Учет кассовых операций и порядок их документального оформления (на материалах ООО «КЕЙ-МВ»)

 

     По  результатам данного вопросника аудитор оценивает состояние  внутреннего контроля, дает предварительную  оценку соблюдения кассовой дисциплины, определяет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места и планирует основные процедуры. Результаты тестирования помогут установить фактическое отношение администрации предприятия к организации учета, обеспечению сохранности и целевого использования денежных средств на предприятии. Аудитор намечает для себя объекты повышенного внимания при планировании контрольных процедур, последовательность этапов проведения проверки, конкретные источники получения данных, уточняет аудиторский риск. 

     2. Основной этап.

     На  данном этапе производится проверка сохранности наличных денежных средств  в кассе. Аудитор должен установить, проводится ли инвентаризация кассы  перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности, при смене материально-ответственных  лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, в случае стихийного бедствия, пожара или других случаях, предусмотренных законодательством. Далее нужно посмотреть, соблюдает ли организация лимит остатка денег в кассе, а также лимит расчетов наличными с другими фирмами. При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выяснению полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности, поступившей из банка, от подотчетных лиц, а также сумм выручки, взносов арендной платы и других операционных и внереализационных доходов. Поступления из банка проверяются путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки изучается путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах-фактурах, лентах кассового аппарата. Возврат неиспользованных авансов анализируется по приходным кассовым ордерам.

     Проверяя  расходование наличных денежных средств  из кассы, аудитор должен обратить внимание на обоснованность выдачи денег. Иначе говоря, у фирмы должны быть приказы и распоряжения на премирование сотрудников, оказание материальной помощи, выдачу средств на представительские и командировочные расходы; доверенности от сторонних организаций; исполнительные листы. Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку.

     Если  организация ведет расчеты с  физическими лицами с применением  контрольно-кассовой техники, то необходимо проверить, вся ли контрольно-кассовая техника прошла регистрацию в  налоговой инспекции, о чем будут свидетельствовать карточки регистрации кассового аппарата. Журналы регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин должны вестись по форме № КМ-5, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.Далее нужно проверить, как в организации хранятся денежные средства в кассе. Согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации:

- касса  организации должна находиться  в изолированном помещении, предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег;

- должна  быть обеспечена сохранность  денег в помещении кассы, а  также при доставке их из  банка и сдаче в банк;

- все  наличные деньги и ценные бумаги  должны храниться в несгораемых  металлических шкафах или в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.

      Наиболее распространенными нарушениями,  которые выявляются в ходе  проверки кассовых операций, являются:

- отсутствие  первичных кассовых документов  или оформление их с нарушением  установленных требований;

- выплаты  подотчетным лицам на основании  документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;

- несоблюдение  установленного лимита расчетов  наличными деньгами между юридическими  лицами;

- арифметические  ошибки при подсчете оборотов  и остатков в учетных регистрах  при ручном ведении учета;

- неполное  оприходование денежной выручки,  выразившееся в том, что кассиры  оставляют в кассах организации  небольшой размер денежных средств  на «размен».

     За  допущенное нарушение установлены  штрафные санкции. Так, статьей 120 Налогового кодекса Российской Федерации предусмотрены штрафные санкции за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, под которым понимается в том числе несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности денежных средств. За указанное нарушение в случае отсутствия признаков налогового правонарушения, предусмотренного п. 2 ст. 120, взыскивается штраф в размере 5 000 рублей. Если нарушение совершено в течение более одного налогового периода, то штраф составляет 15 000 рублей. За данное нарушение, повлекшее занижение налоговой базы, взыскивается штраф в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей. Статьей 15.1 Кодекса административных правонарушений установлены штрафные санкции за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций. Так, нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 рублей до 5 000 рублей МРОТ; на юридических лиц - от 400 000 рублей до 500 000 рублей.

     3. Заключительный этап

     На  данном этапе аудита денежных средств организации формируется пакет рабочих документов аудитора и составляется аудиторский отчет, который представляется вместе с рабочей документацией руководителю проверки.

     В ходе аудиторской проверки ООО «КЕЙ-МВ»  было проведено:

- инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;

- проверка правильности документального оформления операций;

- проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;

- аудиторская проверка правильности списания денег в расход;

- проверка соблюдения кассовой и финансовой дисциплины;

- проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета.

     С целью упорядочения результатов  аудита разработана специальная  программа проверки кассовых операций (Таблица 2). Правильно составленная программа поможет аудитору последовательно проверить различные участки учета операций с денежными средствами, избегая повторов и пропусков, целенаправленно провести сбор необходимых доказательств и их документирование.

Таблица 2

Программа аудиторской проверки кассовых операций

     Целью аудиторской проверки кассовых операций является установление соответствия применяемой  в организации методики учета  и налогообложения операций по движению наличных денежных средств, действующим  в Российской Федерации в проверяемом периоде нормативным документам для формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности во всех существенных аспектах. Кассовые операции целесообразно проверять сплошным методом.

     Аудиторская проверка кассовых операций организована в следующей последовательности:

- инвентаризация  кассы и обследование условий  хранения денежных средств;

- проверка  правильности документального оформления  операций;

- проверка  полноты и своевременности оприходования  денежных средств;

- аудиторская  проверка правильности списания денег в расход;

- проверка  соблюдения кассовой и финансовой  дисциплины;

- проверка  правильности отражения операций  на счетах бухгалтерского учета;

- оформление  результатов проверки.

     При составлении программы проверки оценена эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации. О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать такие факты:

- отсутствие  в организации постоянно действующей  системы проведения внезапных ревизий (инвентаризаций) кассы;

- наличие  признаков формального проведения  ревизий кассы (например, одни  и те же лица в ревизионной  комиссии);

- отсутствие  в организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность  проверок кассы;

- отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на другого работника без письменного распоряжения руководителя организации;

- отсутствие  договора о полной материальной  ответственности с кассиром;

- предоставление  права подписи приходных и  расходных кассовых ордеров другим лицам, помимо руководителя организации и главного бухгалтера, не отраженное распоряжением руководителя организации.

     Низкая  оценка эффективности внутреннего  контроля потребует увеличения объемов  проверки  и усиления внимания к  данному участку проверки.

     В ООО «КЕЙ-МВ» была проведена инвентаризация для определения наличия денежных средств в кассе, отраженных в  учете. Результаты инвентаризации были оформлены актом, который подписывает кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки. 

     В результате аудиторской проверки условий  хранения денежных средств, было выявлено следующее:

- в организации  для хранения денежных средств  и документов имеется сейф;

- правила  хранения ключей от сейфа не  соблюдаются;

-соблюдается  установленный лимит хранения  денежной наличности по отдельным  датам (к аудиторской проверке  была представлена справка банка  об установлении лимита остатка  наличных денежных средств в  кассе,               превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности работникам организации).

     Аудиторами  была проведена проверка оприходования денежных средств, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег).

     Результаты  проверки наличия денежных средств  в кассе отражены в таблице 3. 
 

     Таблица 3

     Результаты  проверки наличия денежных средств в кассе