Учет кассовых и фактических расходов на примере Учреждения здравоохранения «37 городская поликлиника

Первичная учетная документация должна составляться на бланках унифицированных форм, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утверждаемых в соответствии с действующим законодательством.

Типовые формы первичных  учетных документов утверждаются Министерством финансов Республики Беларусь (республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров).

Учетные документы являются основой отражения в учетных  регистрах информации о совершенных  хозяйственных операциях - действий и событий, влекущих изменения в объеме и составе имущества и обязательств организации.

Первичные документы  составляются ответственными исполнителями  совместно с другими участниками  операции и служат гарантией достоверности  бухгалтерских данных. Они создаются, как правило, в момент совершения хозяйственной операции и фиксируют факт ее свершения и принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование, номер документа, дату и место его составления;

- содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

- должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи;

- другие реквизиты (в зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных).

Перечень лиц, имеющих  право подписи первичных учетных  документов, должен быть согласован с  главным бухгалтером и утвержден  руководителем организации.

Документы, которыми оформляются  хозяйственные операции, связанные  с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, - непосредственно после  ее совершения.

Лица, составившие и  подписавшие первичные учетные  документы, обеспечивают своевременное  и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

В первичных учетных  документах стирание записей и не оговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных.

Внесение исправлений  в кассовые и банковские документы  не допускается.

Первичные учетные документы, составленные на иных языках (кроме  русского и белорусского), должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.

Первичные учетные документы  могут составляться на бумажных и  машинных носителях информации. Если первичные учетные документы  составляются на машинных носителях  информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры. (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и отчетности)

В УЗ «37 городская поликлиника» бухгалтерский учет строго документирован. Первичные учетные документы создаются исполнителями и поступают в бухгалтерию в соответствии с утвержденным графиком документооборота. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Записи в бухгалтерском учете осуществляются только на основании правильно заполненных первичных документов. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Контроль правильности оформления документов и соблюдения сроков  их предоставления возложен на бухгалтеров согласно распределенным и доведенным под роспись должностным  инструкциям.

Ответственность за сохранность  и использование бланков строгой  отчетности возложена на работников в соответствии с должностными обязанностями и приказами по поликлинике.

В УЗ «37 городская поликлиника» в первую очередь первичными документами являются документы, которые подтверждают обоснованность осуществляемых платежей - договора, товарно-сопроводительные документы, накладные, акты выполненных работ, выставленные счета-фактуры за оказываемые услуги и т.д.

Договора, заключаемые УЗ «37 городская поликлиника» на закупку товаров, выполнение работ и оказание услуг за счет бюджетных средств, должны быть согласованы с органом казначейства на стадии их заключения и предоставлены ему для регистрации. Не зарегистрированные в органе казначейства договоры к оплате не принимаются.

Распорядитель средств  вместе с платежными поручениями (в УЗ «37 городская поликлиника» оплата всех работ и услуг, оказанных сторонними организациями осуществляется через казначейство по платежным поручениям) представляет в орган казначейства первичные документы, которые проверяются в присутствии представителя распорядителя средств. Проверенные и принятые к исполнению документы возвращаются распорядителю средств с отметкой казначейства, как правило, после их оплаты. Возврату подлежат те платежные поручения, которые не приняты к исполнению из-за отсутствия необходимых бюджетных ассигнований, неправильного оформления, отсутствия первичных документов, подтверждающих обоснованность платежа либо их несоответствия платежным документам.

Оформление платежных  поручений на перечисление средств  производится в соответствии с установленным порядком. При этом

- по строке «Плательщик» заполняются реквизиты органа казначейства;

- по строке «Получатель» - данные получателя, исходя из документов, подтверждающих обоснованность платежа;

- строки «Дата получения товара, оказания услуг» и «Назначение платежа» заполняются в соответствии с вышеуказанными требованиями.

Кроме того, по строке «Назначение  платежа» необходимо указать УНК  и наименование распорядителя средств, чьи расходы оплачиваются, а сумму  расходов отразить по элементам в  соответствии с Бюджетной классификацией Республики Беларусь [8]. Платежные поручения на перечисление средств со счета территориального органа казначейства оформляются в двух экземплярах.

Первый - заверяется оттиском печати и подписями должностных  лиц, и остается на хранении в органах казначейства в качестве документа, подтверждающего обоснованность перечисления средств. При этом второй экземпляр с отметкой органа казначейства возвращается распорядителям средств по мере их исполнения вместе с банковской выпиской.

Платежные поручения считаются действительными в течение 10 дней с момента оформления, не считая даты выписки [18]. 

Одновременно с платежным  поручением на выплату заработной платы УЗ «37 городская поликлиника» представляет в орган казначейства платежные поручения на перечисление сумм, удержанных из заработной платы - подоходный налог, профсоюзные взносы, кредиты, ссуды, начисление страховых взносов в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и обязательных отчислений в Белгосстрах.

Оплата расходов на служебные  командировки (учеба медицинского персонала, курсы и т.д.) в УЗ «37 городская поликлиника» осуществляется органом казначейства при наличии приказа, подписанного руководителем организации, копия которого предоставляется в орган казначейства вместе с платежным поручением. Денежные средства на командировочные расходы перечисляются на карт-счета командируемых.

Все вышесказанное позволяет  сделать вывод, что первичные документы являются основой отражения в учетных регистрах информации о совершенных хозяйственных операциях, а также обосновывают поступления средств из бюджета на те, или иные расходы, поэтому несвоевременное и неправильное оформление первичных документов может привести к искажению показателей бухгалтерской отчетности.

 

4 Синтетический и аналитический учет кассовых и фактических расходов

 

 

4.1 Синтетический  учет кассовых расходов 

Синтетический учет кассовых расходов ведется на активном счете 10 «Текущие счета по бюджету». На этом счете учитываются денежные средства, перечисляемые из бюджета через территориальные органы казначейства на расходы по содержанию организаций и на финансирование подведомственных организаций, средства на выплату пенсий и пособий за счет фонда социальной защиты населения и т.д. На субсчетах счета 10 необходимо вести раздельный учет движения денежных средств на текущих счетах в банке и на лицевых счетах в органах казначейства. На лицевых счетах в органах казначейства отражаются операции по выборке бюджетных средств в соответствии с объемами финансирования, утвержденными бюджетной росписью и бюджетной сметой. На лицевые счета возвращаются неиспользованные средства бюджетного финансирования.

По дебету счета 10 отражается поступление денежных средств на текущие счета в банке, а по кредиту – списание (перечисление) денежных средств. Сальдо – дебетовое. Записи по дебету и кредиту счета производятся на основании выписок банка с текущих счетов организаций и приложенных к ним документов.

Счет 10 «Текущие счета  по бюджету» подразделяется на субсчета:

- 100 «Текущий счет по бюджету»;

- 101 «Текущий валютный счет по бюджету»;

- 102 «Текущий валютный счет по капитальным вложениям за счет средств бюджета»;

- 103 «Текущий счет по взысканным платежам в бюджет»;

- 104 «Текущий валютный счет по взысканным платежам в бюджет»;

- 105 «Текущий счет на выплату пенсий и пособий за счет фонда социальной защиты».

На субсчете 100 «Текущий счет по бюджету» учитывается движение средств, поступивших в распоряжение распорядителей бюджетных ассигнований на содержание организации, а также для перевода средств подведомственным организациям.

На субсчете 101 «Текущий валютный счет по бюджету» учитывается  движение денежных средств в иностранной  валюте, поступивших в порядке  бюджетного финансирования, а также  приобретенных в соответствии с действующим законодательством за счет бюджетных ассигнований и зачисленных на специальный валютный счет.

На субсчете 102 «Текущий счет по капитальным вложениям за счет средств бюджета» учитывается  движение средств на финансирование капитальных вложений.

На субсчете 103 «Текущий счет по взысканным платежам в бюджет»  учитывается движение денежных средств, изъятых и конфискованных в соответствии с действующим законодательством  и подлежащих зачислению в доход  бюджета. Этот субсчет используется органами, уполномоченными взыскивать платежи в бюджет.

На субсчете 104 «Текущий валютный счет по взысканным платежам в бюджет» учитывается движение денежных средств в иностранной  валюте, изъятых и конфискованных в соответствии с действующим  законодательством и подлежащих зачислению в доход бюджета. Этот субсчет также используется органами, уполномоченными взыскивать платежи в бюджет.

На субсчете 105 «Текущий счет на выплату пенсий и пособий  за счет фонда социальной защиты»  учитываются средства фонда социальной защиты населения, предназначенные для выплаты пенсий и пособий. Этот субсчет используется органами социального обеспечения для учета движения денежных средств на расходы по пенсиям и пособиям.

На суммы произведенных  кассовых расходов кредитуются субсчета счета 10 «Текущие счета по бюджету», а дебетуются различные субсчета в зависимости от направления расходов:

- 120 «Касса», 121 «Валютные средства в кассе» - при получении наличных средств в кассу;

- 171 «Расчеты по социальному страхованию» - при перечислении взносов в фонд социальной защиты населения и в Белгосстрах;

- 173 «Расчеты с бюджетом» - при перечислении сумм в доход государственного бюджета, например подоходного налога, удержанного из заработной платы работников организации;

- 150 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 179 «Расчеты в порядке плановых платежей» - на суммы, перечисленные поставщикам за полученные материальные ценности, выполненные работы и услуги или в порядке предварительной оплаты;

- 182 «Расчеты за товары, проданные в кредит» - при перечислении сумм, удержанных из заработной платы работников, торгующим организациям за приобретенные у них работниками организации товары в кредит;

- 183 «Расчеты по вкладам в банках» - при перечислении суммы, причитающейся к выплате работникам организации заработной платы, на их счета по вкладам в банке;

- 184 « Расчеты по договорам добровольного страхования» - при перечислении сумм, удержанных из заработной платы работников, органам страхования по договорам добровольного страхования работников организации;

- 185 «Расчеты по профсоюзным взносам» - при перечислении удержанных из заработной платы членских профсоюзных взносов профсоюзным организациям;

- 186 «Расчеты с персоналом по ссудам банков» - при перечислении сумм, удержанных из заработной платы работников, банку для погашения ссуд, взятых работниками организации;

- 187 «Расчеты по исполнительным листам» - при перечислении сумм, удержанных из заработной платы работников, в пользу предприятий, организаций и лиц в соответствии с исполнительными листами;