Учет кассовых операций и порядок их документального оформления (на материалах ООО «КЕЙ-МВ»)

     Книгу заводят на определенный период: год, квартал, месяц (в зависимости от количества кассовых операций у организации). По окончании этого периода кассовая книга должна быть опечатана, все  ее листы должны быть пронумерованы  и прошнурованы. На последней странице книги делают запись: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов». Запись заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые же экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. Записи кассовых операций ежедневно начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня», а заканчиваются заполнением графы «Остаток на конец дня». В конце дня заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер, а отрывной лист отрезают. Документы, по которым были получены (выданы) деньги (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости), подшивают по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.

     Деньги, которые старший кассир выдает из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также возврат наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям фиксируются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, форма № КО-5, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Эту книгу, которая открывается на год, заполняет старший кассир.

В этом случае денежные средства выдают и  принимают в следующем порядке.

     В начале рабочего дня старший кассир выдает кассирам сумму, необходимую  для проведения расходных операций. Получив наличные деньги, кассиры расписываются в графе 4 книги. В конце рабочего дня кассиры сдают остаток наличности и кассовые документы старшему кассиру. Старший кассир расписывается в получении денег в книге учета (графа 9) и подсчитывает их остаток (графа 10).

     Выводы:

     Правила осуществления кассовых операций в Российской Федерации регулируются на законодательном уровне, определены порядок документального оформления кассовых операций, перечень  унифицированной первичной документации, порядок регистрации кассовых операций в бухгалтерском учете. Планом счетов  установлены счета, используемые для отражения операций по кассе и схемы бухгалтерских записей, отражающих поступление и выдачу наличных средств. Четкое исполнение  норм законодательства предотвращает ошибки и недостачи в учете кассовых операций хозяйствующего субъекта. 
 
 
 

2. УЧЕТ И ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ  ОФОРМЛЕНИЕ КАССОВЫХ  ОПЕРАЦИЙ В  ООО «КЕЙ-МВ»

2.1. Характеристика предприятия   и  специфика  его  деятельности

     Общество  с ограниченной ответственностью «КЕЙ -МВ» (далее –Предприятие) создано  в  соответствии  с законом  Российской  Федерации  «О  предприятиях  и  предпринимательской  деятельности». Общество  является  юридическим  лицом  по  действующему  Российскому  законодательству. 

     Основной  вид деятельности: лицензируемый  монтаж и техническое обслуживание охранно-пожарной сигнализации.

     Общая численность:  4 человека.

     Предприятие имеет самостоятельный  баланс,  расчетный  и  другие  счета  в  банках,  действует  на  основе  полного  хозяйственного расчета.

     Лимит остатка кассы, согласованный с обслуживающим банком составляет: 4 000 руб. 00 коп.

     Предприятие уплачивает  налоги,  и  другие  обязательные  платежи. В  соответствии  с  действующим  законодательством  предприятие  ведет бухгалтерский  и  статистический  учет в  соответствии  с  порядком,  предусмотренным  действующим  российским  законодательством.

     На  предприятии используется программное  обеспечение «1С: Предприятие 7.7»  базовая. При вводе операций система «1С: Бухгалтерия» всегда выполняет контроль правильности заполнения проводок с точки зрения механизма бухгалтерских итогов системы, программой не допускается использование в проводках счетов, которые могут иметь субсчета или корреспондирование забалансовых счетов с балансовыми.

     Главный  бухгалтер  несет  ответственность  за  соблюдение  методологических основ  при  ведении  бухгалтерского  учета,  обеспечивает  контроль  и  своевременное  отражение  на  счетах  бухгалтерского  учета  хозяйственных  операций,  формирует  оперативную  информацию  и  бухгалтерскую  отчетность  для  ее  представления в  установленные  адреса  и  сроки.  Совместно  с  руководителем  предприятия  главный  бухгалтер  подписывает  документы,  служащие  основанием  для  приема  и  выдачи  товарно-материальных  ценностей  и  денежных  средств,  а  также  расчетных,  кредитных  и  финансовых  обязательств.

     Главный бухгалтер временно совмещает должность  кассира.

     Согласно  должностным обязанностям кассир выполняет  следующие функции:

-осуществляет  операции по приему, учету, выдаче  и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;

-получает  по оформленным в соответствии  с установленным порядком документам  денежные средства и ценные  бумаги в учреждениях банка  для выплаты рабочим и служащим  заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов;

-ведет  на основе приходных и расходных  документов кассовую книгу, сверяет  фактическое значение денежных  сумм и ценных бумаг с книжным  остатком;

-составляет  описи ветхих купюр, а также  соответствующие документы для  их передачи в учреждения банка  с целью замены на новые.

