Совершенствования учет и контроля за денежными средствами

В кассах предприятий  могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых  обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий.

Лимит остатка  наличных денег в кассе устанавливается  учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно - правовой формы и сферы деятельности, имеющим  кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

32

Учет  операций по расчетному счету

В процессе хозяйственной  деятельности между организациями  возникают различные расчетно-денежные отношения в связи с поставкой  материалов и оплатой услуг, продажей готовой продукции, с выполнением различных финансовых обязательств (платежи в бюджет, отчисления во внебюджетные фонды, погашение ссуд банкам и т.п.). Указанные расчеты осуществляются безналичными платежами, т.е. перечислением денежных средств через отделения банка с расчетного счета плательщика на счет получателя.

Все организации  обязаны хранить свободные денежные средства на счетах в банках. Они  вправе открывать в любом отделении  банка расчетный счет для проведения всех видов расчетных, кредитных  и кассовых операций. Для открытия расчетного счета организация представляет в учреждение банка: заявление с просьбой об открытии расчетного счета, документы о регистрации организации, копии учредительных документов, карточку с образцами подписей распорядителей средств и оттиском печати, документы о постановке на налоговый учет и о регистрации в качестве плательщика страховых взносов в государственные внебюджетные фонды. Иностранные фирмы и совместные организации представляют дополнительно свидетельство о внесении их в реестр организаций с иностранными инвестициями.

Согласно Налоговому кодексу РФ налогоплательщики обязаны  в десятидневный срок сообщить в  налоговый орган об открытии или  закрытии счетов в банковских учреждениях. Нарушение установленного срока  влечет за собой взыскание штрафа (ст. 118 НК РФ).

Открытому счету  присваивается номер, который затем  указывается на всех документах, отражающих движение средств на расчетном счете.

Порядок совершения и оформления операций по расчетному счету регулируется действующим  законодательством, а также правилами, инструкциями и положениями Центрального банка Российской Федерации.

Все операции по расчетному счету банк производит с  согласия и по поручению владельца  счета. Поэтому взаимоотношения  между организацией и банком строятся на основании договора, в котором фиксируются перечень услуг банка, тарифы комиссионных вознаграждений за услуги, сроки обработки платежных документов, условия размещения средств, права, обязанности и ответственность сторон и др.

Списание денежных средств с расчетного счета может  производиться только по распоряжению клиента. Без его согласия списание делается по решению суда или в случаях, установленных законом или предусмотренных договором между банком и клиентом. Возможно бесспорное списание со счета налоговыми органами сумм недоимок и пеней по налогам и сборам, а также таможенными органами - сумм платежей и пеней.

Списание средств  с расчетного счета организации  производится в порядке календарной  очередности поступления расчетно-платежных  документов. Но существуют некоторые  приоритеты: в первую очередь списываются денежные средства по исполнительным документам, затем производится списание по платежным документам на перечисления платежей в бюджет и государственные внебюджетные фонды, после этого перечисляются средства для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту) и по другим денежным требованиям.

3.2 Учет денежных  средств на расчетном банке

Все временно свободные  денежные средства организации, за исключением  наличных денег в кассе должны храниться на его расчетном счете. На расчетный счет зачисляется выручка от реализации продукции, работ, услуг, не выданная зарплата и другие поступления. Также с расчетного счета организация оплачивает расходы на приобретение товарно-материальных ценностей, производятся платежи в бюджет и внебюджетные фонды, органы социального страхования и обеспечения, выдаются деньги на выплату зарплаты, на командировочные расходы и другое. Все операции по расчетному счету банк проводит с соглашения организации или на основании его распоряжений, то есть документов установленной формы.

Право на получение  денежных средств наличными оформляется  посредством выписки денежного  чека, который состоит из двух частей: корешок и сам чек. Корешок  чека остается в сброшюрованной книжке и хранит информацию о дате, сумме и подписи получателя чека. Подписывается корешок чека руководителем и главным бухгалтером. На оборотной стороне корешка чека подтверждается факт получения с расчетного счета денежных средств. Сам чек содержит информацию о предприятии, т. е. о владельце расчетного счета: № счета, дата составления чека, сумма, кому заплатить, контрольную марку, подписи руководителя организации и главного бухгалтера. На оборотной стороне чека содержится информация о целевом назначении полученных денежных средств, подпись получателя, информация о документе, удостоверяющем личность получателя и банковское свидетельство об оплате чека. Чек действителен в течение 10 дней (приложение 7).

Излишки наличности в кассе организации сдаются  на расчетный счет. При этом выписывают первичный документ «Объявление на взнос наличными» (приложение 8), состоящий из трех частей: объявление, квитанция и ордер. Можно сказать, что по своему содержанию эти части несут одинаковую информацию. Организация выписывает следующие данные: дату выписки, от кого, банк получателя, получатель, источник взноса, сумма прописью, назначение платежа, подпись вносителя денег и т. д. Вторая часть - квитанция выдается на руки вносителю денег. Третья часть - ордер прилагается к документам, подтверждающим записи банка по расчетному счету получателя. Квитанция служит основанием для выписки организацией расходного кассового ордера. Банки осуществляют операции по счетам на основании расчетных документов. Расчетный документ - это оформленная бумага в виде документа, на бумажном носителе или в установленных случаях, в виде электронного платежного документа. Основным денежным документом, который использует организация при безналичном расчете, является платежное поручение (приложение 9). Платежное поручение используется организацией для того, чтобы осуществлять расчеты за поставленные товары, оказанные работы и услуги, перечисление в бюджет и внебюджетные фонды, возврат кредитов и займов, для предварительной оплаты товаров и так далее. Оно выписывается плательщиком на бланке установленной формы, содержащем все необходимые реквизиты для совершения платежа и представления в банк. Поручение действительно в течение десяти дней со дня его выписки.

