Учет кассовых и фактических расходов на примере Учреждения здравоохранения «37 городская поликлиника

Наряду с формами  регистров аналитического учета  фактических расходов, утвержденными  Постановлением Министерства финансов № 15, можно использовать книгу учета бюджетных ассигнований и расходов ф. 294 по форме согласно приложению 3 к Методическим указаниям о порядке учета денежных средств организациями, финансируемыми из бюджета, утвержденными Приказом Министерства финансов от 17.12.1999 № 364. В этом регистре сочетается аналитический учет бюджетных ассигнований, кассовых и фактических расходов.

По данным регистров  аналитического учета заполняется  отчетность об исполнении бюджетной  сметы [17].

В УЗ «37 городская поликлиника» вместо книги учета ассигнований, кассовых и фактических расходов формы 294 для аналитического учета фактических расходов используют ведомость расшифровки фактических затрат по счету 20, где видны статьи затрат, так за сентябрь 2012 года остаток на начало составил 12928139496 руб., оборот по всем статьям составил 2195959635 руб., остаток на конец сентября – 1512409931 руб. (приложение Л).

Все сказанное позволяет  сделать вывод, что точные и своевременные  данные о фактических расходах учреждения, а в частности УЗ «37 городская поликлиника» предоставляют возможность составить реальную и обоснованную смету на следующий период.

 

 

5 Совершенствование учета расходов с использованием ПЭВМ

 

 

Наступление эпохи компьютеризации дало возможность  преодолеть многие затруднения, которые испытывали бухгалтеры. У многих бухгалтеров постоянно возникают проблемы, связанные с необходимостью заполнения огромного количества отчетных форм, а также в связи с частыми изменениями законодательной базы.

В УЗ «37 городская поликлиника» производит свои расходы в соответствии с утвержденной бюджетной сметой по каждому параграфу. Для сокращения однообразного рутинного труда и освобождения время труда бухгалтера для контроля, анализа хозяйственной деятельности и учета исполнения бюджетной сметы в УЗ «37 городская поликлиника» установлен комплекс программ «МАП» ЗАО «МАПСОФТ» на ПЭВМ по использованию бюджетной сметы, кассовым операциям, фактическим расходам, банковским операциям, по заработной плате и т.д.

Разработка  теоретических основ программы  представляет собой сложную задачу. Требования к разработке в общем виде включают:

- преемственность основных тенденций в развитии методик учета;

- минимизацию ручного труда в учетном процессе;

- применение рациональной технологии электронной обработки учетной информации;

- расширение аналитических и контрольных функций на основе методологического единства учета и технологии обработки информации

При автоматизации используются элементы метода бухгалтерского учета:

- система показателей бухгалтерского учета;

- двойная бухгалтерская запись в системе взаимосвязанных заранее регламентированных счетов;

- балансовое обобщение данных учета;

- непрерывное и достоверное отражение хозяйственных операций в строго регламентированных по форме документах;

- единство синтетического и аналитического учета, сопоставление данных по однородным операциям.

Основой базы данных информационной системы управления являются данные бухгалтерского учета.

Поэтому при создании автоматизированной системы управления предприятием предусматривается, в первую очередь, автоматизация задач бухгалтерского учета. Комплексная обработка экономической информации организуется на базе автоматизированных рабочих мест (АРМ).

АРМ - это профессионально  ориентированный программно-технический  комплекс, где осуществляется деятельность исполнителя или группы исполнителей.

Комплекс АРМ бухгалтерской службы предполагает высокий уровень автоматизации учетных работ, обеспечивает возможность контроля финансовой информации на всех стадиях и этапах ее обработки, создает предпосылки оперативного использования информации для принятия управленческих решений. На основе АРМ возможно не только решение задач оперативного бухгалтерского учета, но и расчеты аналитического характера, прогноза поиска данных, экспертных оценок [11, с. 57].

В УЗ «37 городская поликлиника» используется универсальная программа «Мапсофт». Благодаря её возможностям, бухгалтер может автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы.