     Хранение  наличных  денежных  средств  в  кассе  предприятия  осуществляется в соответствии с Порядком ведения  кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40.  в специальном металлическом сейфе в пределах  лимита  установленного  банком, который по окончании рабочего дня кассир закрывает ключом и опечатывает сургучной печатью предприятия. Ключи от сейфа и печать хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете у руководителя организации. Излишки  наличных  денежных средств  сдаются  в  банк. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих предприятию, не производится. Сверх установленного лимита в кассе организации хранятся деньги только для выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности и премий в течение трех дней платежного периода, включая день получения денег в банке на эти цели. Не выплаченные в срок наличные деньги возвращаются в банк на расчетный счет.

     2.2. Учет кассовых  операций в ООО  «КЕЙ-МВ»

     Для учета кассовых операций на предприятии  используется активный счет 50 «Касса». Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации. К счету 50 «Касса» открыты следующие субсчета: 50-1 «Касса организации».

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление  денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации. Характерной особенностью счетов учета денежных средств является отражение информации по ним в отечественной и иностранной валютах, а также организации информации о наличии и движении краткосрочных финансовых вложений предприятия в ценные бумаги других предприятий, процентные облигации государственных и местных займов, предоставленных предприятиям другими предприятиями.

     Аналитический учет кассовых операций ведется кассиром в кассовой книге. В кассовой книге  регистрируются все поступления  и выдачи денежных средств в хронологическом  порядке. Кассир делает записи в кассовой книге сразу после каждого  приема и выдачи денег с указанием документа, на основании которого выполнена операция. По окончании каждого дня кассир определяет остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию отчет отрезную часть, являющуюся полной копией кассовой книги с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

     Хозяйственные операции организации ООО «КЕЙ-МВ»  за сентябрь 2008г. представлены в таблице1. 

Таблица 1

Хозяйственные операции организации ООО «КЕЙ-МВ» за сентябрь 2008г.

     Рассмотрим  ряд примеров кассовых операций ООО  «КЕЙ-МВ».

     Получение и сдача денежных средств в  банк.

        Организация получает наличные  деньги из банка через кассира  по денежному чеку, выписанному на его имя. Чеки находятся  в специальной 
книжке. Чтобы получить чековую книжку, следует заполнить соответствующее заявление, в котором указывается фамилия, имя и отчество кассира и дается образец его подписи. Заявление подписывается руководителем и главным бухгалтером и заверяется печатью предприятия. Согласно этому заявлению кассир получает чековую книжку на 25 или 50 чеков. Чек заполняется в организации, как правило, на имя кассира, и никакие исправления в нем не допускаются. Чтобы снять наличные деньги со своего расчетного счета в банке, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру. При заполнении чека на оборотной стороне указывается целевое назначение получаемых денежных средств. Кассир предварительно заказывает требуемую сумму оправдательным документом для записей кассовых операций в учетных регистрах. Чек остается в банке, а у организации остается корешок чека в чековой книжке с указанием полученной суммы. Факт получения денежных средств в кассу оформляется приходным кассовым ордером в установленном порядке.

     Наличные деньги, полученные с  расчетного счета в кассу, 
расходуются по строго целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной стороне денежного чека). Например 03.08.08 с расчетного счета в кассу получены денежные средства для выдачи заработной платы сотрудникам организации:

Д50 «Касса»  К51 «Расчетный счет» - 153 480 руб. поступили  в кассу денежные средства с расчетного счета. (основанием для записи является корешок денежного чека, приходный кассовый ордер, кассовая книга, журнал-ордер № 01 или журнал-ордер № 02).

Когда зарплата и остальные выплаты  начислены, формируют платежную  ведомость, в которой работник будет  расписываться при получении  зарплаты. Для выплаты заработной платы из кассы установлены жесткие сроки –три дня с момента получения наличных денежных средств в учреждении банка.

     Из-за болезни сотрудника заработная плата  в размере 25 739руб. 00 коп. не получена в установленный срок, в ведомости напротив его фамилии поставлена отметка «депонировано».

 Д70 «Расчеты с персоналом по оплате  труда» К76-4 -25 739 руб. 00 коп. –депонирована не полученная в срок заработная плата (основанием для записи является расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость).