Учет, документальное оформление и расчет заработной платы к выдаче

При расчете оплаты труда администрации (специалисты, руководители, бухгалтерия и т.д.), как правило, используется повременная форма.

Для учета затрат  труда при повременной форме оплаты ( как для работников администрации, так и для других категорий работников с повременной оплатой) применяется табель учета рабочего времени (форма № 140-АПК). Табель ведут по месту работы руководители подразделения или кадровые работники. В табель вносится весь списочный состав соответствующего подразделения с указанием табельных номеров. Ежедневно напротив каждого работника отмечается количество отработанных часов рабочего времени. В случае невыхода на работу соответствующими обозначениями («О» -отпуск; «П»- прогул; «Б»- больничный) отмечается причина отсутствия работника. В конце месяца после подведения итогов по отработанному времени (дням, часам) табель сдается в бухгалтерию.

Для учета оплаты труда и объема выполненных работ на вспомогательных и промышленных производствах используется наряд на сдельную работу для бригады (форма № 13-АПК)  и наряд на сдельную работу индивидуальный (форма № 137-АПК).

Они применяются с целью учета объема выполненных работ, затраченного времени и для начисления заработной платы. Наряд выписывается сроком до одного месяца в одном экземпляре, в нем отмечаются выполненные работы, и ведется табель учета времени, отработанного каждым членом бригады. Заработок каждого члена бригады зависит от разряда, квалификации и количества отработанного времени.

Учет  затрат труда и его оплаты на автотранспорте ведется при помощи следующих первичных документов:

- путевой лист автомобиля (повременный (форма №4п) и сдельный (форма №4с)). Они служат для учета труда шоферов и грузчиков. Путевой лист выписывают на один или несколько дней. В нем приводятся данные о количестве перевезенных грузов, расстоянии, расходе горючего и пр.;

- путевой лист легкового автомобиля (форма №3) предназначен для первичного учета работы легкового автотранспорта и служит основанием для начисления заработной платы водителю легкового автотранспорта;

- для учета работы и расчета заработной платы водителей автобусов используется соответственно путевой лист автобуса (форма №6).

Все  вышеперечисленные документы в конце месяца поступают в бухгалтерию предприятия, производится расчет по каждому работнику, данные группируются, и бухгалтер, который занимается начислением заработной платы, составляет необходимые, принятые согласно учетной политике на данном предприятии сводные документы и регистры.

1.5. Синтетический и аналитический учет расчетов по оплате труда.

Оплата труда на предприятии является важным элементом затрат в себестоимости продукции. Можно выделить следующие особенности расчетных операций с персоналом предприятия по всем видам начислений и удержаний:

- сжатые и строго определенные сроки на расчеты по оплате труда подготовку всей необходимой документации;

- при начислении и выплате суммы заработной платы необходимо руководствоваться значительным числом нормативных актов;

- важное значение имеет точность оформления первичных документов, служащим основанием для расчетов с работниками.

      Синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда (по всем видам заработной платы, премиям, пособиям, пенсиям, работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».   Этот счет, как правило, пассивный.

        По кредиту счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а также доходов от участия в организации, а по дебету – удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам.

Операцию по начислению и распределению оплаты труда, включаемой в издержки производства и обращения, оформляют следующей бухгалтерской записью: 

      Дебет счета 20 «Основное производство» (оплата труда производственных рабочих);

      Дебет счета 23 «Вспомогательные производства» (оплата труда рабочим вспо­могательных производств);

      Дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы» (оплата труда цехового пер­сонала);

      Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (оплата труда персонала адми­нистрации);

      Дебет счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (оплата труда работников обслуживающих производств и хозяйств);

      Дебет других счетов издержек (28, 44, 45, 91, 97 и др.);

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (на всю сумму на­численной оплаты труда).

Начисление оплаты труда по операциям, связанным с заготовле­нием и приобретением производственных запасов, оборудования к установке и осуществлением капитальных вложений, отражают, как уже отмечалось в двух предыдущих главах, по дебету счетов 07, 08, 10, 11, 15 и кредиту счета 70.

Пособия по временной нетрудоспособности и другие выплаты за счет средств органов социального страхования отражают по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и кредиту счета 70.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               

      Начисленные суммы премий, материальной помощи, пособий, оплаты труда по работам, производимым за счет средств целевого финансирования и в процессе получения внереализационных или опе­рационных доходов, отражают по дебету счетов 91 «Прочие доходы и расходы», 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)», 86 «Целевое финансирование» и кредиту счета 70 «Расчеты с персо­налом по оплате труда».

