Учет кассовых операций и порядок их документального оформления (на материалах ООО «КЕЙ-МВ»)

     Лимит остатка наличных денежных средств  в кассе означает, что остаток  на конец каждого дня не может  превышать установленный размер. Однако обороты по кассе, т.е. размер поступивших и выданных в течение дня денежных средств, не ограничивается этим лимитом. Но все суммы наличных денег, превышающие установленный лимит остатка, должны быть сданы в банк. Следует иметь в виду, что в установленный лимит остатка по кассе не включаются те денежные средства, которые получены организацией из банка на выплату заработной платы, стипендий, пособий по социальному страхованию, командировочные расходы. Эти сверхлимитные средства выдаются из банка целевым назначением (т.е. могут быть израсходованы только на те цели, которые указаны в чеке при получении денег в банке) и для них установлены свои сроки хранения - не более трех рабочих дней, включая день получения денег в банке, а для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - пять дней. Если полученные денежные средства не выданы в установленные сроки, на следующий день они должны быть сданы в банк.

     В течение года лимит остатка по кассе может быть пересмотрен по просьбе предприятия с учетом изменившихся условий работы.

     Денежные  средства сверх установленных лимитов  остатка средств, организации обязаны  сдавать в банк, в порядке и  сроки, согласованные с обслуживающими банками (п. 6 Порядка ведения кассовых операций).

Организации не имеют права для осуществления  предстоящих расходов накапливать  в своих кассах наличные денежные средства сверх установленных лимитов. Организации имеют право хранить  в своих кассах наличные сверх  установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней.

     Выдача наличных денег под отчет производится из касс организаций (п. 10 Порядка ведения кассовых операций).  При временном отсутствии кассы у организаций разрешается выдавать по  согласованию с банком кассирам организаций или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка (п. 10 Порядка ведения кассовых операций).

     Организации выдают наличные деньги под отчет  на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

Выдача  наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся                 командированным лицам на эти цели (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

     Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

Выдача  наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданному ему авансу (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

     Передача  выданных под отчет наличных денег  одним лицом другому запрещается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

     Кассовые  операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Банком  России и Минфином России (п. 12 Порядка ведения кассовых операций).

     Производится  проверка банком соблюдения кассовой дисциплины (п. 41 Порядка ведения кассовых операций) банки систематически проверяют соблюдение данного порядка. Проверки осуществляются не реже одного раза в два года.

     В  ходе проверки рассматриваются:

- полнота  оприходования денежной наличности, полученной в банке, и полнота сдачи денег в кассу банка;

- соблюдение  согласованных с банком условий  расходования поступающих в кассу  организации наличных денежных  средств;

-соблюдение  предельных сумм расчетов наличными  деньгами;

-соблюдение  лимита остатка наличных денег в кассе организации;

-ведение  кассовой книги и других кассовых  документов.

Рассматривается соблюдение порядка оформления операций по приему и выдаче наличных денег  из кассы организации, ведение форм первичной учетной документации по кассовым операциям (приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги и прочих документов).

     По  результатам проверки оформляются  два или три экземпляра справки  о результатах проверки соблюдения предприятием порядка работы с денежной наличностью, которые подписываются руководителем и главным бухгалтером организации, а также представителем банка. Результаты проверки в трехдневный срок рассматриваются в банке, после чего третий экземпляр справки передается организации, второй - остается в документах банка. При установлении фактов нарушений порядка работы с денежной наличностью первый экземпляр справки направляется в налоговую инспекцию по месту учета налогоплательщика для определения мер ответственности. Если в ходе проверки не установлены факты нарушений, проверяющий может ограничиться заполнением двух экземпляров справки.

     Для обобщения информации о наличии  и движении денежных средств в  кассе организации предназначен счет 50 «Касса».

     К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы».

     На  субсчете 50-1 учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация  производит кассовые операции с иностранной  валютой, то к счету 50 должны быть открыты  соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой  наличной иностранной валюты. На субсчете 50-2 учитывается наличие и движение денежных средств в кассах  товарных. На субсчете 50-3 учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, вексельные марки. Денежные документы учитываются на счете 50 в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам (пояснения к счету 50 Инструкции по применению плана счетов). 
 
 

1.2. Основные методические  положения по учету  кассовых операций

     Кассовыми операциями называют любое движение, то есть изменение остатка наличных денег, хранящихся в кассе предприятия. Порядок их осуществления, документального оформления, контроля и учета для всех организаций установлен решением совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 г. № 40 (Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации). [ 7 ]

     К кассовым операциям относятся:

- прием  наличной выручки от продажи  товаров, работ и услуг;

- возврат  авансов, выданных рабочим и  служащим;

- взнос  денег в кассу с целью возмещения  ущерба;

- оплата  коммунальных услуг, предоставляемых  предприятием;

- благотворительные  пожертвования; 

-выдача  наличных денег на заработную  плату, под отчет на командировочные  и хозяйственные расходы, расчеты с другими предприятиями за товары, работы и услуги.

     Кассовые  операции проводятся специально уполномоченным лицом - кассиром. В соответствии с  трудовым законодательством с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. В предприятиях, имеющих несколько касс, прежде всего в предприятиях торговли, транспорта,   организуется   главная   касса,   которую   ведет главный кассир,  которому подчиняются и перед которым ежедневно отчитываются кассиры операционных касс. На предприятиях, имеющих одного кассира, выполнение его обязанностей при необходимости может передаваться иным работникам, с которыми также заключается договор о полной материальной ответственности.

     В малых предприятиях обязанности  кассира могут возлагаться на бухгалтера, в этом случае с последним также заключается договор о материальной ответственности. Возможность такого совмещения следует рассматривать скорее как исключение, нежели как правило. Объединение контрольной и исполнительской функций в руках одного лица, да еще по отношению к сверхликвидным денежным активам, нарушает один из основных принципов контроля - разделение ответственности.

Кассовые  операции в подавляющем числе  предприятий носят ограниченный характер, и с ростом безналичных  и прежде всего электронных расчетов их объем сокращается и будет сокращаться в дальнейшем. Поскольку наличный денежный оборот сложнее контролировать, нежели безналичный, и он легко может явиться причиной налоговых нарушений, стимулировать коррупцию, государство стремится его ограничивать. С этой целью в России установлен лимит расчета наличными деньгами для предприятий, который в настоящее время составляет 100 000 рублей.

     Предприятиям также предписывается хранить денежные средства в банке. Предельная сумма, которую предприятие может хранить в кассе, устанавливается банком по соглашению с руководителем предприятия. Все наличные денежные средства сверх этого лимита, всю выручку предприятие обязано сдавать в кассу банка, инкассаторам или на почту для перечисления в банк. Сверх лимитов допускается иметь наличные деньги только на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию в течение не более трех, а на Крайнем Севере - не более пяти дней, включая день получения денег в банке.

     Выручка, остатки денежных средств, превышающие установленный лимит, сдаются кассиром в банк, что оформляется объявлением на взнос наличными, или на почту (квитанция для перевода в банк). Предприятия, получающие постоянную выручку наличными деньгами,   передают  их в  банк через  инкассаторов.  Деньги инкассаторам передаются в специальных мешках, в которые вкладывается препроводительная ведомость, служащая основанием для сдачи денег.

     Порядок хранения денежных средств в кассе  установлен Центральным банком единым для всех организаций независимо от их форм и является составной частью Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации. Касса организации должна находиться в изолированном помещении, куда запрещается доступ лицам, не имеющим отношения к работе кассы. Двери в помещение кассы во время проведения операций необходимо закрывать с внутренней стороны.

     Деньги  и другие ценности должны храниться  в несгораемых металлических  шкафах (в отдельных случаях - в  обычных). По окончании работы кассы  они закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи и печать запрещается оставлять без присмотра, передавать посторонним лицам и изготавливать неучтенные их дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах хранятся у руководителя предприятия. Порядок ведения кассовых операций включает в себя и единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий, устанавливаемые МВД РФ. В соответствии с данным порядком ответственность за сохранность денег при их хранении на предприятии и перевозке несут руководители предприятий.

      Аналитический учет кассовых  операций ведется кассиром в  кассовой книге, порядок ведения  которой установлен Центральным  банком, а форма регистра - постановлением Госкомстата. Кассовая книга ведется кассиром или главным кассиром, если в организации есть операционные кассы. В ней регистрируются все поступления и выдачи денежных средств в хронологическом порядке. Предприятие может иметь только одну кассовую книгу, движение денежных средств в операционных кассах отражается в книгах кассиров-операционистов.

     Если  касса предприятия проводит операции с иностранной валютой, например получает денежные средства на командировки, то записи в ней делаются в рублях в пересчете по официальной курсу на дату выдачи или получения средств и одновременно в валюте операции, для учета которой открываются аналитические счета, регистрами по которым может служить кассовая книга. В последнем случае предприятие, помимо обшей, отражающей в кассе операции с наличными рублями и валютой книги, будет вести книги по каждому типу валюты.

     Кассир  обязан делать записи в кассовой книге  сразу после каждого приема и выдачи денег с указанием документа, на основании которого выполнена операция. По окончании каждого дня кассир обязан подвести итоги по приходу и расходу денежных средств за день, определить остаток денег в кассе на следующее число и передать в бухгалтерию отчет кассира - отрезную часть, являющуюся полной копией кассовой книги с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Контроль за ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

      Параллельно учету в кассе ведется учет движении денежных средств в бухгалтерии организации. Основанием для записи кассовых операций на счетах бухгалтерского учета служит отчет кассира с приложенными к нему  первичными документами. Кассир передает отчет в бухгалтерию и получает под расписку от получающего отчет его бухгалтера. Последний проверяет правильность записи первичных документов в отчете и его итогов. Непременно следует пересчитывать итоги отчета в шахматном порядке, то есть  просуммировать приход и расход и пересчитать остаток так как неверные обороты и итоги могут явиться следствием хищения денежных средств. На предприятиях, ведущих расчеты с помощью контрольно-кассовых машин, кассовый отчет также сопоставляется с показателями счетчиков контрольно-кассовых машин, которые распечатываются по окончании работы касс и прикладываются к отчету кассира. При этом показания счетчиков могут превышать величину наличной  выручки  на сумму продаж, оплаченных кредитными карточками, что отражается как переводы в пути, и денежными документами.