Сущность, значение и правила формирования внутренней сегментарной отчетности на примере ООО « Фармаимпекс»

3.1 Анализ эффективности функционирования существующей организационной структуры предприятия ООО «Фармаимпекс» 

    ООО «Фармаимпекс»— крупная аптечная сеть, состоящей из 21 аптеки, 13 аптечных пунктов и одного аптечного склада. Предприятие занимается розничной и оптовой торговлей медикаментами, изделиями медицинского назначения, детским питанием, парафармацевтикой, приобретаемыми как на внутреннем, так и на внешнем рынке.

    По  требованию учредителей и в соответствии с налоговым регламентом (применение различных ставок НДС по различным товарным группам) на предприятии выделено 6 групп товаров:

    1-я  группа — валютный товар без  НДС;

    2-я  группа — рублевый товар без  НДС;

    3-я  группа — валютный товар с 10% НДС;

    4-я  группа — рублевый товар с  10% НДС;

    5-я  группа — валютный товар с  18% НДС;

    6-я  группа — рублевый товар с  18% НДС.

    Розничная торговля является основным видом деятельности ООО «Фармаимпекс» и осуществляется в двух направлениях: за наличный расчет и по льготным и бесплатным рецептам.

    Современная организационная структура предприятия  представлена на рис. 1 (Приложение 1) централизована и состоит из отделов, возглавляемых директорами, которые подчиняются непосредственно генеральному директору предприятия. Отделы координируют работу аптек и аптечных пунктов. В процессе функционирования организации все отделы контактируют друг с другом.

    Обеспечение аптек товаром осуществляется отделом закупок и частично самими аптеками. Однако даже в условиях централизованной структуры управления оперативная бухгалтерская информация, необходимая для принятия решений по закупкам, отсутствует. Информация от аптек передается ежедекадно, т.е. с недельным опозданием, когда она лишается актуальности. Кроме того, отсутствует должным образом организованный обмен информацией между аптеками о дефиците или излишках тех или иных лекарственных средств.

    Конечно, нельзя сбрасывать со счетов обязательный перечень лекарственных средств, который  всегда должен находиться в ассортименте товара в аптеке, но качественное управление процессом закупок позволило бы решить многие проблемы, а главное — оптимизировать товарооборот как организации в целом, так и ее структурных подразделений.

    Наиболее  сложной оказывается процедура  закупки товара на внешнем рынке. Инициатором заключения договоров на централизованные валютные закупки лекарственных средств является отдел закупок. На предприятии используются преимущественно долгосрочные договоры поставки лекарственных средств за валюту на условиях поставки товара на таможенный склад в Российской Федерации, где и осуществляется его хранение. Товар перемещается с таможенного склада на склад предприятия по мере осуществления таможенных процедур и уплаты установленных сборов и пошлин. Распоряжение о растаможивании очередной партии товара издается директором коммерческого отдела. Процедура таможенной очистки товара осуществляется таможенной группой. Товар с оформленными таможенными и товаросопроводительными документами и с документами, фиксирующими величину накладных расходов (транспортных расходов, расходов на хранение, погрузку и разгрузку) на данную партию товара, поступает на склад ООО «Фармаимпекс».

    Отмеченные  ранее проблемы в части нехватки оперативной информации для принятия решений по закупкам стоят здесь наиболее остро. Ведь процесс закупки валютного товара намного сложнее процесса закупки отечественных лекарственных средств, а значит, на его выполнение требуются большие затраты. Следовательно, товар, который куплен и не востребован, во-первых, «заморозит» оборотные средства предприятия, а во-вторых, увеличит базу по налогу на имущество.

    Инициатором самостоятельных закупок является аптека. В обязанности директора входит отслеживание наличия в ней медикаментов обязательного ассортимента, а также прочего ассортимента при наличии неудовлетворенного спроса на данные товары. На практике, как уже отмечалось, не выработана технология управления этим процессом.

    Исходя  из потребности в конкретных рублевых товарах директор аптеки обращается в отдел закупок по вопросу заключения договора поставки. Санкция на осуществление самостоятельного заказа необходимой лекарственной продукции дается аптеке отделом закупок в устной форме на основании уровня продаж данной товарной позиции по аптекам предприятия.

    С целью планирования уровня централизованных поставок заявки на самостоятельные закупки фиксируются коммерческим отделом в специальном журнале. Запись содержит дату, номер аптеки, состав закупаемых препаратов, причину самостоятельной закупки (отсутствие на складе, повышенный спрос и т.п.). Долгосрочный договор закупки лекарственных препаратов оформляется и заключается представителем отдела закупок, после чего визируется руководителем предприятия.

    Получение товара и оформление товаросопроводительных документов осуществляется директором аптеки (или иным материально ответственным лицом, чье право на выполнение таких действий оформлено распоряжением директора аптеки и утверждено руководством предприятия) самостоятельно, при этом составляется и подписывается акт приемки товара по количеству и наименованиям. Один раз в 10 дней аптеки формируют товарные отчеты.

