Сущность, значение и правила формирования внутренней сегментарной отчетности на примере ООО « Фармаимпекс»

    При создании системы сегментарного  учета и отчетности необходимо иметь в виду, что:

    •затраты  на внедрение и обслуживание системы  должны быть меньше, чем получаемый от ее использования эффект;

    •система  должна обеспечивать конфиденциальность информации;

    •система  должна быть автоматизирована и универсальна.

    Постановка системы сегментарного учета предполагает прохождение предприятием следующих этапов.

    Этап I. Формирование децентрализованной структуры управления с выделением центров ответственности. Последние в свою очередь должны подразделяться на центры прибыли и центры затрат.

    Проектируемая децентрализованная структура управления ООО «Фармаимпекс» представлена на рис.3.2.

    При этом в качестве центров прибыли  выступают аптеки и аптечные пункты; офис и склад являются центрами затрат. Управленческая информация по центрам прибыли имеет преимущественный характер, поскольку от регулирования деятельности этих центров зависит финансовое состояние организации. Центры прибыли должны не только покрыть расходы организации в целом, но и обеспечить ей прибыль.

    По  центрам ответственности (одновременно являющимися и местами возникновения затрат) осуществляется управленческий учет и контроль (нормирование, планирование и учет затрат обращения). Ответственность за результаты деятельности центров ответственности возлагается на директоров аптек, пунктов и аптечного склада. Работа сформированных центров ответственности контролируется административными службами (отделами) предприятия.

    При частных вопросах, касающихся, например, кадровых изменений руководящего состава в аптеке, генеральный директор для решения вопроса

 

Рис. 3.2 Проектируемая  организационная структура ООО  «Фармаимпекс» 

может ограничиться мнением директоров отдела кадров и отдела аптечной сети.

    С офисом ситуация выглядит иначе. Ответственность  за результаты работы этого центра ответственности можно возложить на главного бухгалтера предприятия. Он будет осуществлять непосредственный контроль за местами возникновения затрат в офисе, а поскольку каждый отдел будет являться местом возникновения затрат, все директора отделов по требованию главного бухгалтера должны будут предоставлять объяснения по причинам любых отклонений от установленных норм, которые закреплены в бюджете предприятия, утвержденном на совете директоров отделов.

    Этап II. Кодировка статей затрат центров ответственности. Организация системы сегментарного учета предполагает специальную кодировку затратных и доходных статей центров ответственности для их детального отражения в системе управленческого учета и для последующего составления сегментарной отчетности. Решение этих задач требует корректировки рабочего плана счетов ООО «Фармаимпекс». Рассмотрим этот вопрос на примере организации учета затрат обращения.

    Для контроля и оценки деятельности отдельных  сегментов бизнеса необходимо провести:

    1) классификацию их расходов на переменные, постоянные, условнопостоянные. К переменным, как обычно, будем относить затраты, размер которых находится в прямой зависимости от объема продаж аптеки и аптечного пункта (от их деловой активности). К постоянным затратам, напротив, отнесем затраты, величина которых не зависит от изменения объема продаж. Затраты, которые нельзя однозначно отнести ни к переменным, ни к постоянным, будем рассматривать как условно-постоянные;

    2) разделение затрат центров ответственности  на регулируемые и нерегулируемые. Регулируемые — затраты, зарегистрированные по центрам ответственности, величина которых зависит от деятельности руководителя центра ответственности. Другими словами, директора аптек и аптечных пунктов путем принятия тех или иных управленческих решений могут повлиять на размер регулируемых затрат. Нерегулируемые затраты, напротив, не подвержены такому влиянию.

    В соответствии с вышеизложенным целесообразно  внести следующие коррективы в рабочий план счетов организации. Каждой статье затрат присвоим два дополнительных признака. Первый признак: 1 — переменные затраты, 2 — постоянные затраты, 3 — условно-постоянные затраты. Второй

    признак: 4 — регулируемые затраты, 5 — нерегулируемые затраты. Это не усложнит существенно работу бухгалтерии, но обеспечит бухгалтера-аналитика, занимающегося сегментарным учетом, всей необходимой для него информацией. Возможный вариант организации счета 44 «Расходы на продажу» в ООО «Фармаимпекс», с учетом внесенных предложений, представлен в приложении 2.

    Режим работы бухгалтерии, обрабатывающей первичные  документы и формирующей информацию об издержках обращения ООО «Фармаимпекс», с внедрением системы сегментарного учета существенно не изменится. Сохранится ранее действовавший порядок кодировки статей затрат в бухгалтерском учете. Признаки статей затрат формируются бухгалтером -аналитиком при постановке системы сегментарного учета. Например, кодировка статьи затрат «Разъездные расходы» по аптеке № 7 будет выглядеть следующим образом: 44/07/086/617,

    где 44 — балансовый счет «Расходы на продажу»;

    07 — первый уровень аналитического учета, отражающий подразделение;

    086 — второй уровень аналитического учета, отражающий непосредственно статью затрат;

    617 — третий уровень аналитического учета, по которому формируются отчеты учредителям.