Для учёта денежных средств, находящихся в банках ООО  «Березово» ведёт счёт 51.

Таблица 4

Схема записей  по счету 51 «Расчетный счет» за сентябрь 2008 г.

Таблица составлена на основании «Анализа счета 51» и  Оборотно-сальдовой ведомости по счету 51 за сентябрь 2008 г. (приложение 10, 11).

Информация о  состоянии расчётного счёта также  предоставляется банком в виде Выписки  по лицевому счету (приложение 12).

3.3 Аудит учета  денежных средств

При аудите денежных средств важно различать проверку первичных и сводных документов по кассе и банку для отражения итогов в Главной книге, а также обособленную проверку записей о движении денежных средств и кассовых операций в самой Главной книге (за год). Относительно просто сверить остатки по банковскому счету, указанные в балансе, с данными Главной книга клиента (и такая сверка тоже рассматривается в настоящей главе). Но самой важной частью аудита компании является проверка того, что и кассовые, и банковские операции правильно задокументированы и разнесены по бухгалтерским проводкам, что они, верно отражены в учете. Например, ниже перечислены ошибки, которые, в конце концов приведут к неправильному платежу или к невозможности полностью получить денежные средства. Но ни одну из этих ошибок обычно нельзя обнаружить при аудите банковских выписок:

Неверно выставлен  счет клиенту.

Счет выставлен  клиенту на меньшую сумму, чем  требует политикакомпании.

Растрата денежных средств путем их неоприходования  в установленномпорядке, с возникновением безнадежной задолженности.

Двойная плата по счету поставщика.

Неправильное  возмещение расходов персонала.

Оплата неполученного  товара (или бесфактурных поставок).

3.3.1 Аудит учета  кассовых операций

Аудиторскую проверку денежных средств целесообразно  начинать с проверки кассовых операций. Основным нормативным актом, регламентирующим порядок осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе организации, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. Этот документ устанавливает единый порядок хранения наличных денег, их приема, оформления кассовых документов и ведение кассовой книги, ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

При проверке аудитор  руководствуется Законом Российской Федерации от 25 сентября 1992г. № 3537-1 «О денежной системе Российской Федерации». В качестве методического материала можно использовать Рекомендации Центрального банка РФ от 30 сентября 1994г. № 113 по осуществлению учреждениями банка проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями «Порядка ведения кассовых операций в РФ». Кроме того, аудитор должен пользоваться нормативными документами, утвержденными соответствующими министерствами и ведомствами, которыми регулируются кассовые операции, имеющие отраслевые особенности (расходование наличных сумм заготовительными организациями, организациями потребительской кооперации, инкассирование торговой выручки и т.п.).

Проверка кассы  обычно начинается с проведения инвентаризации кассовой наличности немедленно по прибытии аудитора на место проверки в присутствии кассира и главного (старшего) бухгалтера. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность покрытия из других источников недостачи денег, изменения остатка денег, выведенного в кассовой книге. Последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня кассир представляет для проверки, а также дает расписку о том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход денег.

Далее кассир начинает группировку наличных денег по соответствующим  купюрам и в присутствии аудитора и главного бухгалтера организации  проводит полный полистный их подсчет, включая опечатанные в пачках деньги, полученные в учреждении банка.

Аудитор должен помнить, что выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или  другом заменяющем его документе, в  оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации. Частные расписки, якобы подтверждающие получение денег у кассира или сдачу их на временное хранение, во внимание не принимаются.

При инвентаризации кассовой наличности аудитору необходимо установить также наличие других ценностей в кассе: ценных бумаг, денежных документов. Результаты инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей в кассе сопоставляются с данными об их остатках, зафиксированными в бухгалтерском учете. Выявленные в ходе инвентаризации кассовой наличности излишки по рекомендации аудитора приходуются по приходному кассовому ордеру в доход организации (дебет счета 50, кредит счета 80), и данная операция записывается в кассовой книге. Излишки могут быть результатом умышленных действий (неучтёные средства) или допущенных ошибок при приеме и выдаче денежных средств. Поэтому аудитор должен объективно оценить ситуацию и определить правильную формулировку для акта проверки.

Выявленная в  ходе инвентаризации незначительная недостача  денег может быть погашена кассиром путем внесения недостающей суммы  в кассу организации. Данная операция должна быть также оформлена приходным  кассовым ордером и записана в кассовой книге. Кассир обязан дать аудитору письменное объяснение причин излишков или недостач. При обнаружении значительных недостач вследствие злоупотреблений аудитор может рекомендовать руководителю организации немедленно отстранить кассира от должности и передать дело следственным органам.