В представленной программе  существуют возможности:

- настройка системы на различные виды учета и реализация любой методологии учета;

- настраиваемость: возможность изменять и дополнять справочник счетов, систему проводок, формы первичных документов, формы отчетности;

- создавать новые справочники произвольной структуры;

- редактировать существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры;

- изменять печатные и экранные формы документов;

- создавать новые журналы для работы с документами и произвольно перераспределять документы по журналам;

- создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки информации.

Использование подсистемы обеспечивает:

- повышение эффективности, точности и оперативности работы по ведению бухгалтерского учета;

- учет финансовых операций, постатейный учет расходов, расчет налогов;

- количественно-суммовой учет материальных ценностей, расчет амортизации и переоценки основных средств;

- подготовку отчетов по учету материальных ценностей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, продуктов питания, медикаментов и основных средств;

- подготовку отчетов по финансовой группе: касса, банк, подотчетные, дебиторы - кредиторы;

- уменьшение механических ошибок, вызванных «человеческим фактором».

Для реализации этих целей  автоматизируются функция ввода  первичных документов бухгалтерского учета; складской учет; интерактивные главная книга, шахматка, ассигнования, расходы по статьям затрат. Кроме этого для ввода первичных данных реализуются функции облегчения ввода путем выбора из справочников, исключения повторного ввода одних и тех же данных.

Программа позволяет формировать стандартные выходные документы, а также отчеты произвольной формы: оборотно-сальдовые ведомости, шахматки, отчеты по журналу операций, карточки счетов, ведомости анализа счетов, ведомости оборотов и т.д.

Эффективность использования  программы может быть обеспечена только при соблюдении требований и условий её применения: организационных, аппаратных, требований к квалификации и к ответственности персонала.

При необходимости допускается  снижение некоторых организационных  требований, но при этом уменьшается  и эффект от использования программы.

Программа отличается удобством  в работе, быстротой проведения операций и легкостью освоения. Имеются  возможности ведения учета для  одной организации на нескольких компьютерах и на одном компьютере для нескольких организаций.

В УЗ «37 городская поликлиника» программой МАП ЗАО «МАПСОФТ» оборудовано 4 рабочих места в бухгалтерии. Все ПК связаны между собой локальной сетью, что позволяет максимально использовать возможности программы.

 

 

5.1 Характеристика справочников системы  по учету кассовых и фактических  расходов

 

Для обеспечения  автоматизации учета кассовых расходов целесообразно использовать следующие справочники.

Справочник «План счетов» - справочник содержит все бухгалтерские  счета необходимые для правильной организации учета. Будет заполнен при установке программы, но при необходимости может быть дополнен новыми счетами. Для каждого счета необходимо установить дату начала учета и аналитические признаки, по которым будут детализированы его остатки. Справочник представляет собой план бухгалтерских счетов организации. В верхней части формы расположено поле фильтра по группам счетов (разделам

бухгалтерского учёта), ниже расположена строка поиска по номеру счета, субсчета или наименованию. Основную часть формы занимает план счетов.

Колонки таблицы:

Тип. Отображается тип счета. Возможны следующие варианты: активный, пассивный, активно - пассивный, забалансовый. Здесь же отображается признак, показывающий, что счет участвует в формировании кассовых, фактических расходов или финансировании.

Счет. Термин используется в его нормативном значении, т.е. для бюджетного плана счетов это двухзначный номер.

Субсчет. Трехзначный номер, который на практике чаще называется счетом. Первые два знака соответствуют предыдущему реквизиту, т.е. счету, в итог по которому будет включена информация по данному субсчету.

Элемент. Однозначный  номер, представляющий следующий уровень аналитической классификации счетов бухгалтерского учета. На практике часто называется субсчетом.

Наименование. Наименование раздела, счета или субсчета.

Начало учета. Дата начала ведения учета по текущему счету (субсчету).

Таблица предназначена  для просмотра и поиска счетов при разнесении бухгалтерских операций. Ввод или редактирование данных производится в отдельной форме, вызываемой по клавише <пробел> на текущей строке.