       Начисление доходов работникам организации по акциям и вкла­дам в его имущество оформляют следующей бухгалтерской записью:

      Дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»    

      Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

      В некоторых организациях ввиду сезонности производства отпус­ка работникам предоставляют в течение года неравномерно. Поэтому для более точного определения себестоимости продукции суммы, вып­лачиваемые работникам за отпуска, относят на издержки производ­ства в течение года равномерными долями независимо от того, в ка­ком месяце эти суммы будут выплачиваться. Тем самым создается ре­зерв для оплаты отпусков работникам. Организация может создавать резерв на выплату вознаграждений за выслугу лет.

Резервируемые суммы относят в дебет тех же счетов производ­ственных затрат, на которые отнесена начисленная зарплата работни­ков, и в кредит счета 96 «Резервы предстоящих расходов».

     По мере ухода рабочих в отпуск фактически начисленные им суммы за отпускной период списывают на уменьшение созданного резерва. При этом составляют следующую бухгалтерскую запись:

      Дебет счета 96 «Резервы предстоящих расходов»

      Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

      Такой же записью оформляют начисление работникам вознаграждений за выслугу лет.

       При начислении сумм ежегодных и дополнительных отпусков следует иметь в виду, что начисленные суммы отпусков включаются фонд заработной платы труда отчетного месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в отчетном месяце. В случае перехода части отпуска на следующий месяц выплаченная работникам за эти дни сумма отпускных отражается в отчетном месяце как выданный аванс по дебету счета 70 и кредиту счета 50 «Касса». В следующем месяце эту сумму включают в состав фонда оплаты труда и обычно отражают записью по начислению отпускных сумм (кредит счета 70 и дебет счетов производственных затрат или счета 96).

При натуральной форме оплаты труда, т.е. выдаче работникам качестве оплаты труда готовой продукции, товаров и др., составляют следующие бухгалтерские записи:

1)     Дебет счетов 20, 23, 25 и др.        Кредит счета 70        

     на сумму начисленной  заработной платы ;

2)     Дебет счета70                               Кредит счетов 90, 91

  на сумму выданной продукции, товаров, материалов в натуре по ценам реализации,   включая НДС и акцизный налог;

3)       Дебет счетов 90,91                     Кредит счетов 43,41,40

на производственную себестоимость готовой продукции, фактическую себестоимость товаров и материалов, выданных в порядке натуральной.

     Удержания из сумм начисленной оплаты труда списывают с кредита соответствующих счетов в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

     Выдачу сумм заработной платы и пособий оформляют следующей бухгалтерской записью:

     Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

     Кредит счета 50 «Касса».

      Не полученная в срок заработная плата оформляется следующей бухгалтерской записью:

     Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

     Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»,

субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

     Остатки не выданной в срок заработной платы (задепонированных сумм) по истечении трех дней должны быть сданы в банк на рас­четный счет. При этом составляют следующую бухгалтерскую запись:

     Дебет счета 51 «Расчетные счета»

     Кредит счета 50 «Касса»                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонирован­ной заработной платы, заполняемой по данным реестра не выданной заработной платы. Книгу открывают на год. Для каждого депонента в ней отводят отдельную строку, в которой указывают табельный но­мер депонента, его фамилию, имя, отчество, депонированную сумму и отметки о ее выдаче. Суммы, оставшиеся на конец года невыплачен­ными, переносят в новую книгу, открываемую также на год.

Последующую выплату депонированной заработной платы осу­ществляют по расходному кассовому ордеру и отражают по дебету счета 76 и кредиту счета 50 «Касса».

Эти суммы записываются в ведомости учета производственных затрат по заказам, статьям, це­хам, а на их основе — в журналы-ордера № 10 и 10/1.

1.6. Расчет оплаты за время нахождения в отпуске.

Право трудящихся на отпуск закреплено в Конституции РФ. В статье 37 Конституции РФ указано, что каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленная законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск. Ежегодные отпуска по составу делятся на основные и дополнительные.

В соответствии со статьей 114 ТК РФ ежегодные отпуска предоставляются работникам с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.        

В соответствии со статьей 139 ТК РФ Правительство России приняло Постановление от 11 апреля 2003г. № 213 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», согласно которому утверждено положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Оно определяет особенности порядка исчисления средней заработной платы для всех случаев определения ее размера, предусмотренных ТК РФ.

В соответствии с положением о премировании в организации премия по итогам работы за месяц, начисляется в зависимости от фактически проработанного времени в данном месяце, а работник был временно нетрудоспособен и премия начислена в неполном размере, то при исчислении среднего заработка эту премию следует учитывать пропорционально отработанному времени. При этом размер премии, который будет учитываться при исчислении среднего заработка  пропорционально отработанному времени, имеет чисто расчетное значение.

Материальная помощь, оказываемая по личному заявлению работника, при подсчете среднего заработка не учитывается

Право на отпуск  работникам предоставляется по истечении  6 месяцев непрерывной работы на данном предприятии. За работником, находящимся в отпуске, сохраняется средний заработок.

Отпускные рассчитываются по формуле: