Учет кассовых операций и порядок их документального оформления (на материалах ООО «КЕЙ-МВ»)

     Все кассовые операции отражаются по счету 50 «Касса», по дебету которого проводятся все поступления в кассу, а по кредиту -выдачи из нее. Счета, корреспондирующие со счетом 50 «Касса», указываются бухгалтером в первичных кассовых документах - ордерах и ведомостях - в момент их выписки, то есть еще до совершения самой кассовой операции, и затем они переносятся из документов в кассовую книгу.

     Счет 50 «Касса» ведется по трем субсчетам: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная  касса», 50-3 «Денежные документы».

 На  первом субсчете отражается движение  денежных средств в главной  кассе предприятия. Основным источником их поступления в кассу служит снятие наличных денег по чекам с банковских счетов. При проверке данной операции необходимо убедиться, что в корешке чека, приходном ордере и отчете кассира указана идентичная сумма и сравнить ее с банковской выпиской по счету. Поступление наличных денежных средств в кассу с банковских счетов отражается по дебету счета 50 «Касса» с кредита счету 51 «Расчетный счет или 52 «Валютный счет», если средства снимаются в иностранной валюте.

     В предприятиях, ведущих расчеты  с населением (предприятия торговли, транспорта), основная часть наличных денег поступает в кассу в виде наличной выручки, которая отображается по дебету счета 50 «Касса» с кредита счета 90 «Продажи».

     Помимо  поступлений со счетов в банках, наличные денежные средства вносятся в кассу подотчетными лицами, рабочими и служащими, покупателями и другими контрагентами. Денежные средства из кассы расходуются в первую очередь на выплату заработной платы. Выплаченные по ведомости или по расходным ордерам кассиром суммы проводятся по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 50 «Касса».  Не выданные деньги, причитающиеся  к выплате по ведомости, депонируются и относятся в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с кредита счета 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».

     Наличная  выручка и остатки денежных средств  в кассе сверх установленных  лимитов сдаются в банк. Если деньги передаются кассиром предприятия непосредственно  в кассу банка, то списание денег проводится по дебету счета 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета», если возвращается валюта. Если выручка передается инкассаторам или сдается на почту для перевода на счет, то дебетуется счет 57 «Переводы в пути».

     Если  в главной кассе находится  иностранная валюта, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты субсчета по каждому виду валюты. Наличная иностранная валюта, хранящаяся в кассе предприятия, отражается в бухгалтерском учете в рублях по курсу Центрального банка на день совершения операций и на отчетную дату. Поэтому не реже чем на последнее число каждого месяца валюта переоценивается и возникающая курсовая разница относится в дебет счета 50 «Касса» с кредита счета 91-1 «Прочие доходы», если курс соответствующих валют растет по отношению к рублю или если курс падает - в дебет счета 91-2 «Прочие расходы» с кредита счета 50 «Касса».

     На  субсчете 50-2 «Операционная касса» отражаются поступление денежных средств в операционные кассы и их сдача в главную кассу или инкассаторам. Выдача денег из главной кассы в операционные и возврат их фиксируется в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (типовая форма № КО-5). При выдаче главным кассиром денежных средств в операционные кассы субсчет 50-2 «Операционная касса» дебетуется с кредитом субсчета 50-1 «Касса организации», при сдаче средств в главную кассу составляется обратная запись.

     Денежными документами в бухгалтерском  учете называют приобретенные предприятием и имеющиеся в его кассе  различные расчетные, транспортные, почтовые и прочие документы, имеющие нарицательную стоимость, которые могут быть проданы или по которым возможно получение определенных услуг. К ним относят почтовые марки, марки госпошлины, проездные транспортные билеты, в том числе на общественный транспорт, путевки в дома отдыха, не относятся к денежным документам хранящиеся в кассах предприятия ценные бумаги, учитываемые как финансовые вложения (акции, облигации), материальные ценности (талоны на бензин, в отличие от денежных документов они имеют не фиксированную стоимость, а фиксированное количества топлива, которое должно быть по ним отпущено).

     Денежные  документы принимаются к учету  и отражаются в балансе по фактическим  затратам на их приобретение, а не по номиналу (нарицательной стоимости), в отличие от других денежных средств. Денежные документы принимаются и выдаются кассиром по приходным и расходным кассовым ордерам и отражаются в книге учета движения денежных документов, которая может вестись на бланках и аналогична кассовой книге.

     Бухгалтерия ведет учет движения денежных документов на основании отчета кассира, в качестве которого служат обыкновенно вторые экземпляры страниц книги учета движения денежных документов.

     Поступление денежных документов в кассу отражается по дебету счета 50-3 «Денежные документы» с кредита следующих счетов:

50-1 «Касса  организации» — при приобретении  денежных документов за наличный расчет;

71 «Расчеты  с подотчетными лицами» - при  сдаче в кассу документов, приобретенных сотрудниками предприятия, например секретарем или организатором служебных поездок;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — при получении денежных документов по безналичному расчету, например три получении билетов от транспортного агентства. Денежные документы выдаются из кассы под отчет на командировки, на хозяйственные расходы, например для оформления документов, требующих наклейки марок государственной пошлины, при отправке почтовой корреспонденции, или продаются за наличный расчет работникам предприятия, например путевки, билеты. Выдача денежных документов под отчет отражается по кредиту счета 50-3 «Денежные документы» и дебету счетов:

71 «Расчеты  с подотчетными лицами» - при  выдаче документов под отчет,  например билетов на проезд  к месту командировки;

76«Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами» -при возврате денежных документов, приобретенных по безналичному расчету, например при возврате билетов транспортному агентству;

26«Общехозяйственные  расходы» - при использовании денежных  документов на нужды предприятия:  отправка почтовой корреспонденции;

73«Расчеты  с персоналом по прочим операциям» - при выдаче путевок работникам. При этом если путевки оплачиваются работниками только частично, то часть их стоимости, покрываемая предприятием, относится с кредита счета 50-3 «Денежные документы» в дебет счета 91-2 «Прочие расходы».