Информация  о счете, субсчете, элементе и наименовании счета вводится вручную, группа и тип - выбором из выпадающих списков.

В блоке аналитика  устанавливается состав информационных полей журнала операций, по которым будут разбиваться остатки на данном счете. Необходимо помнить, что при изменении состава полей может потребоваться корректировка остатков, выполняемая при помощи специальной функции. Далее выбирается дата, начиная с которой рассчитываются остатки по счету и при необходимости указывается, как дебет и кредит счета влияет на расчет кассовых, фактических расчетов и финансирования.

Справочник  «Статьи» - справочник будет заполнен при установке программы, но при необходимости более детального учета расходов может быть дополнен новыми статьями. Позволяет вести учет движения денежных средств в соответствии с экономической (предметной) классификацией расходов бюджетов Республики Беларусь в разрезе категории расходов, предметной статьи, подстатьи, элемента расходов. Этот справочник может быть прикреплен к любому числу счетов и субсчетов.  Справочник позволяет вести перечень статей расходов и доходов в соответствие с бюджетной классификацией и используется для ведения постатейного бухгалтерского учёта. Справочник позволяет установить число и наименование уровней классификации бюджетных статей. Данные вносятся по группам (например: доходы и расходы) и периодически - с указанием даты, с которой действует данная классификация. Информация используется при занесении статей расходов и доходов и в ряде входных форм.

Справочник  планов - справочник необходимо заполнить  для организации учета расходов по статьям затрат. В нем указывается перечень счетов для различных планов исполнения смет, например: бюджет и внебюджет. Справочник «Организации» - справочник должен содержать хотя бы одну организацию (текущую), для которой будет заноситься вся информация по бухгалтерскому учету. Кроме этого в справочнике должны быть занесены контрагенты и их банки. В свою очередь данный справочник состоит из следующих справочников «Структура», «Сотрудники», «Расчетные счета».

 

 

 

5.2 Характеристика  выходной формы по учету кассовых  и фактических расходов

 

Важной характеристикой  программы является наличие понятого интерфейса, что немаловажно для начинающего бухгалтера. На мой взгляд программа МАП ЗАО «МАПСОФТ» относится именно к такой программе. Использование этой программы облегчает то, что каждая кнопка активного окна имеет всплывающую подсказку.

После запуска  программы на экране появляется главная форма. Она является «управляющим центром» программы: из неё можно получить доступ ко всем функциям и режимам, в ней предусмотрены элементы, позволяющие управлять открытыми окнами, быстро открывать один из режимов, использовавшихся в последнее время, увидеть сообщение о состоянии текущего режима.

Первичная настройка  системы включает следующие этапы:

1. Порядок заполнения справочников
2. Ввод данных
3. Расчеты
4. Просмотр и печать отчётных форм.

Синтетический учет кассовых расходов ведется на субсчете 100 «Текущий счет по бюджету» в корреспонденции с  субсчетами 120,  178, 179, 180 и др.

После ввода бухгалтерских проводок по хозяйственным операциям необходимо сформировать и распечатать учетные  регистры. Все выходные документы  представлены в режиме «Отчеты».

Программа работает в режиме автоматический пересчет итогов – когда итоги автоматически корректируются при каждом изменении в проводках рабочего периода (в этом случае при обращении к итоговым данным не выполняется перерасчет – они всегда находятся в актуальном состоянии).

Временный пересчет может быть выполнен за любой интервал, ограниченный двумя датами. Перед выполнением расчета следует установить начальную и конечную дату расчетного периода.

Программа МАП ЗАО «МАПСОФТ» в УЗ «37 городская поликлиника» после внесения необходимых данных и проведения расчетов позволяет формировать стандартные выходные документы, а также отчеты произвольной формы: главная книга, мемориальные ордера, оборотные по счетам, ведомости аналитического учета, оборотно-сальдовые ведомости, шахматки, различные печатные формы и т.д.