2.2. Облік наявності та руху основних засобів

 

       Найпершим і найважливішим моментом в обліку основних засобів є документальне оформлення операцій з ними. Первинні документи мають містити достатньо інформації, що характеризують об’єкт і мають бути підставою для проведення записів у бухгалтерському обліку. В той же час документи повинні слугувати юридичною підставою щодо доказовості наявності об’єктів та здійснення різного роду операцій з ними.

        Надходження, внутрішнє переміщення, списання, ліквідація, реалізація та інші операції з основними засобами оформляють відповідними первинними документами, перелік яких був затверджений наказом Міністерства статистики України від 29.12.1995р. № 352 "Про затвердження типових форм первинного обліку".

Типові  форми первинної облікової документації з обліку основних засобів:

1 ОЗ-1 “Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів” 

Застосовується  для оформлення зарахування до складу основних засобів окремих об’єктів, для обліку вводу їх в експлуатацію, для оформлення внутрішнього переміщення  основних засобів із одного підрозділу підприємства в інший, для оформлення передачі основних засобів зі складу (із запасу) в експлуатацію, а також для виключення із складу основних засобів при передачі іншому підприємству.

2 ОЗ-2 "Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів" 

Застосовується  для оформлення приймання-здачі  основних засобів із ремонту, реконструкції  та модернізації. До технічного паспорта відповідного об'єкта основних засобів  повинні бути внесені необхідні  зміни до характеристики об'єкта, пов'язані із капітальним ремонтом, реконструкцією та модернізацією.

3. ОЗ-3 "Акт на списання основних засобів" 

Застосовується  для оформлення вибуття основних засобів (крім автотранспортних засобів) при повному або частковому їх списанні.

4. ОЗ-4 "Акт на списання автотранспортних засобів" 

Застосовується  для оформлення списання автомобіля вантажного чи легкового, причепа чи напівпричепа при їх ліквідації.

5. ОЗ-5 "Акт N про установку, пуск та демонтаж будівельної машини" 

Застосовується  в будівельно-монтажних організаціях для оформлення передачі, установки та пуску будівельних машин та наступного їх демонтажу і передачі машинопрокатній базі.

6. ОЗ-6 "Інвентарна картка обліку основних засобів" 

Застосовується  для обліку всіх видів основних засобів, а також для групового обліку однотипних об'єктів основних засобів, що надійшли в експлуатацію в одному календарному місяці, та таких, що мають  одне і те ж виробничо-господарське призначення, технічну характеристику та вартість. Інвентарна картка ведеться в бухгалтерії на кожний об'єкт чи групу об'єктів. У випадку групового обліку картка заповнюється шляхом позиційних записів окремих об'єктів основних засобів.

7. ОЗ-7 "Опис інвентарних карток по обліку основних засобів" 

Застосовується  для реєстрації інвентарних карток обліку основних засобів. Опис складається  в одному примірнику бухгалтерією в  цілях контролю за зберіганням інвентарних  карток. Записи ведуться в розрізі класифікаційних груп (видів) основних засобів.

8. ОЗ-8 "Картка обліку руху основних засобів" 

Застосовується  для обліку руху основних засобів  по класифікаційних групах при ручній обробці облікової документації.

Заповнюється  на основі даних інвентарних карток відповідних груп (видів) основних засобів  та звіряється з даними синтетичного обліку основних засобів.

На основі підсумкових даних цих карток заповнюються звітні форми з руху основних засобів.

9. ОЗ-9 "Інвентарний список основних засобів" 

Застосовується  для пооб'єктного обліку основних засобів за місцем їх знаходження (експлуатації) по матеріально відповідальних особах.

Дані  пооб'єктного обліку основних засобів  за місцями їх знаходження (експлуатації) повинні бути тотожні записам  в інвентарних картках обліку основних засобів, що ведуться в бухгалтерії.

10. ОЗ-14 "Розрахунок амортизації основних засобів" (для промислових підприємств)

ОЗ-15 "Розрахунок амортизації основних засобів" (для  будівельних організацій)

ОЗ-16 "Розрахунок амортизації по автотранспорту" 

Застосовуються  для визначення суми амортизації  основних засобів, що належить до нарахування у звітному місяці.

Перевірка на практиці порядку заповнення цих  документів свідчить, що в основному  в господарствах його дотримуються, але допускається запізнення у часі.

      Досить часто виникають суперечки щодо поняття об’єкту основних засобів. Так, за ПБО 7 “Основні засоби” під об’єктом основних засобів розуміють закінчений пристрій з усіма пристосуваннями і приладами до нього або окремий конструктивно відокремлений предмет, що призначений для виконання певних самостійних функцій, чи відокремлений комплекс конструктивно з'єднаних предметів одного або різного призначення, що мають для їх обслуговування загальні пристосування, прилади, керування та єдиний фундамент, унаслідок чого кожен предмет може виконувати свої функції, а комплекс – певну роботу тільки в складі комплексу, а не самостійно.

       На практиці  у спеціалістів виникають суперечки, що відносити до одного об’єкта, а що вважати комплексом. Досить часто зустрічаються питання, чи потрібно оприбутковувати і в послідуючому обліковувати кожний об'єкт чи весь комплекс подібних об’єктів в цілому, та як в подальшому нараховувати амортизацію: чи по кожному об’єкту чи загалом на весь комплекс?

В методичних рекомендаціях з бухгалтерського  обліку основних засобів, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 30 вересня 2003 року № 561 дається наступне пояснення: якщо один об'єкт основних засобів складається з частин (компонентів), які мають різний строк корисного використання (експлуатації), то кожна з цих частин може визначатися у бухгалтерському обліку як окремий об'єкт основних засобів.

     Отже, підприємство може робити вибір у межах, встановлених ПБО 7, враховуючи наступні обставини:

1) визначати,  чи є реальним самостійне функціонування  об’єкту основних засобів при  найбільш можливому його відокремленні від інших об’єктів;

2) встановлювати,  чи можливо розчленити агрегат  з точки зору його функцій  в процесі виробництва, чи це  зробити неможливо, а тому потрібне  укрупнення інвентарних об’єктів;

3) допускати  прийняття за інвентарний об'єкт  партії масово однорідного обладнання, наприклад, для переробки сільськогосподарської продукції,  якщо це обладнання має досить короткий термін експлуатації (два-три роки), при цьому облік кожного об’єкта у партії зберігається.

Таким чином, комісія з оприбуткування основних засобів за погодженням з відповідними службами приймає рішення щодо порядку окремого документального оформлення кожного об’єкта, що в подальшому може слугувати підставою для ведення аналітичного обліку основних засобів. Для цього згідно наведеного вище наказу Державного комітету статистики мають використовуватися  інвентарна картка обліку основних засобів (форма ОЗ-6), опис інвентарних карток (форма ОЗ-7), картка обліку переміщення основних засобів (форма ОЗ-8), інвентарний список основних засобів (форма ОЗ-9).

    Наступною, не менш важливою передумовою правильної організації обліку основних засобів є присвоєння інвентарних номерів окремим об’єктам, що дає змогу посилити контроль за збереженням кожного об’єкту основних засобів, оскільки одиницею їх обліку є окремий інвентарний об’єкт.

Для формування інформації про наявність і рух  основних засобів використовують інвентарну картку обліку руху основних засобів (ОЗ – 6) та опис інвентарних карток з обліку основних засобів (ОЗ – 7), які дозволяють формувати інформацію у відповідності до вимог синтетичного обліку основних засобів в розрізі субрахунків.

      Наведена вище послідовність етапів роботи бухгалтерії з формування інформації з обліку основних засобів згідно регістрів, передбачених Державним комітетом статистики підтримується і останніми дослідженнями з бухгалтерського обліку в сільськогосподарських підприємствах.

Однак, для багатьох сільськогосподарських  підприємств ця послідовність не є досконалою, оскільки вона не враховує операції з відображення в обліку руху тварин основного стада (робочої  і продуктивної худоби) та багаторічних насаджень. Спеціалізовані форми первинного обліку праці та виконаних робіт за відрядною формою організації оплати праці для сільськогосподарських підприємств в даний час знаходяться на стадії розробки. Тому рекомендуємо застосовувати спеціалізовані форми первинних документів, що затверджені наказами Міністерства сільського господарства та продовольства СРСР  у 1972 році .

     Спеціалізовані форми документів первинного обліку основних засобів, що застосовуються сільськогосподарськими підприємствами:

Сільгоспоблік,

Ф. № 29 Інвентарна картка обліку основних засобів (для багаторічних насаджень) Наказ Мінсільгоспу СРСР від 19.01.1972р. № 269-2

Сільгоспоблік,

Ф. № 54 Акт на приймання багаторічних насаджень і передачу їх в експлуатацію Наказ Мінсільгоспу СРСР від 19.01.1972р. № 269-2

Сільгоспоблік,

Ф. № 54а Акт на приймання в експлуатацію захисних лісонасаджень 

Наказ Мінсільгоспу СРСР від 19.01.1972р. № 269-2

Сільгоспоблік,

Ф. № 58 Акт на списання багаторічних насаджень 

Наказ Мінсільгоспу СРСР від 19.01.1972р. № 269-2

Сільгоспоблік,

ф. № 97 Акт на переведення тварин з групи в групу 

Наказ Мінсільгоспу СРСР від 19.01.1972р. № 269-2

Сільгоспоблік,

Ф. № 57 Акт на вибракування тварини з основного стада 

Наказ Мінсільгоспу СРСР від 19.01.1972р. № 269-2

Сільгоспоблік,

Ф. № 57а Акт на вибракування тварин з основного стада (груповий) 

Наказ Мінсільгоспу СРСР від 19.01.1972р. № 269-2

В літературі з бухгалтерського обліку останніх років порядку заповнення первинних  документів, що наведені вище уваги не приділено взагалі, розглянемо його більш детально.

Особливості складання та надання спеціалізованих  документів первинного обліку основних засобів на сільськогосподарських  підприємствах:

№ 29 Інвентарна картка обліку основних засобів (для  багаторічних насаджень) . Інвентарна картка складається в одному примірнику та ведеться по кожному виду багаторічних насаджень, породі, сорту, місцю знаходження (окреме відділення, посадка тощо), а також для кожного року посадки  із зазначенням площі посадки, протягом всього періоду їх знаходження на підприємстві.

№ 54 Акт  на приймання багаторічних насаджень  і передачу їх в експлуатацію. Застосовується для оформлення закінчених робіт по закладці насаджень та при передачі насаджень в експлуатацію. Складається комісією, призначеною розпорядженням (наказом) керівника підприємства.

Оформлений  акт після його затвердження керівником підприємства передається у бухгалтерію  та є підставою для оприбуткування насаджень у склад основних засобів.

№ 54а  Акт на приймання в експлуатацію захисних лісонасаджень