Учет расчетов с персоналом по оплате за время отпуска и пособиям по временной нетрудоспособности

    Списочный состав – это общее число постоянных и временных работников предприятия, включенных в списки на оплату труда. В списочный состав включаются работники, проработавшие свыше пяти дней, а в основных цехах свыше одного дня.

    Явочный состав – это число работающих, вышедших каждый конкретный день. Эти  показатели необходимы для расчетов нормативов выработки, для учетов движения рабочей силы.

    При приеме на работу между работником и работодателем заключается  трудовой договор (контракт).

    В соответствии с Трудовым кодексом РФ трудовой договор заключается в  письменной форме.

    Трудовой  договор – это соглашение между работником и работодателем, по которому работник обязуется: выполнять определённую этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определённой должности, специальности, профессии с указанием квалификации); соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

    Работодатель  обязуется: предоставлять работнику  обусловленную договором работу; обеспечивать условия труда, предусмотренные  законами, иными нормативными правовыми актами, соглашением, коллективным договором; своевременно и в полном размере производить оплату труда работника; выполнять другие обязательства в соответствии с  трудовым договором.

    При заключении трудового договора рекомендуется  указывать обязательные условия: место работы – наименование предприятия, куда принимается работник; дату вступления в силу трудового договора; трудовую функцию – работу в соответствии с квалификацией по определённой профессии, которую должен выполнять работник; права и обязанности работника; права и обязанности работодателя; достоверные характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжёлых, вредных или опасных условиях; режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации); условия труда (в т.ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).

    Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон и устанавливаемые в договорном порядке. К числу дополнительных можно отнести условия: об установлении испытательного срока, о совмещении профессий (должностей), о регулярном повышении квалификаций, о продолжительности дополнительного отпуска, о режиме рабочего времени и времени отдыха, о неразглашении государственной, служебной, коммерческой и иной охраняемой законом тайны, об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счёт средств работодателя, и иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с законом, иными нормативными правовыми актами, соглашением и коллективным договором.

    Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

    Письменный  трудовой договор заключается как с постоянными, так и временными работниками по основному месту работы и при совместительстве, надомниками и т.п.

    По  трудовому договору (контракту) работник обязуется выполнять работу по определённой специальности, квалификации или должности  с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие (организация) обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашениями сторон.

    При заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приёме на работу.

    Постановлением  Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. №26 утверждены формы первичной учётной документации по учёту кадров, использования рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда.

    Унифицированные формы первичной учётной документации по учёту кадров распространяются на юридические лица всех организационно – правовых форм и форм собственности.

    Первичными  документами по учету численности  рабочих и служащих и основным направлением движения рабочей силы являются: приказ (распоряжение) о приеме на работу, приказ о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, увольнение.

    Каждый  из этих случаев оформляется соответствующими документами.

    Основным  документом, закрепляющим должностной  и численный составы организации  с указанием фонда заработной платы, в соответствии с уставом (положением) организации является штатное расписание.

    Штатное расписание содержит перечень структурных  подразделений, должностей, сведения о  количестве штатных единиц, должностных  окладах, надбавках и месячном фонде  заработной платы. Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.

    При приеме на работу составляется приказ (распоряжение) о приеме на работу–  который составляется на каждого  члена трудового коллектива работником отдела кадров. В приказе о приеме на работу  указывается в качестве кого может быть использован работник, его разряд, оклад, испытательный срок. На основании приказа в отделе кадров заводится личная карточка - заполняется на каждого работника предприятия в одном экземпляре. В десяти ее разделах содержатся общие сведения о работнике (Ф.И.О., дата и место рождения, образование и др.), сведения о воинском учете, отпуске, повышение квалификации и дополнительные сведения. На вновь принятых в отделе кадров заводится и хранится трудовая книжка. Заполненная и оформленная подписями, штампами и печатями трудовая книжка является бланком строгой отчетности.

    Для правильного исчисления налога на доходы физических лиц с заработной платы  и представления необходимых  сведений в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) и налоговые органы организация должна иметь следующие данные о сотруднике:

    паспортные  сведения, адрес местожительства  с указанием почтового индекса, контактный телефон;

    заявление об уменьшении дохода на сумму расходов на детей и иждивенцев с приложением подтверждающих документов;

    присвоенный сотруднику индивидуальный идентификационный  номер (ИНН);

    персонифицированный номер в ПФР.

       Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу составляется в двух экземплярах  в отделе кадров при оформление перевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остается в отделе кадров другой передается в бухгалтерию.

       Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф.№ Т-6) - применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов. Заполняется в двух экземплярах. Один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником (мастером) цеха (отдела, участка) и руководителем предприятия (организации).

       На  основании приказа (распоряжения) о  предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчёт заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты».

       Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (ф.№Т-8) - составляется в двух экземплярах в отделе кадров и подписывается руководителем подразделения организации и ее руководителем. В приказе указывают причину и основание увольнения, номер и дату постановления профкома, давшего согласие на увольнение. На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора бухгалтерия производит расчёт с работником.

       При увольнении по собственному желанию  работник оформляет заявление на лицевой стороне формы.

       Общими  основаниями прекращения трудового  договора являются: соглашение сторон, истечение срока трудового договора, инициатива работника, инициатива работодателя, перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу в другую организацию, переход на выборную должность, независящие от воли сторон.

       Трудовой  договор может быть прекращен  и по другим основаниям, предусмотренным Федеральными законами.

       Во  всех случаях днем увольнения является последний день работы.

       Каждому работнику предприятия, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, который является шифром аналитического учета и проставляется во всех документах по учету расчетов с персоналом. На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и под соответствующим табельным номером табельщики заносят работника в табель. В случае увольнения или переводе на другую работу его табельный номер не может присваиваться другому работнику в течение одного-двух лет.

       Все первичные документы, связанные  с движением  личного состава, поступают в бухгалтерию предприятия и служат основанием для начала или прекращения начисления заработной платы, изменения тарифных ставок и тому подобное.

       Кроме показателей состава и движения личного состава предприятия  большое значение имеет правильно организованный учет количества затраченного труда. Это количество может быть измерено:

    - при помощи показателя рабочего  времени, 

    - количества выпущенной продукции.

      Измерение количества затраченного труда при  помощи показателя рабочего времени означает использование повременной оплаты труда. Измерение количества затраченного труда при помощи количества выпущенной продукции (выработки) означает применение сдельной системы учета зарплаты. Однако и в условиях сдельной оплаты труда необходимо учитывать выполнение (или не выполнения норм выработки), то есть количество продукции (работ, услуг) выпущенного за определенный промежуток времени.

      Не  зависимо от используемой системы основой  для начисления зарплаты служит учет фактически отработанного времени или табельный учет.

      Для контроля за трудовой дисциплиной и  учета использования рабочего времени в ОАО РЖД Ишимская дистанция пути применяется табельный учет. Данные табельного учета служат основанием для начисления заработной платы работникам. Табельный учет ведут в табеле учета рабочего времени  – основной документ. В нем записывается весь личный состав подразделения в установленной последовательности с указанием табельных номеров, присвоенных работникам. В табеле ежедневно помечают выход на работу, количество отработанных часов, неявки отражаются в табеле условными обозначениями, например: В - выходные, Б - болезнь, П - прогул и т.д.

      Табельный учет должен обеспечивать контроль за своевременной явкой рабочих и служащих на работу и своевременным их уходом по окончании рабочего дня в соответствии с действующим на предприятии трудовым распорядком, а также контроль за нахождением сотрудников в рабочее время.

      Табельный учет может вестись по централизованной и децентрализованной системе. На предприятии табельный учет ведется по децентрализованной системе т.е. табель составляется по каждому структурному подразделению в отдельности, ведет его специально выделенный для этого работник, а контроль за его ведением возлагается на руководителя соответствующего подразделения (цеха, отдела).

      В зависимости от степени охвата информации табельный учет можно вести сплошным методом и методом отклонений. На данном предприятии применяется  сплошной метод т.е. регистрируются все данные: явки, неявки, опоздания, сверхурочные часы и тому подобное. По окончании месяца табель закрывается, то есть в нем подсчитывается по каждому работающему: количество дней явок на работу, неявок по причинам, количество неотработанных часов (опоздания, преждевременный уход с работы, простои), общее количество отработанных часов, в том числе ночные, сдельные, переработка. Табель подписывается табельщиком, начальником цеха (отдела) и передаются в бухгалтерию для составления расчета заработной платы за месяц.

      Включение работника в табель  или исключение из него производится на основании первичных документов по учету движения рабочей силы (приказов или распоряжений о принятии на работу или переводе с должности на должность). Кроме того, основанием для составления табеля служат листки временной нетрудоспособности, приказы о служебных командировках совместно с командировочными удостоверениями, приказы об установлении сокращенного рабочего дня по той или иной причине (льготные часы подростков, перерывы в работе кормящих матерей и т.п.). Учет выходных и праздничных дней осуществляется в табеле на основании графика и режима работы предприятия. Случай – отступление от нормальных условий работы также фиксируется в табеле. Основанием для их отражения в учете служат те же документы, которыми эти работы оформляются.

      Следует иметь в виду, что по категориям работников с повременной оплатой  труда сведения табеля являются единственным основным документом для определения причитающейся каждому работнику заработной платы. Для работников, оплачиваемых повременно, она определяется на основании данных табельного учета о фактически отработанном за месяц времени и установленных окладов. При этом количество выработанной продукции в расчет не принимается.