1.3. Документальное оформление кассовых операций

     Кассовые  операции проводятся кассиром только на основании документов, форма которых  установлена Госкомстатом по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации:

№ КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

№ КО-2 «Расходный кассовый ордер»;

№ КО-3 «Журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых документов»;

№ КО-4 «Кассовая книга»;

№ КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

     Особенностью кассовых документов служит то, что в них в отличие от неденежных документов не допускаются исправления. Если при их составлении были допущены ошибки, то незарегистрированный и предварительно не пронумерованный документ уничтожается, а вместо него выписывается правильный, а в иных случаях неверный документ аннулируется и перечеркиванием и надписью «аннулировано» верный документ выписывается уже под следующим порядковым номером. Кассовые документы должны быть заполнены чернилами, шариковой ручкой или с помощью средств компьютерной техники. Они должны быть подписаны главным бухгалтером или иным лицом, уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия и кассиром, а расходные документы, кроме того, и руководителем предприятия или иным должностным лицом, имеющим право разрешать расходование средств. Поскольку кассовые документы представляют собой приказ бухгалтерии о приеме или выдаче денег, то они называются ордерами соответственно приходными и расходными. В приходных и расходных ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Во избежание повторного использования документов, послуживших основанием для составления кассовых ордеров, они немедленно после приема или выдачи средств погашаются кассиром наложением штампа «Погашено» или надписью «Оплачено» с указанием даты погашения. До передачи в кассу приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы регистрируются бухгалтером в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, который может вестись с помощью вычислительной техники.

     Поступление наличных денег в кассу организации  оформляется приходным кассовым ордером по форме № КО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (приложение 1). Он состоит из двух частей: собственно самого приходного кассового ордера и отрывной квитанции к нему. Отрывная квитанция выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. А если деньги поступили из банка, то квитанцию прикладывают к банковским документам. Если организация продает товары (выполняет работы, оказывает услуги) за наличный расчет, то на всю сумму выручки составляется один приходный кассовый ордер. Делают это в конце рабочего дня или смены.

     В соответствии с Указанием Центрального банка Российской Федерации от 20.06.2007г. № 1843-У[12] расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем рассчитываясь наличными с юридическими лицами,  предельный размер таких расчетов составляет  100 000 рублей., иначе говоря, организации могут рассчитываться наличными на сумму не более 100 000 рублей по одной сделке, даже если это будет оформлено несколькими приходными ордерами. Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии на заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, не оказанные услуги, выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц с учетом положений  не превышая  100 000 рублей.

  Выдачу наличных денег из кассы организации (индивидуального предпринимателя) оформляют расходным кассовым ордером. Его форма № КО-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (приложение 2).

     Правда, деньги из кассы можно выдавать еще  и по платежной или расчетно-платежной  ведомости. Эти ведомости обычно оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам  организации. Их можно оформлять  и на выплату пособий, стипендий.

     Наличные  деньги выдаются по расходным ордерам (форма №КО-2), выписываемым в одном экземпляре бухгалтером и предварительно подписанным руководителем организации и главным бухгалтером или иным уполномоченным бухгалтером. Если разрешительная надпись руководителя организации уже была сделана на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах, авансовых отчетах, то его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна. Сам расходный ордер в этом случае также может не выписываться, а вместо него на документы налагается штамп, содержащий реквизиты расходного кассового ордера. При выдаче денег кассир должен потребовать от получателя предъявить документ, удостоверяющий личность, записать наименование и данные этого документа (номер, кем и когда он выдан) и взять собственноручную расписку в получении денег с указанием полученной  суммы (в рублях - прописью,  копейки указываются цифрами). Кассир имеет право выдать деньги только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности», забирает доверенность и прикладывает ее к ведомости или ордеру. В ведомости данные удостоверения личности, а также сумма прописью не указываются, поэтому она не может служить для выплат лицам, не состоящим в штате предприятия, расчеты с которыми должны проводиться только по расходным кассовым ордерам.

     После того как истечет срок выдачи зарплаты или иных выплат, установленный в организации, в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир должен указать, сколько денег по ней выплачено и сколько будет депонировано. На общую сумму, которая выплачена по ведомости, оформляют один расходный кассовый ордер. Номер этого ордера и дату его составления указывают в ведомости. На депонированные суммы, которые сдают в банк, также составляют один расходный кассовый ордер.

     Журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых документов, форма № КО-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 предназначен для регистрации сведений приходных и расходных кассовых ордерах или заменяющих их документах (платежные, расчетно-платежные ведомости, заявления на выдачу денег и т.д.).

     Также операции по кассе фиксируют в кассовой книге форма № КО-4, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (приложение 3). В ней отражается приход и расход денег по кассе за день, а также указывается остаток наличных денег в кассе на начало и на конец дня.