Совершенствования учет и контроля за денежными средствами

Бухгалтерский учет на ООО «Березово» автоматизирован, ведётся с помощью программы  «1С: Бухгалтерия» версии 7.7 редакция 4.5.

1С: Бухгалтерия  является универсальной системой  для автоматизации ведения бухгалтерского  учета. Она может поддерживать  различные системы учета, различные  методологии учета, использоваться  на предприятиях различных типов  деятельности.

Поэтому в качестве меры совершенствования учета и аудита денежных средств, да и в целом бухгалтерского учета на предприятии, можно порекомендовать лишь внедрение более совершенной версии программы, к примеру, 1С: «Бухгалтерии» версия 8.0, которая более адаптирована к изменениям, произошедшим в последние годы в налоговом законодательстве, и учитывает те, корректировки, которые были внесены в Положения по бухгалтерскому учёту.

Можно предложить руководителю предприятия при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, либо периодическому привлечению лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускать лиц:

1) ранее привлекавшиеся  к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

2) страдающих  хроническими психическими заболеваниями;

3 систематически  нарушающих общественный порядок;

4) злоупотребляющие  спиртными напитками, либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

Предоставить  кассиру охрану при транспортировке  денежных средств и ценностей  из учреждений банков или сдаче в  них и, в случае необходимости, - транспортное средство.

В целом на предприятии  соблюдены все требования, предъявляемые к ведению учета денежных средств.

4. Разработка мероприятий,  направленных на  улучшение организации  учета денежных  средств в ООО «ТРАНС-СТРОЙ» 

4.1 Основные проблемы  организации учёта  денежных средств  в ООО «ТРАНС-СТРОЙ» 

Как видно из проведённой работы, учёт денежных средств в ООО «ТРАНС-СТРОЙ» поставлен на хорошем уровень. Однако при написании работы были выявлены некоторые недостатки, а именно: не всегда ведётся книга регистрации принятых приходных и расходных кассовых документов. Ведение данной книги позволяет более быстро находить интересующие документы, чем по кассовой книге.

Также для ООО «ТРАНС-СТРОЙ» рекомендуется создавать резерв по сомнительным долгам. Учитывая, что отражение резерва в бухгалтерском учёте законодательно не прописано, необходимо предусмотреть в учётной политике формирование резерва по сомнительным долгам в бухгалтерском учёте по тем же правилам, что и в налоговом учёте.

Преимущество  будет заключаться в том, что:

1. Для начисления  налога на прибыль можно использовать данные бухгалтерского учёта, не корректируя их;

2. Уменьшится  количество разниц между бухгалтерским  и налоговым учетом, что во  многом облегчит учет данного  участка [30, 241].

Изучение организации  системы внутреннего контроля ООО «ТРАНС-СТРОЙ» позволяет оценить её эффективность как среднюю. Недостатки действующей системы контроля заключаются в том, что инвентаризация расчётов производится только 1 раз в год, сроки возникновения задолженности проверяются выборочно и нерегулярно, имеются случаи невыставления претензии.

Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета денежных средств вносит использование  современных ЭВМ и создаваемых  на их основе автоматизированных систем управления торговлей. Применение ЭВМ  позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов. Необходимо расширять использование специализированного торгового и складского программного обеспечения данной организации для удобства учета и проводимых инвентаризаций.

Как рекомендацию к более оперативному ведению  учёта денежных средств, возможно, оснастить  кассу организации персональной ЭВМ с пакетом необходимых прикладных программ.

В настоящее  время бухгалтерия организации  пользуется действующим Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций и предприятий. Учет денежных средств ведется по журнально-ордерной форме, с применением счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банках».

Основными задачами бухгалтерии по учету денежных средств  являются: обеспечение их сохранности  и правильности использования, строгое соблюдение установленных правил ведения кассовых и банковских операций, правильное оформление движения денежных средств в документах и регистрах бухгалтерского учета.

Методология бухгалтерского учета денежных средств в ООО «ТРАНС-СТРОЙ» не нарушается. Тем не менее, выявлен ряд недостатков:

– оформление первичных документов с нарушением установленных требований;

– некорректное отражение операций по денежным средствам в учетных регистрах;

– нарушается график документооборота, а именно сроки внезапных проверок кассы;

– данная организация не инкассируется;

– при сдаче денежных средств в банк, кассир не сопровождается;

– кассир организации посещает банк с незаполненным чеком, подписанным руководителем ООО «ТРАНС-СТРОЙ»;

– главный бухгалтер не ежедневно обрабатывает банковские выписки;

– реестр депонированных сумм не составляется;

– не осуществляется сверка соответствия записей в указанных банковских выписках и приложениях к ним;

– бывает отсрочка в бюджет поставщикам по причине отсутствия денежных средств на расчетном счете;

– не назначена приказом руководителя организации комиссия для проведения ревизии кассы;

– внеплановые проверки в кассе не проводятся;

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризация не проводится, что является нарушением п. 2 ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Для устранения этих недостатков можно предложить пути совершенствования учета денежных средств:

Усилить контроль по срокам предоставления отчетов кассира  главному бухгалтеру.

