Учет кассовых операций

      Применяя  кассовый аппарат, организация (индивидуальный предприниматель) выдает своим клиентам, рассчитываясь с ними наличными  деньгами, кассовые чеки. На чеке должны отражаться следующие реквизиты:

    - наименование организации (индивидуального предпринимателя);

    - ИНН;

    - заводской номер контрольно-кассовой  машины;

    - порядковый номер чека;

    - дата и время покупки (оказания  услуги);

    - стоимость покупки (услуги);

    - признак фискального режима;

    - другие данные, предусмотренные  техническими требованиями к контрольно-кассовой технике.

       Письмом ГМЭК от 28 ноября 1994 г. N АО-7-272 утверждены Технические требования к электронным контрольно-кассовым машинам для осуществления денежных расчетов с населением в различных сферах деятельности. Например, для налогоплательщиков, осуществляющих предпринимательскую деятельность в сфере торговли нефтепродуктами и газовым топливом, в соответствии с п. 35 разд. 3 Приложения N 3 к Письму ГМЭК N АО-7-272 установлен следующий перечень обязательных реквизитов, которые должны быть отпечатаны на кассовом чеке:

    - заводской номер машины;

    - программируемое наименование АЗС  - не менее 20 символов;

    - порядковый номер операции;

    - дата продажи (покупки);

    - время продажи (покупки);

    - сумма продажи (покупки) (кроме  косвенной безналичной оплаты);

    - марка нефтепродукта;

    - идентификатор (номер) оператора;

    - количество нефтепродукта;

    - номер раздаточного крана (топливораздаточной  колонки);

    - вид оплаты;

    - номер карты при безналичной  оплате;

    - сумма, внесенная покупателем,  и сумма сдачи при наличной оплате;

    - ИНН налогоплательщика;

    - поле для отметки о номере  и сумме чека коррекции - не  менее 15 символов.

       На  практике довольно часто в кассовом чеке, помимо вышеуказанных реквизитов, присутствуют и другие данные, например:

    - шифр и фамилия кассира;

    - наименование товара;

    - код товара;

    - сумма сдачи;

    - идентификатор секции;

    - фраза "Спасибо за покупку".

       Эти реквизиты в кассовых чеках необязательны, однако они могут создать у  покупателей положительное мнение о сервисе той или иной фирмы.

       Для учета операций по каждому кассовому  аппарату применяется журнал кассира-операциониста по форме N КМ-4 (приложение 9). В нем ежедневно в хронологическом порядке фиксируют операции по приходу и расходу наличных денег. Если в журнал вносятся исправления, то они должны заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

       Журнал  должен быть прошит и пронумерован. На его последнем листе делается запись: "В журнале прошнуровано и пронумеровано _____ листов". Количество листов заверяется подписями налогового инспектора, зарегистрировавшего кассовый аппарат, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации, а также печатью организации.

       В начале рабочего дня (смены) кассир-операционист должен заполнить графу 6 журнала: показания  суммирующих денежных счетчиков  на начало рабочего дня (смены). Показания счетчика заверяют подписями кассира (графа 7) и представителя администрации организации (графа 8).

       Графу 5 "Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего  количество переводов показаний  суммирующего денежного счетчика" заполняют только при проверке, перерегистрации ККМ, снятии ККМ с учета или при передаче машины в ремонт. Эту графу заполняет сотрудник налоговой инспекции или центра технического обслуживания.

       В графе 15 журнала записывается итоговая сумма, выписанная по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма N КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.

       После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делаются записи в графах 9 и 10, сумма денежной выручки (графа 10) должна соответствовать  разнице между показаниями счетчика на начало и на конец рабочего дня (смены). Эти записи подтверждаются подписями кассира, старшего кассира и руководителя (уполномоченного лица) организации.

       При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а  выявленные недостачи или излишки  заносятся в соответствующие графы журнала кассира-операциониста.

       В конце рабочего дня (смены) кассир составляет отчет кассира-операциониста по форме N КМ-6 (приложение 10) и вместе с  ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.

       По  каждому кассовому аппарату кассир-операционист ежедневно составляет отчет, подписывает его и вместе с выручкой сдает старшему (главному) кассиру или руководителю организации. При этом оформляется приходный кассовый ордер. Отчет кассира-операциониста составляется в одном экземпляре.

       В небольших организациях кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору  банка. Сдача денег в банк отражается в отчете.

       Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. Эти суммы подтверждает своей подписью представитель администрации (например, заведующий отделом).

       Прием и оприходование денег в кассу  заверяют в отчете своими подписями старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации" по форме КМ-7 (приложение 11). Форма N КМ-7 применяется для составления сводного отчета о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день и является приложением к справке-отчету кассира-операциониста на текущую дату.

