Учет кассовых операций на примере ООО «Нива»

1.2. Документальное оформление  кассовых операций 

      Для учета кассовых операций применяются  следующие типовые межведомственные формы первичных документов и  учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный  кассовый ордер (форма КО-2), Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3), Кассовая книга (форма КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 по согласованию с Минфином России и введены в  действие с 1 января 1999 г.

      Поступление денег в кассу и выдачу из кассы  оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер  или лицо, им уполномоченное, а расходные  — руководитель организации и  главный бухгалтер или лица, ими  уполномоченные. В тех случаях, когда  на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется  разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

      Приходные кассовые ордера и квитанции к  ним, расходные кассовые ордера и  заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами  и шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машинке. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и  оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться  только в день их составления.

      Заработную  плату, пенсии, пособия по временной  нетрудоспособности, премии, стипендии  выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным  ведомостям, подписанным руководителем  организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие  и служащие расписываются в платежной  ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордеpa после  фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

      Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир веден Книгу учета принятых и  выданных кассиром денег. Выдача и возврат  денег и оплаченных документов оформляются  подписями.

      По  истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий  кассир должен:

- в платежной  (расчетно-платежной) ведомости против  фамилии лиц, которым не произведены  указанные выплаты, поставить  штамп или сделать отметку  от руки: «Депонировано»;

- составить реестр депонированных сумм;

- в конце  платежной (расчетно-платежной) ведомости  сделать надпись о фактически  выплаченных и подлежащих депонированию  суммах, сверить их с общим  итогом по платежной ведомости  и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не  кассиром, а другим лицом, то  на ведомости дополнительно делается  надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

- записать  в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № …».

      Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных  кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и  депонированных по ним сумм.

      Депонированные  суммы сдают в банк и на сданные  суммы составляют один общий расходный  кассовый ордер.

      Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные  на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после  их выдачи.

      Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом  необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

      Кассиры в конце рабочего дня обязаны  отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в  деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег  и кассовые документы по произведенным  операциям (главному) старшему кассиру  под расписку в книге учета  принятых и выданных кассиром денег.

      Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и  опечатана сургучной или мастичной  печатью. Количество листов в ней  должно быть заверено подписями руководителей  организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег  в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой  ручкой или чернилами через копировальную  бумагу на двух листах. Один лист книги  отрывной, его сдают в конце  дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и  не оговоренные исправления в  кассовой книге запрещаются. Сделанные  исправления заверяются подписями  кассира и главного бухгалтера организации.

      Контроль  над правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

      Для учета расчетов с населением организации  обязаны использовать контрольно-кассовые машины.

      Если  организации в силу специфики  своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности  применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой  отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков  документов, утвержденные Минфином России.

      За  нарушение требований Закона Российской Федерации «О применении контрольно-кассовых машин...» применяются штрафные санкции к организациям в зависимости от характера нарушения.

      Денежные  средства, хранящиеся в кассе, учитывают  на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит — выбытие денежных средств из кассы.

      К счету 50 «Касса» могут быт открыты субсчета:

      - 50-1 «Касса организации»;

      - 50-2 «Операционная касса»;

      - 50-3 «Денежные документы» и др.

      На  субсчете 50- «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

      На  субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

      На  субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.

      Учет  поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и  расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический  учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц  кассир составляет в кассовой книге  отчет по поступившим и выбывшим документам.

      Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 3. По окончании  отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными  книги движения денежных документов.

      Для учета операций в иностранной  валюте в организациях создается  специальная касса. С кассиром по валюте заключают договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кассам устанавливаются лимиты в  иностранной валюте. Они должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками  по иностранной валюте, образцами  дорожных чеков и еврочеков и  т.п.). Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.

      При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов. При  отсутствии у кассира соответствующих  образцов чеков и контрольных  материалов такие чеки к оплате не принимаются.

      В кассу принимается наличная иностранная  валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Денежные знаки поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности, от клиентов кассиром не принимаются.

      Фальшивые денежные знаки, а также вызывающие сомнение в их подлинности клиенту  не возвращаются. Они записываются в отдельный реестр и возвращаются в банк с пометой «Фальшивая» или «Вызывающая сомнение». Клиенту выдается квитанция о том, что принятая валюта является фальшивой или, что она вызывает сомнение, с указанием в квитанции наименования валюты и ее достоинства.

      Оплату  товаров и услуг разрешается  принимать в нескольких иностранных  валютах. Пересчет других видов иностранных  валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация о  котором присылается банком в  кассу. Таблица пересчета должна быть доступной для посетителей. При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается.

      Для обособленного учета наличия  и движения наличной иностранной  валюты к счету 50 «Касса» открывают соответствующие субсчета. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Ответственность за несоблюдение правил ведения кассовых операций и осуществление  налично-денежных расчетов

 

      Бухгалтер любой организации в процессе своей деятельности должен четко  соблюдать установленный порядок  ведения кассовых операций. За нарушение  этого порядка к нарушителям  и к организации могут быть применены меры финансовой и даже уголовной ответственности

      Однако  бухгалтеры предприятий и организаций  зачастую нарушают этот порядок.

   Наиболее  распространенные нарушения

- нет  приказа о назначении кассира;

- не  заключен договор с кассиром  о его полной материальной  ответственности;

- отсутствуют  приказы о проведении ревизий  кассы или неправильно оформлены

результаты  таких ревизий;

- не  ведется журнал регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров;

- штамп  "Оплачено" не ставится на документах, прилагаемых к кассовым ордерам;

- кассовая  книга не пронумерована, не  прошнурована и не опечатана  сургучной или мастичной печатью;

- количество  листов в кассовой книге не  заверено подписями руководителя  и главного бухгалтера организации;

- на  предприятии ведется несколько  кассовых книг;

- в расходных  и приходных кассовых ордерах  есть подчистки и исправления;

- исправления  в регистрах бухгалтерского учета  (кассовой книге, отчете

кассира и т. д.) не заверяются подписями. 

      Очень часто в работе организаций встречается  такое нарушение, как прием наличной денежной выручки от физических лиц  без применения контрольно-кассовой машины (далее - ККМ). Следует также обратить внимание, что предприниматели могут быть плательщиками ЕНВД и отказаться от применения контрольно-кассовой техники (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт"). Поскольку согласно пункту 5 статьи 346.26 НК РФ они обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций в наличной и безналичной формах, установленный в соответствии с законодательством РФ, то в этом случае предприниматели будут обязаны выдавать покупателям приходный кассовый ордер, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар, работу, услугу (п. 2.1 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ).