Учет и контроль материалов в строительной организации и пути их совершенствования

4.2 Методика синтетического и аналитического учета материалов

Для обобщения информации о наличии и движении принадлежащих организации сырья, материалов, топлива, запасных частей и других ценностей предназначен активный синтетический счет 10 «Материалы», который согласно нового Типовому плану счетов имеет одиннадцать субсчетов.

По дебету счета 10 «Материалы» происходит отражение остатков ценностей на начало и на конец отчетного периода и их поступление, а по кредиту – расход (выбытие). Причем согласно Инструкции по применению Плана счетов материальные ресурсы могут учитываться на данном счете как по фактической себестоимости их приобретения, которая складывается  из стоимости по покупным ценам и расходов по их заготовке и доставке в организацию, так и по учетным ценам. Кроме того, организации, которые  учитывают ценности  на счете 10 «Материалы» по учетным ценам, в том числе и управление подсобных производств «Смелт», используют также активный синтетический счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», на котором обобщается информация о заготовлении и приобретении оборудования и материально-производственных запасов организации.

Как известно, материалы чаще всего поступают от поставщиков. Для системного отражения операций приобретения материалов, а также расчетов с поставщиками и подрядчиками в условиях ведения учета по полной журнально-ордерной форме используется журнал-ордер №6, который ведется по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Материальные ценности собственной выработки отражаются в журнале-ордере №10, а приобретенные через подотчетных лиц – в журнале-ордере № 7.

В небольших организациях, использующих сокращенную журнально-ордерную форму счетоводства, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется в ведомости № 01, причем ценности, поступающие через подотчетных лиц, при этом отражаются в ведомости № 02.

Также покупатели товаров, работ, услуг согласно Методическим указаниям о порядке исчисления и уплате налога на добавленную стоимость от 13.12.1999 г. № 310, обязаны вести журнал учета получаемых от поставщиков первичных учетных, платежных и расчетных документов, в котором указаны реквизиты по НДС, а также книгу покупок.

Таблица 4.1.

Корреспонденция счетов по учету поступления материалов используемая в управлении подсобных производств «Смелт»

Следует отметить, что в зависимости от принятой учетной политикой организации учета поступления материалов от поставщиков на предприятии может быть отражено с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и (или) 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» или же без их использования.

Второй вариант, который используется в управлении подсобных производств «Смелт» связан с непосредственным использованием счетов учета материалов, на которых накапливаются все виды затрат, формирующих фактическую себестоимость запасов. Поступление материалов не от поставщиков, а из других источников, в учете исследуемого предприятия, Выявление недостач материалов в зависимости от виновного лица. При этом в бухгалтерском учете поступление материальных ценностей на склад организации отражается следующими проводками, отраженными в  таблице 4.1.

Эти записи осуществляются в течение месяца по учетной стоимости в соответствующих регистрах бухгалтерского учета. В конце месяца добавляют (или вычитают) сумму отклонений или суммы транспортно-заготовительных расходов, относящиеся к израсходованным материалам. Таким образом, расходы материалов показывают по фактической стоимости. Расход материалов, отражается следующими бухгалтерскими записями в зависимости от направлений использования (рисунок 4.1.).

Рис. 4.1. Корреспонденция счетов по учету расхода материалов

1.        Списаны материалы, израсходованные на строительство и приобретение основных средств;

2. Списаны материалы, израсходованные на нужды основного производства;

3. Списаны материалы, израсходованные на нужды вспомогательного производства;

4. Списаны материалы, израсходованные на общехозяйственные нужды;

5. Списаны материалы, израсходованные на исправление брака;

6. Списаны материалы, израсходованные на целевые мероприятия;

7. Списаны материалы, реализованные на сторону;  

8. Списаны материалы, уничтоженные вследствие чрезвычайной ситуации;           

9.Отражается выявление недостачи материалов;

10. Списано топливо, израсходованное сверх норм.

Передача материалов с общезаводских складов в цеховые кладовые, которые являются самостоятельными учетными единицами, и возврат из них, а также со склада на склад оформляются в учете следующими проводками: по дебету счета  10 «Материалы» - в получаемом подразделении,  по кредиту счета10 «Материалы» - в передающем подразделении.

Как отмечалось ранее,  на предприятии могут иметься в наличии излишние или ненужные материальные ценности. Их отпуск в порядке реализации оформляется товарно-транспортными накладными ТТН-1 или товарными накладными формы ТН-2. Информация о реализации материальных ресурсов обобщается на счете 91 «Операционные доходы и расходы», при этом учете делаются следующие проводки (рисунок 4.2.).

Рис. 4.2. Корреспонденция счетов по учету реализации материальных запасов

1.Отражается списание балансовой стоимости материальных ценностей;

2.Предъявлены счета покупателям за реализованные материалы на стоимость материалов по продажным ценам с НДС;

3.На расчетный счет поступила выручка от реализации материалов по договорным ценам с НДС;

4.Начислен НДС по реализованным материалам;

5.Отражается финансовый результат от реализации (прибыль);

6.Отражается финансовый результат от реализации (убыток).

Следует заметить, что в управлении подсобных производств «Смелт» в учете происходит признание выручки от реализации материальных запасов по моменту отгрузки и предъявлению покупателям расчетных документов.

Необходимо отметить, что для осуществления записей на счетах бухгалтерского учета в бухгалтерии управления подсобных производств «Смелт» осуществляется обработка поступающей первичной информации о поступлении и расходе материалов. При этом в бухгалтериях организаций учет движения товарно-материальных ценностей в суммовом выражении при полной журнально-ордерной форме рекомендуется осуществлять в ведомости №10 - С «Движение материальных ценностей».

Аналитический учет всех материалов имеющихся на балансе строительной организации, ведется в материальном отчете по форе М-19 с использованием ручного или автоматизированного способа заполнения. Он должен составляться ежемесячно  материально- ответственным лицом отдельно по каждому объекту строительства  в натуральных измерителях. Ведение аналитического учета материалов в целом по организации в одном регистре в целом недопустимо, так как это противоречит требованиям Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», в частности статьи 12 «Инвентаризация имущества и обязательств». Проведение инвентаризации в строительстве само по себе является очень сложным и трудоемким процессом из-за огромной номенклатуры строительных материалов, конструкций, деталей, а также сложности способов обмера фактически имеющихся в остатках и уложенных в дело материалов. В случае учета материалов, расположенных на разных объектах строительства, в одном регистре проведение инвентаризации становится просто невозможным, что создает предпосылки для хищений и другого непроизводительного использования материальных ценностей.

Отчет М-19 представляет собой оборотную ведомость, где отражаются:

        наименование материалов и их номенклатурный номер;

        единица измерения и цена;

        остаток материалов на начало месяца;

        приход за месяц из центрального склада, от поставщиков, в порядке внутреннего перемещения, поступления из других источников, итого по приходу;

        расход материалов на объекты строительства, в порядке внутреннего перемещения, реализация на сторону, отпуск вспомогательным производствам, всего по расходу;

        остаток материалов на конец месяца.

Вся информация об остатках и движении материалов формируется в натуральных и денежных измерителях.

Расход материалов на строительные объекты в соответствии с производственными нормами на фактический объем выполненных работ отражается в материальном отчете по форме М – 19 без предварительного расхода материалов первичными документами. Данные о количестве израсходованного материала берутся из графы «Списать на себестоимость» формы М – 29.

По окончании месяца материальный отчет по форме М – 19 вместе с приложенными к нему первичными документами передаются материально – ответственным лицом в бухгалтерию. После проверки правильности данных о движении материалов в натуральных единицах измерения бухгалтер расценивает материальный отчет, подсчитывает итоги по каждой графе и строке и переносит их в ведомость 10 - С «Движение материалов в денежном выражении по соответствующим счетам». Эта ведомость является регистром синтетического учета и предназначена для обобщения информации о движении материальных ценностей по учетным ценам и фактической себестоимости.

4.3 Пути совершенствования учета материалов в условиях применения ПЭВМ и международных стандартов

Как известно, учет материалов является одним из наиболее трудоемких участков учетной работы на предприятии, поэтому наведение порядка в учете товарно-материальных запасов и рациональное управление ими является одним из шагов на пути к повышению эффективности деятельности предприятия. Оперативные и исчерпывающие сведения о наличии и движении материалов помогут в принятии обоснованных решений о закупках, выпуске того или иного вида продукции, позволяет снизить потери и рационально расходовать денежные средства. Чтобы постоянно находиться в курсе событий, вовремя замечать назревающие проблемы руководителям предприятий следует подумать о том, чтобы внедрить на предприятии в качестве помощника соответствующую компьютерную систему для управления производством, которая бы позволила получать точную и оперативную информацию об уровне запасов соответствующих материальных ценностей, усилить контроль за их сохранность, способствовала бы снижению непроизводительных расходов и повышению эффективности производства в целом.

Внедрение современных компьютерных технологий в настоящее время является одним из основных направлений развития и совершенствования бухгалтерского учета уже не способны обеспечить должный уровень решения учетных задач, так как ручной учет не в состоянии оперативно представлять информацию во многих разнообразных формах и разрезах, как того требуют различные категории пользователей учетных сведений, кроме того человеческих фактор обуславливает также низкую надежность и точность данных ручного бухгалтерского учета. Поэтому необходимо автоматизация учета сегодня уже не подвергается сомнению. Современный бухгалтер, чтобы быть полезным на предприятии, должен использовать самые передовые технологические средства ведения бухгалтерского учета.

Однако на практике компьютеризация учета часто не дает того эффекта, которого от нее ожидают. Следует отметить, что процесс компьютеризации на предприятиях Республики  Беларусь в большинстве случаев проходит стихийно, в результате чего учет не  становится  легче, понятнее и дешевле. Это можно отметить и в отношении управления подсобных производств «Смелт». На данном предприятии применяется так называемая хаотическая автоматизация бухгалтерского учета, которая является одним из распространенных, но наименее эффективных видов инвестирования средств в развитие информационных систем. Характерной особенностью для изучаемого предприятия является отсутствие стратегического плана информатизации предприятия, проведение работ по принципу разовой компании с неясными перспективами. Внедрение закупленных инструментов, разработка методики применения их для решения конкретных задач отдается на откуп рядовым сотрудникам. В результате локальные задачи решаются наилучшим образом (сокращение ручного труда конкретных работников, ускорение выполнения отдельных работ, повышение их качества). Однако автоматизация не отвечает при этом реальным потребностям бизнеса, а лишь ограничивается решением данных локальных задач. Поэтому развивать такую систему, построенную хаотично, довольно проблематично.

Так, в управлении подсобных производств «Смелт» применяется компьютерная программа «Ветразь», однако большинство регистров систематического и аналитического учета ведутся вручную и лишь частично автоматизировано. Среди возможных причин сложившейся ситуации на сыродельном заводе можно назвать неподготовленность предприятия к серьезным переменам в сложившейся системе ведения бухгалтерского учета, недостаточная подготовка кадров в области компьютерных технологий.

Выходом из положения для изучаемого предприятия будет являться переход на полную (комплексную) автоматизацию учетных работ с параллельным получением персоналом бухгалтерии знаний в области работы с компьютерными системами.