы, представительства, обособленные структурные подразделения.

Сказанное, очевидно, объясняется  значительным объемом хозяйственных  операций,

их разнообразием, другими, в том числе чисто техническими причинами,

существенно затрудняющими повседневный контроль.

В соответствии с п.5.9 Устава ООО ТК «Терем» контроль за финансово-

хозяйственной деятельностью  ООО осуществляется ревизором, избираемым общим

собранием участников сроком на один год. Ревизор проводит проверки финансово-

хозяйственной деятельности ООО по поручению общего собрания, по требованию

участника (участников), обладающих в совокупности не менее 20% голосов, по

собственной инициативе. Ревизор  составляет заключение по годовым отчетам  и

балансам. Без заключения ревизора общее собрание не вправе утверждать баланс.

Должностные лица обязаны  по требованию ревизора представлять все необходимые

бухгалтерские и иные документы, а также личные объяснения.

Создание специальной  системы внутреннего контроля целесообразнее в крупных

предприятиях, к каковым исследуемое ООО не относится. Вместе с тем, наличие в

системе внутреннего контроля ООО ревизора, к тому же с весьма неопределенными

полномочиями и обязанностями, представляется недостаточным.  Эффективней  была

бы, видимо, специальная внутренняя аудиторская служба, созданная на правах

отдела в составе  2-3  сотрудников. Действительно, в соответствии с Законом РФ

«Об обществах с ограниченной ответственностью» избрание ревизора обязательно

лишь для обществ с  числом участников более 15 ( ст.32 Закона )

[38]. В то же время  необходимо учитывать приводимое  в [ II.5 ]

принципиальное отличие  ревизора от аудиторской службы, которое  делает последнюю

более предпочтительной. Действительно, основными задачами ревизии являются

осуществление контроля за выполнение требований документов, регламентирующих

финансово-хозяйственную  деятельность, установление полноты, своевременности  и

достоверности отражения  хозяйственных и финансовых операций.

Круг задач, стоящий перед  внутренним аудитом, шире. Помимо контроля, службы

внутреннего аудита должны вести  работу по таким направлениям, как  анализ

финансово-бухгалтерской  отчетности и предоставление информации руководству

для принятия управленческих решений, эффективное взаимодействие с внешними

аудиторами, предупреждение санкций со стороны налоговых  и иных органов. Кроме

того, внутренний аудит направлен  в первую очередь на оказание помощи

проверяемому подразделению, а ревизия - на выявление недостатков  с целью их

устранения и наказания  виновных. Различаются и объекты  проверки. Внутренний

аудит выявляет все, что искажает финансовую отчетность, ухудшает финансовое

положение предприятия. Ревизия  выявляет все, что нарушает действующее

законодательство.

Эффективное функционирование службы внутреннего аудита позволит в некоторых

случаях избежать необходимости проведения инициативных внешних аудиторских

проверок с вытекающей отсюда экономией средств на оплату услуг привлеченных

аудиторов.

     Внешний аудит  представляет собой прежде всего предпринимательскую

деятельность аудиторов  и аудиторских фирм по проведению проверок,

консультированию клиентов с целью подтверждения достоверности  бухгалтерской

отчетности и повышения  эффективности финансово-хозяйственной  деятельности

предприятий. Поскольку каждая аудиторская проверка ограничена во времени,

аудитору всегда важно  четко определить её цели, безошибочно  выбрать исследуемые

объекты проверки, грамотно спланировать свои действия, применить  эффективные

аудиторские процедуры и  собрать необходимые доказательства для формулирования

объективного заключения.

Для успешной реализации целей  конкретной аудиторской проверки необходимо,

чтобы последовательно выполнялись  основные этапы проведения аудита.

Существуют различные  мнения специалистов, в частности  автор практического

пособия по аудиту Камышанов П.И.[39]

делит аудиторскую проверку   на два основных этапа:

- подготовка и планирование - ознакомление с экономикой и  программы проверки,

- документирование и оформление  результатов - проведение аудиторских

процедур, сбор и документирование аудиторских доказательств, формирование

информации для руководства  проверяемого  предприятия, оценка результатов

проведения аудита, оформление аудиторского заключения.

Предпочтительной представляется точка зрения Ковалевой О.В. и  Константинова