    При возникновении потребности в  получении аптекой на складе валютного  товара также оформляется заявка, подписываемая директором аптеки и направляемая на склад. Склад информирует отдел закупок о заявках аптек. В случае отсутствия (или недостатка) заявленного товара сотрудники отдела закупок или склада либо информируют таможенную группу о необходимости проведения таможенной очистки соответствующего товара (при наличии его на таможенном складе), либо отдел закупок решает вопрос о включении данного товара в ближайшую поставку, либо он принимает решение о межаптечной переброске товара, либо отказывается от заявки. В отсутствие четко налаженной системы управления сбор необходимой информации отнимает много времени, и в результате появившийся в аптеке товар теряет свою актуальность.

    Межаптечные переброски позволяют регулировать товарный запас при возникновении не учтенных отделом закупок колебаний покупательского спроса. Они осуществляются в случаях:

    • отсутствия товара обязательного ассортимента в одной из аптек, если имеется временной разрыв между исчерпанием товарного запаса по данному наименованию и поставкой данного наименования по самостоятельной закупке;

    • отсутствия рублевого товара данного наименования, приобретаемого в централизованном порядке, на складе предприятия;

    • отсутствия валютного товара данного  наименования на складе предприятия (в  период до окончания его таможенной очистки);

    • отсутствия валютного товара данного  наименования на таможенном складе (в период до поступления данного товара по плановой поставке).

    В первом случае межаптечные переброски осуществляются на уровне внутренней договоренности между аптеками, в остальных случаях межаптечные переброски совершаются с разрешения отдела закупок. Однако низкая управляемость этого процесса делает его продолжительным и малоэффективным.

    Решение о приобретении какого-либо имущества  принимается комитетом по инвестициям, в состав которого входят руководитель предприятия, главный бухгалтер и руководитель того отдела (подразделения), которому предназначается новое основное средство. Рассмотрение вопроса об осуществлении инвестиций в основное средство (на сумму свыше рублевого эквивалента 2000 долл. США) осуществляется комитетом по инвестициям исходя из соответствующих статей годового бюджета фирмы. Директорам аптек предоставляется лишь право самостоятельного приобретения малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

    Бухгалтерская служба предприятия представлена четырьмя группами учета (рис. 3.1), которые обрабатывают поступающую финансовую информацию и взаимодействуют с другими отделами предприятия. В настоящее время ООО «Фармаимпекс» применяет централизованную систему бухгалтерского учета, перешло на новую программу «1С: бухгалтерия 8.1» в соответствии с законодательством и заявленной учетной политикой. Ранее система была децентрализована и велась без использования специальных бухгалтерских программ, за исключением участков учета заработной платы и основных средств, что облегчало работу лишь на этих участках.

    Действительно, существующая ныне система позволяет  точно, быстро и экономично обобщать бухгалтерскую информацию в соответствии с действующим законодательством и представлять ее заинтересованным внешним пользователям. Однако она не приспособлена для решения задач по оценке деятельности отдельных сегментов бизнеса (аптек и аптечных пунктов) и координации их деятельности.

    В ООО «Фармаимпекс» бухгалтерский  учет осуществляется в интегрированной  системе, в условиях единого счетного плана для ведения финансового и управленческого учета. Например, расходы на продажу собираются на балансовом счете 44, имеющем три уровня аналитических счетов. Первый уровень аналитики— это подразделения организации: аптеки, пункты, склад, офис; второй уровень — это непосредственно статьи затрат, каждая из которых является отдельным видом затрат; третий уровень — счета, информация о которых предназначена для формирования отчетов учредителям. Например, статья затрат «Аренда земли» по аптеке № 7 будет записана следующим образом: 44/07/002/777 
 
 

Рис. 3.1. Структура бухгалтерии ООО «Фармаимпекс» 
 

    Такая кодировка затрат и доходов сориентирована главным образом на предоставление необходимой информации учредителям. Однако она малопригодна для внутрипроизводственных целей.

    В настоящее время осуществляется лишь контроль и оценка деятельности организации в целом. С этой целью  разрабатывается генеральный бюджет предприятия. Данные бюджета и отчета о его выполнении, являясь основными отчетными документами перед учредителями, позволяют выполнять поверхностный анализ хозяйственной деятельности организации без оценки эффективности работы отдельных структурных подразделений — аптек и аптечных пунктов. Разработка и анализ бюджета возложены на экономиста. Таким образом, следствием существующей организационной структуры ООО «Фармаимпекс» является:

    •отсутствие регулирования товарных потоков  на предприятии;

    •негибкая система ценообразования;

    •практически  бесконтрольная деятельность подразделений  —аптек;

    •недостаточно эффективная система документооборота;

    •отсутствие управления затратами.

    Управленческие  решения принимаются руководством на основании разобщенной и часто  противоречивой информации и, как правило, основываются на субъективном мнении руководителей, а не на результатах управленческого анализа. Эти и другие факторы повлияли на ухудшение финансовых показателей предприятия.  

    3.2 Задачи и этапы построения системы сегментарной отчетности

    ООО «Фармаимпекс»

    Цель  создания системы сегментарного  учета и отчетности в организации — это обеспечение собственников и менеджеров всех уровней управления полной, оперативной и достоверной информацией о деятельности структурных подразделений для анализа и принятия грамотных управленческих решений. Выше было показано, что эту информацию не может предоставить система финансового учета. Постановка же сегментарного учета, кроме того, позволяет усовершенствовать существующий в настоящее время на предприятии документооборот, оптимизировать показатели деятельности как отдельных центров ответственности, так и предприятия в целом и как следствие — повысить прибыль ООО «Фармаимпекс».