Учет кассовых и фактических расходов на примере Учреждения здравоохранения «37 городская поликлиника

Расходование со  счета  в банке валютных средств, приобретенных  организацией за счет бюджетного финансирования, также не учитывается в  составе  кассовых расходов. В составе кассовых расходов в этом случае отражаются средства в белорусских рублях, направляемые на покупку иностранной  валюты. Возврат неиспользованных белорусских рублей  на счет территориального органа казначейства уменьшает кассовые расходы.

Если организация получила бюджетное финансирование в иностранной валюте, то в этом случае списание (расходование) средств с бюджетного  валютного счета и возврат неиспользованных валютных средств на счет в  банке учитываются при формировании кассовых расходов по курсу Национального банка на дату совершения операции.

Отчетность бюджетных  организаций о произведенных  кассовых расходах, представленная в  финансовые органы, используется для  организации учета исполнения соответствующего бюджета.

Основной задачей учета  кассовых расходов является обеспечение контроля за целевым расходованием бюджетных средств в соответствии с утвержденной бюджетной сметой в разрезе подразделений бюджетной классификации (по каждому параграфу соответствующего раздела, подраздела, вида расходов в разрезе статей, подстатей, элементов) [13].

Фактические расходы - это действительные  затраты организации, оформленные соответствующими документами, включая расходы по неоплаченным счетам кредиторов, обязательствам перед бюджетом, по  начисленной заработной плате и стипендиям.

Эти расходы отражают фактическое выполнение расходных  норм, утвержденных по смете, и являются показателями окончательного исполнения бюджетных смет в разрезе подразделений бюджетной классификации (по каждому параграфу соответствующего раздела, подраздела, вида расходов в разрезе статей, подстатей, элементов).

Примеры кассовых расходов:

- перечислены по назначению средства с текущего счета территориального органа казначейства или с текущего счета организации в банке:

а) подрядной организации за работы по капитальному ремонту помещения поликлиники;

б) в бюджет подоходный налог, удержанный из заработной платы;

в) алименты, удержанные из заработной платы по исполнительным листам судебных органов.

- получены наличные денежные средства с текущего счета в кассу для выплаты:

а) аванса на командировку;

б) заработной платы.

Примеры фактических  расходов:

- стоимость лекарственных средств, израсходованных на лечение больных в УЗ «37 городская поликлиника».

- сумма начисленной заработной платы работникам УЗ «37 городская поликлиника».

- выполнен текущий ремонт медицинского оборудования УЗ «37 городская поликлиника» согласно акта приемки выполненных работ.

Фактические и кассовые расходы за отчетный период, как  правило, не совпадают.

Например, сумма начисленной заработной платы за февраль месяц не может быть равна сумме израсходованных денежных средств со счета органа казначейства или со счета организации за этот же месяц на заработную плату в связи с тем, что выплата заработной платы за февраль будет произведена в марте месяце. В феврале же со счета органа казначейства или со счета организации расходуются денежные средства на заработную плату за январь (2-ая часть) месяц и авансовый платеж (1-я часть) за февраль месяц.

Сумма, перечисленная  со счета органа казначейства или со счета поликлиники поставщикам за медикаменты в феврале месяце, не может быть равна сумме израсходованных за этот же месяц медикаментов, так как расходоваться могут лекарственные средства, оставшиеся на складе с прошлого месяца. Кроме этого, не все медикаменты, за которые уплачено поставщикам в феврале, в феврале будут получены на склад поликлиники и израсходованы.

Одновременно при составлении  отчетности об исполнении бюджетной сметы  должна быть произведена увязка кассовых и фактических расходов по подразделениям бюджетной классификации (подстатьям, элементам), что позволит не допустить ошибок в учете кассовых и фактических расходов и использовании бюджетных средств не по целевому назначению.

Для их увязки необходимо располагать данными об остатках материальных запасов, денежных средств, дебиторской и кредиторской задолженности на начало и конец отчетного периода, образовавшихся за счет бюджетного финансирования.

Увязка производится по следующей формуле:

 

Рф - ОМн - ДЗн + КЗн + ОМк + ДЗк - КЗк = Рк,               (1)

 

где Рф - фактические расходы  за отчетный период;

      ОМн - остаток материалов на начало отчетного периода;

      ДЗн - дебиторская задолженность на начало отчетного периода;

      КЗн - кредиторская задолженность на начало отчетного периода;

      ОМк - остаток материалов на конец отчетного периода;

      ДЗк - дебиторская задолженность на конец отчетного периода;

       КЗк - кредиторская задолженность на конец отчетного периода;

       Рк - кассовые расходы.