    В сегментарном учете информация распределяется согласно признакам классификации затрат в автоматическом режиме. Например, рассмотренная статья затрат может быть представлена как: 44/07/086/617 3,4.

    Признаки 3 (условно-постоянные затраты) и 4 (регулируемые затраты) видны только бухгалтеру-аналитику.

    Разделение  информации по признакам может и  не проводиться. Так, в оперативном отчете деятельности аптек ООО «Фармаимпекс» за определенный период, направляемом в отдел аптечной сети, затраты могут быть показаны общей суммой.

    Таким образом, бухгалтер-аналитик, занимающийся сегментарным учетом, работая на персональном компьютере, имеет доступ ко всей бухгалтерской информации. Для посторонних пользователей в систему управленческого сегментарного учета он закрыт. Возможности получения сотрудниками бухгалтерской информации варьируются в зависимости от их должностных обязанностей.

    Этап III. Организация плановой и отчетной работы по каждому сегменту. С вводом в действие системы управленческого учета появляется возможность планировать затраты и доходы центров ответственности и, как следствие, разрабатывать ценовую политику сегментов бизнеса, выявлять отклонения фактических показателей от плановых, устанавливать их причины.

    Одна  из основных задач сегментарной отчетности — предоставление отчетов об отклонениях от принятых норм по сегментам бизнеса. При своевременном выявлении отклонений и причин их возникновения появляется возможность их оперативного устранения.

    Разработка  бюджетов и смет ведется бухгалтером-аналитиком в непосредственном контакте с директорами отделов с использованием таких приемов планирования, как анализ фактических показателей за прошлый период, разработка внутренних стандартов, прогнозирование. Система планирования сориентирована на организацию контроля затрат и получение прибыли центрами ответственности, а также на координацию их хозяйственной деятельности в интересах предприятия в целом. В системе сегментарного учета формируются бюджеты и сметы по всем направлениям хозяйственной деятельности структурных подразделений предприятия. Бюджеты и отчеты об их исполнении составляются по местам возникновения затрат в разрезе центров ответственности. По причинам возникновения отклонений лицами, несущими ответственность за возникшие отклонения, должны быть представлены объяснения. Далее в автоматическом режиме бухгалтер-аналитик формирует сводные отчеты для принятия руководством предприятия соответствующих управленческих решений, один из которых может иметь вид, показанный в таблице 6

Таблица 6

Отчет об остатках товара в аптеках на 01.12.2010 г. в разрезе лекарственных средств и парафармацевтики

 
 

    Данный  отчет является одним из нескольких по движению товарных потоков. В частности, он помогает администрации предприятия контролировать остатки товара в аптеках и анализировать процессы товарооборота. В связи с тем, что остаток товара учитывается при расчете налога на имущество предприятий, составление такого отчета позволяет оптимизировать налоговые платежи.

    В нем фигурируют четыре из шести существующих в ООО «Фармаимпекс»

    групп товара:

    •1-я  группа —валютный товар без НДС;

    •2-я  группа —рублевый товар без НДС;

    •5-я  группа —валютный товар с 18% НДС;

    •6-я  группа —рублевый товар с 18% НДС. 

    3.3. Оценка фактических результатов  деятельности центров ответственности ООО «Фармаимпекс» 

    Формирование  частных бюджетов аптек осуществляется бухгалтером - аналитиком в непосредственном контакте со специалистами и директорами всех отделов с использованием имеющейся прошлой информации и элементов прогнозирования. В начальной стадии постановки системы сегментарного учета трудно добиться планирования с минимальными отклонениями, так как базовая информация для этого берется из системы финансового учета. Планирование становится эффективным лишь при использовании исторической информации сегментарного учета. Для этого должен пройти как минимум один бюджетный цикл. Например, при помесячном планировании с внедрением системы сегментарного учета в конце декабря, достаточная точность будет обеспечена только при планировании на второй месяц, т.е. на февраль; результаты планирования на март будут еще более определенными.

    Важным  элементом планирования, влияющим на точность плановых расчетов, является прогнозирование. Большое внимание в данном процессе должно уделяться маркетингу. Маркетинговые исследования являются основой для принятия решений по управлению и регулированию положения товара на рынке, оказывают непосредственное влияние на внешний вид — оформление и цену товара. Исследованием деятельности, сбором информации, планированием ассортимента продукции, возможностями стимулирования сбыта совместно с отделом закупок занимается специально созданный для этих целей отдел ценообразования и маркетинга. Вся информация по прогнозам и их анализу собирается в конечном счете у бухгалтера-аналитика, который, прорабатывая ее и привлекая при необходимости специалистов и директоров отделов, осуществляет планирование.