Учет кассовых операций на примере ООО «Нива»

      На  основании договора о материальной ответственности кассир будет нести  полную материальную ответственность:

- за  сохранность принятых им ценностей;

- за  ущерб, причиненный как в результате  умышленных действий, так и в  результате небрежного или недобросовестного  отношения к своим обязанностям.

      Если  сумма ущерба не превышает среднемесячного  заработка работника, то взыскание  с виновного производится по распоряжению руководства (которое должно быть сделано  не позднее одного месяца со дня  окончательного установления размера  причиненного работником ущерба).

      До  принятия решения, в целях установления размера причиненного ущерба и причин проводится проверка соответствующей комиссией. Причем обязательно следует получить от работника письменные объяснения или же в случае отказа или уклонения составить акт (ст. 247 ТК РФ).

      Согласно  ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка  работы с денежной наличностью и  порядка ведения кассовых операций влечет за собой наложение административного  штрафа.

      Под нарушением порядка понимается, во-первых, осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов. Лимит расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (в том числе ПБОЮЛ) по одной сделке - 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У). Во-вторых, неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности. В-третьих, несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств. В-четвертых, накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

      Санкции за нарушение порядка работы с  денежной наличностью и порядка  ведения кассовых операций серьезные: административный штраф на должностных  лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

      В-пятых, необеспечение сохранности контрольных лент (Z-отчетов), книги кассира-операциониста и других документов по применению контрольно-кассовой техники не менее пяти лет. В данном случае будет отвечать руководитель - за нарушение сроков хранения учетных документов (ст. 15.11 КоАП РФ, штраф от 2000 до 3000 руб.).

      Дела  по ст. 15.1 КоАП РФ рассматриваются налоговыми органами (ст. 23.5 КоАП РФ). Статья 120 НК РФ устанавливает ответственность за отсутствие первичных документов и предусматривает взыскание штрафа за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Кассовые операции оформляются с использованием следующих первичных документов:

   - приходного кассового ордера (N КО-1);

   - расходного кассового ордера (N КО-2);

   - кассовой книги (N КО-4);

   - журнала регистрации приходных  и расходных кассовых документов (N КО-3);

   - авансового отчета (N АО-1);

   - справки-отчета кассира-операциониста (N КМ-6);

   - сведений о показаниях счетчиков  контрольно-кассовых машин и выручке организации (N КМ-7);

   - Z-отчетов (контрольных лент ККТ), кассового чека.

      В целях применения ст. 120 НК РФ под  грубым нарушением правил учета доходов  и расходов и объектов налогообложения  понимаются как отсутствие первичных  кассовых документов, так и несвоевременное  или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, имущества организации, доходов, расходов и объектов налогообложения налогоплательщика.

      Если  эти деяния совершены в течение  одного налогового периода и отсутствуют  признаки налогового правонарушения, то штраф составляет 5000 руб. Если те же нарушения совершены в течение  более одного налогового периода, то размер штрафа - 15 000 руб.

      Установлена и уголовная ответственность  за совершение кассиром умышленных действий. Например, за кражу, мошенничество, присвоение или растрата.

      Работник может быть уволен по инициативе работодателя, если имеет место:

- совершение  по месту работы хищения (в  том числе мелкого) чужого имущества,  растраты, установленных вступившим  в законную силу приговором  суда или постановлением судьи,  органа, должностного лица, уполномоченных  рассматривать дела об административных  правонарушениях (пп. "г" п. 6 ст. 81 ТК РФ);

- совершение  виновных действий работником, непосредственно  обслуживающим денежные или товарные  ценности, если эти действия дают  основание для утраты доверия  к нему со стороны работодателя (п. 7 ст. 81 ТК РФ). 
 
 
 
 

2.Учет  кассовых операций

1. Учет поступления денежных средств

 

     Для осуществления расчетов наличными  деньгами предприятие ООО  «Нива»  имеет кассу и соблюдает   требования, установленные Порядком ведения кассовых операций  в Российской Федерации.

     Денежные  средства ООО «Нива» хранятся в банке. В то же время предприятие   хранит   определенную  сумму   наличных   денег в кассе для использования на текущие расходы. Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятия с учетом особенностей режима его деятельности.

Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, ООО «Нива» представила в банк специальный расчет по форме № 0408020 « Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из   выручки,   поступающей   в   его   кассу ». Бланк  расчета   получили   в  обслуживающем  банке,  его форма утверждена  Положением  Банка  России   от   5 января 1998 г.  № 14-П.  (Данное положение утратило силу, так как с 1 января 2012 года вступило в силу Положение Центральный банк российской федерации «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории российской федерации» от 12 октября 2011 г. N 373-п . сейчас лимит кассы рассчитывается самостоятельно.)