Если организация получала материалы безвозмездно, а также материалы, основные средства и отдельные предметы в составе оборотных средств, оплаченные в централизованном порядке, то для увязки кассовых и фактических расходов в приведенной формуле надо уменьшить фактические расходы на стоимость израсходованных материалов и поступивших основных средств и отдельных предметов в составе оборотных средств [18, с.86].

Таким образом, в УЗ «37 городская поликлиника» в процессе исполнения сметы доходов и расходов учитываются кассовые и фактические расходы.

Кассовыми расходами  считаются все суммы, выданные с  банковских счетов как путем безналичных  расчетов, так и наличными деньгами.

  Фактическими расходами считаются действительные затраты поликлиники, подтверждаемые документами в соответствии с законодательством.

 

 

2.2 Планирование  расходов бюджетных организаций

В УЗ «37 городская поликлиника» планирование расходов производится ежегодно. Финансирование расходов осуществляется на основании бюджетной росписи.

Бюджетная роспись – это поквартальное распределение доходов и расходов бюджета, источников покрытия дефицита по подразделениям бюджетной классификации. Она составляется после утверждения бюджета.

Бюджетная смета - финансовый план, устанавливающий объем, целевое направление и распределение бюджетных средств в соответствии с бюджетной росписью для выполнения бюджетной организацией своих функций (подп.1.7 п.1 ст.2 БК РБ). В приложении А «Бюджетная смета на 2012 год УЗ «37 городская поликлиника»» можно увидеть как утвержденная на год сумма бюджетных средств (16153002,0 тыс.руб.) распределена по кварталам. Из сметы видно, что на 2012 год  бюджетом не запланированы расходы под категорию капитальные расходы - 2 00 00 00, приобретения оборудования и других основных средств, а также капитальный ремонт - 2 40 03 00 – это связано с тем, что поликлиника открыта в октябре 2010 года и, соответственно, не нуждается в финансировании данных разделов.

УЗ «37 городская поликлиника» составляет проект бюджетной сметы в разрезе функциональной, программной, ведомственной, экономической классификаций расходов бюджета бюджетной классификации Республики Беларусь. Расходы, включаемые в бюджетную смету, должны быть обоснованы расчетами по статьям, подстатьям и элементам экономической классификации.

После утверждения республиканского и местных бюджетов Министерство финансов Республики Беларусь  и местные финансовые органы доводят до распорядителей бюджетных средств годовые объемы бюджетных назначений, установленные Законом о республиканском бюджете и решениями местных Советов депутатов, с поквартальным распределением, определяемым Министерством финансов, местными финансовыми органами с учетом поквартального распределения доходов, расходов и источников финансирования дефицита республиканского бюджета и местных бюджетов соответственно.

Распорядители бюджетных  средств сообщают всем подведомственным получателям бюджетных средств годовые объемы бюджетных ассигнований с поквартальным распределением.

Распорядители бюджетных  средств обязаны установить сроки  представления получателями бюджетных  средств проектов бюджетных смет, организовать работу по их рассмотрению, обеспечивающие своевременное составление проектов бюджетных смет получателей бюджетных средств и представление их и проектов сводных бюджетных смет распорядителей бюджетных средств Министерству финансов и местным финансовым органам для включения в бюджетную роспись республиканского бюджета и местных бюджетов [9].

В УЗ «37 городская поликлиника» поквартальное распределение бюджетных ассигнований составляется с учетом сроков выплаты заработной платы и других денежных выплат населению, оплаты расходов за поставленные товары, оказанные услуги, выполненные работы, проведения отдельных мероприятий и возможности обеспечения их финансирования, а также с учетом поквартального распределения, доведенного Министерством финансов, местными финансовыми органами.

Определение расходов по бюджетной смете производится исходя из действительной потребности в средствах с учетом осуществления режима экономии и эффективного расходования материальных и денежных средств.

