Учет расчетов по возмещению материального ущерба

      Каждый  из этих оправдательных документов должен быть установленной формы с содержанием  обязательных реквизитов. Так, например, кассовый чек должен содержать номер, наименование предприятия, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму. Он должен быть подписан лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (работ, услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

      Приобретение  товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

      В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны  идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер  кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

      Например, к авансовому отчету водителя организации  необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

      Товарный  чек необходим для расшифровки  сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

      В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров.

      В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.

      Таким образом, кассовый чек фиксирует  факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

      При покупке товаров у частных  лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

      Если  торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность  расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

      На  практике встречаются случаи, когда  работник организации закупает товар  за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает  работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

      Во  избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара, так и указание на физическое лицо, участвующее в сделке купли-продажи.

      При этом после одобрения сделки у  организации возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку. Приобретенные товарно-материальные ценности подотчетным лицом приходуются по соответствующим первичным документам.

      30.04.2010 бухгалтеру Агато А.М. выданы  под отчет денежные средства в сумме 100000 руб. для покупки канцтоваров. Согласно предъявленным чекам израсходовано 80000 руб., остальные деньги возвращены в кассу.

      Операции  по учету расчетов с персоналом по выданным на административно-хозяйственные расходы средствам представим в таблице 3: 

Таблица 3 - Журнал хозяйственных операций СПК «Жатерево» за 30.04.2010г.:

     Примечание - Источник: собственная разработка 

     Для учета расчетов с подотчетными лицами, отражаемых на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в СПК «Жатерево» предназначен журнал-ордер формы N 7-АПК (Приложение Е). В этом регистре в результате применения линейно-позиционного способа записей совмещен аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами. Аналитический учет ведут по каждой выданной под отчет сумме.

     Журнал-ордер  открывают на месяц, полугодие, год  с использованием вкладных листов. В бланке, открытом на текущий период, из предыдущего регистра сначала записывают переходящие остатки по расчетам с каждым подотчетным лицом на начало месяца: в графу 2 - суммы, оставшиеся в подотчете (дебет счета 71), в графу 3 - сумму не возмещенного перерасхода (кредит счета 71).

     По  каждой строке отражают дату и сумму  выданного аванса (графы 4 - 7), возмещение перерасхода против аванса (графы 8 - 10), возмещенную или удержанную сумму неиспользованного аванса (графы 12 - 15) и суммы расхода по предоставленному утвержденному авансовому отчету (графы 16 - 25). При этом сумму фактического расхода по каждому авансовому отчету записывают в графах 17 - 18, в разрезе дебетуемых счетов - в графах 19 - 25.

     Таким образом, операции по одному авансовому отчету находят отражение только по одной строке. При предъявлении одним и тем же работником за текущий месяц двух и более авансовых отчетов суммы использованных средств отражают в этих же графах по отдельным строкам, то есть для одного подотчетного лица в этом случае предусматривают несколько строк. 
 
 

      2.3 Совершенствование  учета расчетов  с подотчетными  лицами и персоналом  по прочим операциям 
 

     При расчетах с подотчетными лицами очень  часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

     У бухгалтеров постоянно возникают  вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящийся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

     Расходы на телефонные переговоры командированного работника в пределах Республики Беларусь возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

     Если  телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении".

     Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

     Учитывая  это можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

     Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т.к. фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

     Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

     Дело  в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

     Организация-покупатель должна представить все необходимые сведения, которые включают в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

     Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.

     Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена, и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет, каких источников может быть компенсирована указанная разница?

     Руководитель  предприятия может принять решение  о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

     Более широкое внедрение компьютерного  учета в процесс оформления первичных  документов может являться одним  из наиболее эффективных путей совершенствования  первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии. В данный момент времени в СПК «Жатерево» осуществляется внедрение автоматизированного учета.