Учет кассовых операций на примере ООО «Нива»

     Сумма проставляется цифрами в соответствующей  рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма» (за исключением копеек, их можно записать цифрами).

     Ордер  также подписывает человек, получивший наличные деньги. Получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой в строке после слова «Получил» записывает полученную им сумму: рубли — прописью, копейки — цифрами, ставит дату получения (при этом название месяца пишется словом,   например,   2 января)   и    свою    подпись.

     Кассир   записывает в соответствующей   графе  его  паспортные   данные.

     Чтобы исключить возможность повторного получения денег по  первичным документам, приложенным к расходному кассовому ордеру,  кассир  погасит  их  (проставить на них штамп «получено» или «оплачено») с   указанием   числа,   месяца,   года.

     Расходные   кассовые   ордера регистрируют  в журнале регистрации   расходных кассовых   документов  в   хронологической   последовательности  (Приложение    3).

     В некоторых случаях при выдаче денег из кассы оформляют     расчетно–платежную  ведомость.  Ведомость  оформляется  при   выдаче   заработной    платы     работникам   организации.

     На  общую сумму денег, которая выдается из кассы по ведомости, бухгалтер   оформляет  один  расходный  кассовый  ордер. Его реквизиты (номер  и   дату   составления)  указывают   в   ведомости.

     При   работе   с   кассовыми  документами  кассиром   ООО  «Нива»  соблюдать    следующие    требования:

• приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы заполнены четко     шариковой   ручкой;
• в этих документах не допускаются подчистки, помарки или исправления   (даже   оговоренные);  
• прием и выдача денег по кассовым ордерам производиться только  в   день   их   составления; 
• в приходных и расходных кассовых ордерах обязательно указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним  документы.

     Для журнала регистрации приходных  и расходных кассовых документов предусмотрена специальная форма. В журнале указывают реквизиты  (номера и даты составления) всех приходных и расходных  кассовых   ордеров,   выписанных   в    организации. Журнал регистрации   приходных   кассовых   ордеров и  расходных   кассовых   ордеров  построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, проверяется полнота произведенных кассиром операций.   Журнал   ведется   в    течение   года.

     Сумму денежных средств, поступившую или  выданную из кассы,  в  ООО  «Нива»  отражают     в   кассовой книге (Приложение   4,5).

На данном предприятии Кассовая книга ведется  автоматизированным  способом, если кассовая книга ведется в электронном виде, то следует обеспечить сохранность ее данных на электронном носителе, и должна быть исключена возможность несанкционированного изменения указанных данных ⁴.

      В книге указывают сумму наличных денег, выданных или  принятых в кассу организации, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых   ордеров,   по    которым   получены   (выданы)  деньги.

      Книгу заводят на один календарный год. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один  день.  Все листы кассовой книги  пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указано  их общее количество. Количество листов книги заверено  подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.  При ведении кассовой книги не допускаются  подчистки и неоговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

      Каждый   лист   кассовой  книги   состоит   из   2-х    равных   частей:  первая  часть  после  заполнения   остается  в  книге,  а   вторая  является   отчетом   кассира   и   отрывается   в   конце   рабочего  дня   после   подсчета   итогов   операций   за  день     и   выведения   остатков   по   кассе   на  следующее   число.  Записи в кассовой книге  ведутся в двух экземплярах, имеющих   одинаковые   номера   страниц,   через    копировальную   бумагу.

      Заполненный  лист кассовой книги подписывают  кассир и бухгалтер. Документы, по которым  получены (выданы) деньги  (приходные  и  расходные  кассовые ордера, платежные ведомости и т.д.), подшивают по   порядку   вместе    с   отрывным   листом    кассовой   книги.  

      Срок  хранения  приходных   и   расходных   кассовых   ордеров, журнала  регистрации   приходных   и  расходных  кассовых   документов,   кассовой   книги   и   отрывных   листов     в    архиве   организации  -  5 лет.

      Контроль  над правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил   ведения кассовых операций несут три лица — руководитель организации, главный бухгалтер и кассир.

      Материальную  ответственность за сохранность  ценностей, находящихся  в   кассе   организации,   несет    кассир.

      В  ООО  «Нива»  при  приёме  кассира на работу, руководитель организации  ознакомил    его  с   порядком ведения кассовых операций и заключил с    ним договор о полной индивидуальной материальной   ответственности    (Приложение    6).

     Договор о полной индивидуальной материальной ответственности составлен по типовой форме,  которая   приведена в приложении 2  к   постановлению   Минтруда   России   от   31 декабря 2002 г. № 85.

     Договор  предусматривает ответственность  кассира за сохранность ценностей  в кассе организации и за правильное оформление кассовых документов.

Договор   составлен   в    двух    экземплярах:

     - один   экземпляр   остался   у   кассира;

     - второй   экземпляр   -    в    бухгалтерию.

     Со   стороны   организации   договор  подписал  главный бухгалтер.

     После того как срок действия договора истечет, его хранят в архиве организации в течение 5 лет.

      На  предприятии   ООО  «Нива»  бухгалтерский   учет осуществляется  по   плану счетов   бухгалтерского   учета    финансово – хозяйственной   деятельности.

      Синтетический учет   денежных   средств    в   кассе   осуществляется   на    активном   балансовом    счете    50 «Касса».  Он   предназначен  для обобщения информации о наличии и движении денежных  средств  в кассе   предприятия.   По  дебету  счета  50 «Касса»   отражается поступление денежных средств в кассу предприятия.  По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата)  денежных    средств   из    кассы предприятия. Сальдо счёта  указывает   на   наличие   суммы   денежных   средств   в   кассе предприятия   на    начало    месяца    или    на   конец   месяца.   Оборот   по дебету – это   суммы,  поступившие   наличными   в   кассу,   оборот   по кредиту – суммы,   выданные    наличными   из   кассы.