2. Руководству  ООО «ТРАНС-СТРОЙ» также усилить контроль над формированием инвентаризационной комиссией, так как отсутствие при инвентаризации даже одно члена комиссии, включенного в ее состав, служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

3. Рекомендуется проводить внезапную инвентаризацию кассы и расчетов с подотчетными лицами, для своевременного выявления отклонений в бухгалтерском учете.

4. Необходимо  повысить уровень ответственности  работников за нарушение сроков  предоставления авансовых отчетов.

5. Повысить уровень  ответственности кассиров за  нарушение порядка ведения кассовых  операций, путем применения административных  санкций: выговоров, замечаний,  увольнений.

6. Необходимо  следить за заполнением всех  реквизитов оправдательных документов, а также соблюдать порядок списания расходов при отсутствии оправдательных документов.

7. Усилить контроль  за сохранностью денежных средств  путем проведения сверок с  банком, где располагается расчетный  счет.

8. Повысить уровень  ответственности кассиров за  нарушение порядка ведения кассовых операций, путем применения административных санкций: выговоров, замечаний, увольнений.

9. Также необходимо  систематическое проведение экономической  учебы среди работников бухгалтерии. 

4.2 Предложения по  совершенствованию  учета и внутреннего аудита денежных средств в ООО «ТРАНС-СТРОЙ» 

В процессе разработки основных направлений совершенствования  системы учета и аудита денежных средств организации ООО «ТРАНС-СТРОЙ» можно предложить следующее:

1) при организации  процессов автоматизации бухгалтерского учета использовать не типовые программы, а те, которые адаптированы для предприятий торговли. Это позволит более полно учитывать все особенности осуществления бухгалтерского учета организации данной отрасли;

При этом автоматизация должна касаться не только учета товаров, а всего комплекса бухгалтерского учета организации, в том числе и учета денежных средств.

Таким образом, введение автоматизации бухгалтерского учета значительно облегчает  работу с поставщиками, товаром. Однако кроме этого, она значительно облегчает процесс ведения бухгалтерских операций.

Проведение автоматизации  бухгалтерского учета значительно  сократит перечень операций, осуществляемых бухгалтером вручную. Кроме того, автоматизация бухгалтерского учета  позволит устранить риск совершения ошибки при переносе данных с одного документа на другой, так как каждая цифровая информация заносится в базу данных только один раз.

Также необходимо расширить штат бухгалтерии. Когда  бухучет ведется коллективом  бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучета будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый не своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер, что будет вести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.

Исходя из этих позиций, а также из того, что ООО «ТРАНС-СТРОЙ» является относительно небольшой организацией, на нем необходимо провести комплексную автоматизацию производственного и бухгалтерского учета.

2) При недостаточности  собственных источников в денежной  форме организация вынуждена  «не целевым» образом использовать  заемные средства, а это, безусловно, не способствует улучшению её  финансово-экономического состояния.

Под «не целевым» использованием заемных средств  следует понимать довольно распространенные случаи, когда средства под вполне конкретные и обоснованные цели, например на оплату товаров, берутся не оттуда, откуда следовало бы. Поэтому, чтобы  вырученные средства за реализованные товары использовались по целевому назначению, необходимо составлять плановую калькуляцию затрат на весь планируемый портфель заказов реализации. В результате в сводной плановой калькуляции каждая статья получает не только стоимостную, а в отдельных случаях и натурально-вещественную оценку (по статьям товаров, материалов, топлива, энергии), но и свой удельный вес по отношению к общей величине выручки.

Распределение денежных средств в соответствии со структурой плановой калькуляции должно распространяться на все поступающие суммы со стороны, пока не будет получена вся выручка (по методу оплаты) или закрыта вся дебиторская задолженность денежными средствами (по методу отгрузки).

Отсюда следует: для того чтобы не было путаницы, что оплачивать в первую очередь – товары, заработную плату или налоги, – необходимо строго придерживаться принятой структуры сводной калькуляции и не допускать использования одних источников в ущерб другим.

Такое представление  механизма образования и использования сначала заемных, а затем собственных денежных средств делает «прозрачным» процесс движения денежных средств, а каждая статья затрат получает конкретное содержание. При этом по каждой статье устанавливается верхний предел, выход за который может привести к перерасходу предусмотренного источника и, следовательно, уменьшению прибыли и собственного капитала в денежной форме.

Но целевое  распределение денежных средств  возможно только в случае, если [14, 276]:

– затраты на реализацию составлены верно и экономически обоснованы;

– сводные затраты на отпуск товаров учитывает все затраты, что подтверждается анализом отчетных данных и фактического расхода на плановый объем реализации;