Учет расчетов по возмещению материального ущерба

     Днем  выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого  транспортного средства из места  постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

    На  работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, то компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке [2, с. 102].

     Вопрос  явки на работу в день отъезда в  командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем.

     Итак, в соответствии с законодательством в СПК «Жатерево» командированному работнику возмещаются следующие расходы:

     1. За проезд к месту служебной  командировки и обратно к месту  постоянной работы.

     2. Расходы по найму жилого помещения  (исключая время нахождения в  пути) в размере подлинных оплаченных счетов или квитанций и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме тех случаев, когда командированному работнику предоставляется бесплатное помещение). Возмещение расходов за проживание в номерах "люкс" допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя.

     3. За проживание вне места постоянного  жительства для покрытия дополнительных личных расходов - суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь.

     Размеры возмещения при служебных командировках:

     - суточные – 22 000руб.;

     - при однодневных командировках  суточные выплачиваются в размере  50 % (11000 руб.).

     4. Расходы по междугородным телефонным  переговорам возмещаются командированному  работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

     Таким образом, порядок возмещения и размеры  расходов по командировкам регламентированы нормативной базой Республики Беларусь и являются обязательными при осуществлении расчетов с подотчетными лицами.

     Возмещение  расходов по служебной командировке в СПК «Жатерево» происходит на основании авансового отчет (Приложение Г).

     К авансовому отчету (Приложение Г) прикладываются все оправдательные документы, к которым относятся следующие:

      - командировочное удостоверение  с заверенными отметками о  дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

      - оплаченные счета, квитанции или  другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;

      - проездные билеты, подтверждающие  фактические расходы по проезду  к месту командировки и обратно;

      - отчет о проделанной работе.

     Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета  по ранее выданному. Бухгалтер исследуемого предприятия производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по отражению командировочных расходов на счетах бухгалтерского учета, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.

     В бухгалтерии СПК «Жатерево» отчеты об израсходованных суммах проверяются как по форме (полнота и правильность оформления отчетов, заполнения реквизитов), так и по существу (была ли необходимость в произведенных расходах, соответствовали ли они назначению аванса и т.п.). Прием отчета завершается определением сумм, принятых к оплате расходов, а также сумм, подлежащих возврату работником либо работнику.

    Денежные  обязательства должны быть выражены в белорусских рублях. В денежном обязательстве может быть предусмотрено, что оно подлежит оплате в белорусских рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или в условных денежных единицах. В этом случае подлежащая оплате в рублях сумма определяется по официальному курсу соответствующей валюты или условных денежных единиц на день платежа, если иной курс или иная дата его определения не установлены законодательством или соглашением сторон.

     Учет  расчетов по подотчетным суммам в  СПК «Жатерево» осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     По  дебету счета отражается дебиторская  задолженность работников по выданным им авансам.

     По  кредиту 71 счета отражается израсходованная  сумма денежных средств, выданная в  подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.

     По  дебету счета отражаются суммы, выданные под отчет, а по кредиту списание задолженности подотчетных лиц.

     Так, согласно приказа (Приложение А) СПК «Жатерево» № 7 от 27.04.2010 г. главный инженер Ботко Д. Г, был направлен в командировку в г. Минск. По командировочному удостоверению № 6 от 28.04.2010 (Приложение Б) срок командировки составил 1 день. Согласно предварительного расчета командировочные расходы составят 11000 руб.

     После обработки авансового отчета в бухгалтерии  СПК «Жатерево» составлены следующие записи (таблица 1): 

Таблица 1 - Журнал хозяйственных операций СПК «Жатерево» за 29.04.2010г.:

     Примечание  - Источник: собственная разработка 

     Осуществление расчетов по командировочным расходам через кассу СПК «Жатерево» отражается следующим образом.

     После обработки авансового отчета, который сдал главный экономист Яцко Г.С., в бухгалтерии СПК «Жатерево» составлены следующие записи (таблица 2): 
 

Таблица 2 - Журнал хозяйственных операций за СПК «Жатерево»29.04.2010г.:

     Примечание  - Источник: собственная разработка 

     Таким образом, в СПК Жатерево» учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчет и некоторые другие. 
 

     2.2 Документальное оформление и учет расчетов по денежным средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы 
 

      СПК Жатерево» выдает наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и иные виды расходов на следующие сроки:

      - не более трех рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения предприятия;

      - не более десяти рабочих дней  на хозяйственно-операционные расходы,  производимые вне места расположения  предприятия;

      - до тридцати рабочих дней в  сумме, не превышающей размера одной базовой величины в целом по предприятию.

      Список  работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.

      В соответствии с приказом руководителя СПК Жатерево» подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера. В бухгалтерии на выданные по расходным кассовым ордерам  (Приложение Д) подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т.е. Дт 71 Кт 50.

      Основными реквизитами расходно-кассового  ордера являются:

      - наименование организации;

      - номер документа и дата его  составления;

       - сумма, подлежащая выдаче;

      - ФИО работника, которому необходимо  выдать аванс;

      - документ, на основании которого оформляется данный РКО;

      - документ, удостоверяющий личность  работника;

      - сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.

      Лица, получившие деньги на хозяйственные  нужды, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, представить в бухгалтерию авансовый отчет  об израсходованных суммах и возвратить в кассу остаток неиспользованной суммы.

      Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является комбинированным первичным документом, поскольку, с одной стороны, в нем обобщается информация об израсходованных средствах, а с другой - он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения или внереализационных расходов. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом самостоятельно на основании документов, подтверждающих расходование сумм выданного ранее аванса (кассовый чек, товарный чек и др.).

      В авансовом отчете указывается ФИО  подотчетного лица, его должность, дата составления отчета, наименование материальных ценностей, приобретенных им, их количество, сумма.

      К документам, подтверждающим факт приобретения (поступления, изготовления, выполнения) продукции, товаров, работ, услуг, относятся: кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру формы № КО-1 с приложением к ним копии товарного чека, квитанции к отрывному талону формы № 20-ФС, квитанция формы № КВ-1, другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами. [1, с. 158]