     К счету 50 «Касса» могут быт открыты  субсчета:

                      50-1 «Касса организации»;

                      50-2 «Операционная касса»;    

                      50-3 «Денежные документы».

        На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные  средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для  обособленного   учета   движения   каждой   наличной   иностранной  валюты.

        На субсчете 50-2 «Операционная  касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и  эксплуатационных   участков,  остановочных  пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов,  вокзалов  и  т.п.  Этот субсчет   открывается   организациями   при   необходимости.

        На   субсчете   50-3   «Денежные документы»   учитывают  находящиеся  в  кассе  организации  почтовые   и   вексельные   марки,    оплаченные              авиабилеты,  марки   государственной   пошлины   и   другие    денежные     документы.   Денежные    документы    учитывают   на   счете    50   «Касса»  в   сумме   фактических   затрат     на   их   приобретение.

        Учет поступления  и выбытия денежных документов оформляют  приходными и расходными кассовыми  ордерами. Данные   кассовых  ордеров  кассир записывает в книгу движения  денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных   документов.   Аналитический  учет   денежных  документов    ведут    по    их    видам.    Один – два   раза в месяц    кассир составляет  в  кассовой   книге   отчет   по   поступившим   и   выбывшим    документам.

        Синтетический учет денежных документов осуществляется в  журнале – ордере  № 3.  По  окончании   отчетного периода остатки по журналу – ордеру   сверяют  с   данными   книги   движения   денежных   документов.

        В   ООО  «Нива»  применяется   счет   50  субсчет  1          «Касса  организации».

    Для учета поступления наличных денег в кассу и выдачи их из кассы в Плане счетов используется счет 50 «Касса». Этот счет активный, сальдо по дебету счета 50 «Касса» показывает остаток наличных денег в кассе. Все поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета 50 «Касса», а выдача денег из кассы — по кредиту этого счета. Корреспондирующий счет зависит от содержания хозяйственной операции. Основные проводки по движению денежных средств в кассе предприятия:

1. Получено в кассу с расчетного счета: 
   Дт 50 "Касса"; 
   Кт 51 "Расчетные счета". 
   2. Получена наличными выручка от реализации: 
   а) работ, услуг, продукции, товаров: 
   Дт 50 "Касса"; 
   Кт 90/1 "Выручка"; 
   б) основных средств, прочих активов: 
   Дт 50 "Касса"; 
   Кт 91/1 "Прочие доходы"; 
   3. Сдан в кассу остаток подотчетной суммы: 
   Дт 50 "Касса"; 
   Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами". 
   4. Получено в кассу в возмещение задолженности по недостаче: 
   Дт 50 "Касса"; 
   Кт 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". 
   5. Получено наличными от дебиторов: 
   Дт 50 "Касса"; 
   Кт 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". 
   6. По объявлению на взнос наличными внесено на расчетный счет: 
   Дт 51 "Расчетные счета"; 
   Кт 50 "Касса". 
   7. Выдано под отчет: 
   Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами"; 
   Кт 50 "Касса". 
   8. Выдана из кассы заработная плата персоналу предприятия: 
   Дт 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"; 
   Кт 50 "Касса". 
   9. Выдано наличными в погашение кредиторской задолженности: 
   Дт 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"; 
   Кт 50 "Касса". 
   10. Выдано наличными за счет средств органов социального страхования: 
   Дт 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению"; 
   Кт 50 "Касса".

 
 
 
 

2.3. Инвентаризация 

        Порядок  ведения   кассовых   операций   не  устанавливает   периодичность   проведения   инвентаризаций.  Однако   считается, что   оптимальный   период  для  проведения   инвентаризаций   кассы   является  один    календарный    месяц.

     При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги,  ценные  бумаги  и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины,   вексельные   марки,   путевки   в  дома отдыха  и   санатории,   авиабилеты   и  др.). Проверка фактического наличия бланков ценных  бумаг и других бланков документов   строгой отчетности производится по видам бланков (например,  по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или  иных   бланков,   а   также   по   каждому месту хранения   и   материально - ответственным   лицам.

      Проведение  инвентаризации  может   быть   обязательным   в следующих   случаях:

     - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

     - при смене кассира;

     - если были выявлены факты хищения наличных денег;

- если  наличные деньги были частично  или полностью уничтожены из-за  стихийного бедствия, пожара, других  чрезвычайных ситуаций.

Порядок  и  сроки  проведения  инвентаризации ООО  «Нива»  определяет руководитель.   Инвентаризацию  проводит специальная   комиссия,   назначенная   приказом   руководителя.

     В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других  специалистов (например, старших кассиров, специалистов по контрольно-кассовым   машинам  и   т. д.).

     При проведении инвентаризации комиссия проверяет  достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в   кассе,   путем   полного   пересчета.

     Одновременно  с   проверкой  фактического  наличия  денежных   средств   и   денежных  документов в кассе организации проводится проверка:

     - правильности  оформления   первичных   расходных   документов - наличие подписей получателей наличных денег, наличие подписи руководителя организации и главного бухгалтера на расчетно-платежных (платежных) ведомостях на выплату заработной платы и иных платежных документах, для которых наличие указанных подписей необходимо для   осуществления   расходования     денежных    средств;