Проект бюджетной сметы  предоставляется распорядителю средств на рассмотрение. К проекту бюджетной сметы прилагаются плановые показатели по сети, штатам и контингентам, штатные расписания, а также расчеты расходов по статьям, подстатьям и (или) элементам экономической классификации, включаемых в бюджетную смету получателя бюджетных средств. Утверждение бюджетных смет осуществляется в течение месячного срока после утверждения бюджетной росписи республиканского бюджета и местных бюджетов. Бюджетная смета в двух экземплярах, подписанная главным врачом, главным бухгалтером и ведущим экономистом поликлиники, после проверки комитетом по здравоохранению Мингорисполкома утверждается его руководителем с оттиском печати, датой утверждения на всех экземплярах сметы и одновременным указанием в верхнем правом углу общей суммы расходов по бюджетной смете получателя бюджетных средств. После утверждения бюджетной сметы один экземпляр возвращается в поликлинику, второй - остается в  комитете по здравоохранению Мингорисполкома.

Бухгалтерская отчетность наряду с другими видами отчетности используется для экономического анализа деятельности организации и служит исходной базой для планирования.

Отчет об исполнении бюджетной  сметы (форма 2), составляется по каждому  параграфу соответствующего раздела, подраздела, вида расходов функциональной классификации расходов Республики Беларусь соответствующей главы ведомственной классификации расходов. В нем отражаются данные о годовых и квартальных сметных назначениях (нарастающим итогом с начала года), сумма полученного бюджетного финансирования, кассовые и фактические расходы за отчетный период (квартал, полугодие, девять месяцев, год), остатки средств на счете в банке на начало года и на отчетную дату. Так из приложения Б видно, что сумма полученного бюджетного финансирования УЗ «37 городская поликлиника» за 9 месяцев 2012 г. составила 15250431.1,  кассовые расходы составили 15250431,1 а фактические 15124099,1 (единицы измерения: тысячи белорусских рублей).

В УЗ «37 городская поликлиника» для планирования расходов составляется документ «Расчет ассигнований по бюджетным организациям и мероприятиям на 2012 г.», где указывается уточненный план на текущий год и проект на 2012 г. по категориям, статьям, подстатьям, элементам экономической классификации. В приложение В приведен пример расчетов расходов на приобретение лекарственных средств и изделий медицинского назначения по статье 1.10.03.02, из которых видно, что на 2012 год по этой статье запланировано 978821,0 тыс. руб. данная сумма разбита по наименованиям расходов, например: расходы на лекарственные и перевязочные средства составили 116489,0 тыс. руб.

УЗ «37 городская поликлиника» составляет отчет о финансировании и остатках средств на определенную дату. В нем отражаются данные о годовых и квартальных назначениях, кассовых расходах, остатках средств. Например, по статье 10.01.00 «Заработная плата рабочих и служащих» по УЗ «37 городская поликлиника» запланировано всего на год 11407015,4, из этой суммы кассовые расходы за 9 месяцев составили 7923914,8, остаток по состоянию на 30.09.2011 г. составил 3483100,6 (единицы измерения: тысячи белорусских рублей) (приложение Г).

Бухгалтерский баланс –  это таблица, в которой на конкретную дату отражается наличие (состояние) средств  и источников их формирования в стоимостном (денежном) измерителе. Он является формой годовой и квартальной отчетности. В нем отражаются  остатки по счетам на начало года и на конец отчетного периода [18]. Кассовые расходы отражены, например, в активе баланса в разделах «денежные средства», «расчеты», а фактические – в разделе «расходы». В бухгалтерском балансе на 1 октября 2012 года в разделе «расходы» отражены «расходы по бюджету», которые на начало года составили 480029,9, а по состоянию на 1 октября 2012г. – 15614211,7 (единицы измерения: тысячи белорусских рублей) (приложение Д).

Все сказанное позволяет  сделать вывод, что планирование расходов является одним из важнейших видов экономической работы.  Для того чтобы решения были рациональными и продуктивными, они должны основываться на тщательной оценке разных вариантов. Самый большой вклад, который приносит планирование - это размещение ресурсов таким образом, чтобы медицинское обслуживание было максимально доступным и эффективным.

 

3 Первичная документация по учету кассовых и фактических расходов

 

 

Основная цель организации бухгалтерского учета - формирование информации и группировка данных для анализа и принятия обоснованных, эффективных управленческих решений, обеспечение контроля за целевым использованием бюджетного финансирования.

Первичные учетные документы – это документы, в которых хозяйственные операции находят свое первичное отражение; документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции, составленные в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенные для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Первичные учетные документы, а также учетные регистры, применяемые в статистическом и оперативном учете, образуют систему первичной учетной документации.