       Такой сводный отчет составляется в  одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными кассовыми ордерами передается в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены.

       Согласно  показаниям счетчиков на начало и  на конец работы по каждой контрольно-кассовой машине рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам. Суммы подтверждаются подписями соответствующих заведующих отделами (секциями).

       В конце таблицы подводятся итоги  показаний счетчиков всех контрольно-кассовых машин и итоговая выручка организации с распределением ее по отделам (секциям). Согласно актам указывается итоговая сумма денег, выданных покупателям (клиентам) по возвращенным ими кассовым чекам, на которую уменьшается общая выручка организации. Сведения подписываются руководителем и старшим кассиром организации. Возврат денежных средств в день покупки оформляется актом о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам по форме N КМ-3 (приложение 12) с приложением к нему первоначально выбитого чека, гашение по кассе производится операцией «возврат денежных средств», в результате осуществления которой выбивается чек на возврат. Суммы, выплаченные покупателям за товары, возвращенные в день покупки по кассовым чекам, записываются в журнал кассира-операциониста в графу 15, и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за этот день. Если возврат оформляется позже (после снятия Z-отчета), в этом случае деньги возвращаются из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием его фамилии, имени, отчества и при предъявлении документа, удостоверяющего его личность (паспорт или другой заменяющий его документ). Для возврата денег покупателю из главной кассы составляется расходный кассовый ордер, в котором также указываются фамилия, имя, отчество покупателя и данные его паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Если у покупателя нет кассового или товарного чека либо иного документа, которые удостоверяют факт и условия покупки товара, это не является основанием для его отказа от покупки и возврата покупателю денег.

       Для снятия с учета кассового аппарата в налоговую инспекцию по месту  регистрации кассового аппарата необходимо предоставить представить:

    1. заявление о снятии ККТ с  учета по установленной форме;

    2. журнал кассира-операциониста с  записью общей суммы выручки  за период регистрации ККТ;

    3. технический паспорт (формуляр);

    4. карточка учета ККТ;

    5. контрольно-кассовый аппарат;

    6. доверенность на снятие ККТ  с учета и документ, удостоверяющий личность, в случае, если снятие с учета производит не руководитель организации.

       Налоговый инспектор ставит штамп и делает отметку о снятии с учета в  журнале кассира-операциониста, отметка  о снятии с учета производится так же в техническом паспорте и в карточке учета ККТ. С кассового аппарата снимается фискальный отчет, данные которого сопоставляются с записями в журнале кассира-операциониста и данными бухгалтерского учета и отчетности. Таким образом, инспекция проконтролирует полноту учета выручки за период регистрации ККТ.

       Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг в организациях торговли либо в иных организациях, осуществляющих реализацию товаров, выполняющих работы либо оказывающих услуги, а равно  гражданами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, при отсутствии установленной информации об изготовителе или о продавце либо без применения в установленных федеральным законом случаях контрольно-кассовых машин, а также отказ в выдаче по требованию покупателя (клиента) в случае, предусмотренном федеральным законом, документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу), - (в ред. Федерального закона от 17.07.2009 N 162-ФЗ) - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи пятисот до двух тысяч рублей; на должностных лиц - от трех тысяч до четырех тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей. (в ред. Федерального закона от 22.06.2007 N 116-ФЗ) 

1.6. Синтетический учет кассовых операций. 

       Синтетический учет операций с наличными денежными средствами и денежными документами ведется на активном, основном, денежном счете 50 "Касса". Счет 50 "Касса" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации. К счету 50 "Касса" открываются субсчета:

       50-1 "Касса организации";

       50-2 "Операционная касса";

       50-3 "Денежные документы".

       На  субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в  кассе организации. Основанием  для записей на счете  являются  отчеты кассира (второй экземпляр листов кассовой книги). По дебету счета отражается  поступление денег в кассу, по кредиту – выдача денежных средств из кассы. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета «Касса в иностранной валюте» для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты по видам валют. Учет наличной иностранной валюты в кассе ведется в двух оценках: в рублях и по видам валют. Пересчет иностранной валюты в рубли при кассовых операциях с иностранной валютой осуществляется по курсу ЦБ РФ на дату оприходования или выдачи денежных знаков из кассы организации. Остатки кассовой наличности в иностранной валюте на конец отчетного периода переоцениваются с отнесением курсовой разницы на доходы или расходы организации.

       На  субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

       На  субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе  организации почтовые марки, марки  государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

       Для учета кассовых операций, отражаемых на счете 50 "Касса", предназначены:

       1. на промышленных предприятиях журнал-ордер № 1, ведомость № 1;