     Расчет   оформили   в двух   экземплярах,   которые   передали  в банк  для   согласования.

     После того как размер лимита установили, оба экземпляра  расчета подписал представитель обслуживающего банка. Один экземпляр расчета остался  в   банке,   второй  экземпляр (с отметками банка)   возвратили   организации.

     Лимит  остатка   кассы  согласован банком с руководителем организации,  но   при   необходимости   может   быть   пересмотрен   в   течение   года   в   установленном   порядке.

     Сверх  лимита   наличные  деньги   в   кассе  ООО  «Нива»  хранятся   только   для   выплаты   заработной   платы   и    пособий, но   не   более   5  рабочих   дней   (включая  день  получения  денег  в    банке).  Всю   денежную   наличность   сверх   лимита   предприятие   сдает   в   банк.

     Все хозяйственные  операции, проводимые   организацией ООО «Нива»,   оформляются первичными   документами,   на   основании   которых   ведется   бухгалтерский   учет.

     В   соответствии   с законом  применяется перечень  должностных лиц,  имеющих право подписи первичных документов,   утвержденный   руководителем   организации   и   согласованный   с   главным    бухгалтером.

     Кассовые  операции оформляются типовыми межведомственными  формами первичной учетной документации.

     К  форма первичной  учетной документации по учету кассовых операций    на   предприятии   ООО  «Нива»  относятся:

• КО – 1  "Приходный  кассовый  ордер";
• КО – 2  "Расходный   кассовый   ордер";
• КО – 3   " Журнал  регистрации  приходных  и  расходных  кассовых документов";
• КО – 4  " Кассовая   книга ";
• АО – 1  " Авансовый  отчет ".

       Первичные     документы     оформляются    согласно   Положению    по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации,  утвержденным   приказом Минфина России  и    содержат   следующие   реквизиты:

• наименование   документа   (формы);
• код формы;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;     
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
• наименование должностей работников, ответственных за  совершение   хозяйственной  операции  и  правильность ее оформления;
• личные  подписи  этих  работников  и  их  расшифровки.

     Документы   заполняются   в  одном   экземпляре,   четко   и  ясно   чернилами,   шариковой   ручкой   или   на   компьютере.

     Печатью заверяются  документы, для которых это предусмотрено законодательством.

     Первичные документы в ООО  «Нива»  оформляться  в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется  возможным   -   непосредственно после ее окончания.

Схема   ведения  кассовых  операций  на  предприятии  ООО «Нива»  представлена   на    рисунке 1.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1.   Ведение   кассовых   операций   в   ООО «Нива» 

     Поступление наличных денег в кассу  ООО  «Нива»  оформляют  приходным  кассовым   ордером  (Приложение  1).  Ордер   выписывается   в   одном   экземпляре    и   подписывается   главным   бухгалтером   и   кассиром.

     При  выписке   приходного   кассового   ордера   указывается   в  специальной  строке  основание  для  принятия   денег   в   кассу.  Это   может  быть возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного   аванса  на   командировочные   расходы,   возврат   ссуды, возмещение   материального   ущерба,   выручка   и   т.д.

     Обязательно указывается, от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется  его название,  если от физического лица -  фамилия, имя, отчество  (в родительном падеже). Сумма   проставляется   цифрами   и   прописью.

     В приложении указываются первичные  документы, на основании которых  составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров   и  дат составления. На приходном кассовом ордере проставляются дата  его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру,       которая   подписывается   главным   бухгалтером   или   уполномоченным  лицом.

     Отрывную  квитанцию заверяют печатью организации, регистрируют  в  журнале  регистрации   приходных   кассовых   документов  в  хронологической   последовательности    и передают  человеку,  сдавшему   деньги   в   кассу (Приложение  1).   Если наличные деньги (например,   на выдачу зарплаты)   были  получены   в  банке,   то   квитанцию   подшивают  к банковским  документам. 
 
 
 
 

2. Учет  списания денежных средств

 

      Выдача    наличных   денег   из   кассы   организации   оформляется  расходным   кассовым   ордером   (Приложение   2).  Ордер выписывается  в  одном   экземпляре   и    подписывается   кассиром,  главным бухгалтером и  руководителем   организации.

     Для  выписки  расходного   кассового   ордера  у   работника   бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу   денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть  выписан   только   при   предъявлении   заявления   с   визой   руководителя,  а   на   выдачу   аванса   на   командировочные   расходы — при   наличии   приказа  на  командировку   и  командировочного  удостоверения. Соответственно в расходном кассовом ордере в строке «Основание»  указывается цель, на которую выдаются деньги,  и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового ордера. Документ, являющийся основанием  для  выписки  расходного  кассового   ордера,   указывается   и   в   строке  « Приложение».