Організація та методика обліку зобов’язань, організації, установи на прикладі «Відділу культури і туризму Гощанської РДА»

Меморіальний ордер №17 «Накопичувальна відомість про надходження запасів та активів». На загальну  суму нарахованого зносу складається меморіальний ордер№17, дані якого заносяться в книгу "Журнал-головна". Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.      Головна книга. Книга призначена для реєстрації всіх меморіальних ордерів установи. Облік у книзі “Журнал-головна”, як правило, ведеться за субрахунками (тобто рахунками другого порядку). В окремих бюджетних установах та централізованих бухгалтеріях за рішенням головного бухгалтера облік може вестись за рахунками третього, четвертого та ін. порядку.  

Книга “Журнал-головна” відкривається  щорічно. На початку звітного року книга  відкривається записами сум залишків на рахунках на початок року у відповідності до балансу та залишків на рахунках книги “Журнал-головна” за минулий рік.      Записи в книзі, при веденні в установах окремих меморіальних ордерів, здійснюються у міру їх складання, але не пізніше наступного дня, а при складанні меморіальних ордерів – накопичувальних відомостей – один раз на місяць. Сума меморіального ордера переноситься спочатку до графи “Сума оборотів за меморіальним ордером”, а потім до дебету та кредиту відповідних кореспондентських субрахунків.       

У кінці місяця перевіряється правильність записів за субрахунками синтетичного обліку в книзі “Журнал-головна”. Для цього підсумовуються обороти  за кожним субрахунком синтетичного обліку і виводяться залишки на кінець місяця в рядку “Усього”.     Сума оборотів за місяць за всіма субрахунками як за дебетом, так і за кредитом повинна дорівнювати підсумку графи “Сума оборотів за меморіальним ордером”.

У книзі ведеться облік депонованих  сум заробітної плати і стипендій. Записи в цій книзі проводяться за кожним депонентом. У відповідних графах “Кредит (віднесено на рахунок депонентів)” повинні бути вказані місяць, у якому утворилась депонентська заборгованість, номери платіжних відомостей і суми, а в графах “Дебет – виплачено” напроти прізвища депонента записується номер видаткового касового ордера та виплачена сума.   

На видаткових касових ордерах  за виплаченими депонентськими сумами ставиться штамп “Депонент”. У кінці місяця в книзі підраховуються результати за графами “Кредит (віднесено на рахунок депонентів)” і “Дебет – виплачено” та виводиться кредитовий залишок на початок наступного місяця.     

Помилки в Меморіальних ордерах  за звітний рік, що виявлені після  записів підсумків меморіальних ордерів у Головну книгу, виправляються  способом сторно. Цей спосіб передбачає складання Бухгалтерської довідки, у яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або в дужках, а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Унесенням цих даних до регістру бухгалтерського обліку і Головної книги в місяці, у якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображаються правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.      Виправлення помилок минулих років оформлюється Бухгалтерською довідкою, де наводяться зміст помилки, сума та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку, якою виправляється  помилка. У місяці складання бухгалтерської довідки її дані записуються до відповідного регістру бухгалтерського обліку і Головної книги”.

3.2. Облік поточних зобов’язань

Для бюджетних установ характерними є поточні зобов’язання, що виникають  протягом звичайної їх діяльності, тобто при виконанні кошторису  доходів та видатків. Для обліку поточних зобов’язань передбачені субрахунки шостого класу "Поточні зобов'язання" Плану рахунків. Хоча і в цьому класі операції за рахунками 60 "Короткострокові позики", 61 "Поточна заборгованість за довгостроковими зобов'язаннями", 62 "Короткострокові векселі видані" зараз не зовсім характерні для діяльності установи.

Найбільше зобов'язань у бюджетних  установах виникає за розрахунками за виконані роботи (рах. 63), з податків та платежів (рах. 64), із страхування (рах. 65), з оплати праці (рах. 66), за іншими операціями і кредиторами (рах. 67), а також за внутрішніми розрахунками (рах. 68).

Кожен із наведених вище рахунків поділяється на субрахунки, які деталізують  облік і забезпечують його прозорість. Тому необхідно докладно з кожним ознайомитися. Слід також пам'ятати, що питання обліку зобов'язань за цими рахунками в розрізі субрахунків є дуже багатогранним.

Насамперед треба зазначити, що ведення обліку зобов'язань має  забезпечити достовірність розрахункових  операцій з працівниками, підзвітними особами, підприємствами, установами і організаціями, державним та місцевим бюджетом, а також дебіторською і кредиторською заборгованістю.

3.2.1. Облік поточних зобов’язань за товари, роботи, послуги

У питаннях обліку розрахунків за товари, роботи, послуги, важливе значення має перша подія: перераховування коштів як передоплати чи авансового платежу або отримання матеріальних цінностей, надання послуг, виконання робіт.

Якщо першою подією для бюджетної  організації є перерахунок коштів як передоплати, то зазначена сума записується за дебетом субрахунка 364 "Розрахунки з іншими дебіторами". Надалі отримання матеріальних цінностей, послуг, робіт кореспондується з кредитом цього субрахунка.

Якщо ж спочатку були отримані матеріальні  цінності, послуги, роботи, то на їх вартість робиться запис у кредит субрахунка 675 "Розрахунки з іншими кредиторами". Надалі погашення кредиторської заборгованості, що виникла внаслідок оплати, відображається за дебетом цього субрахунка.

За дебетом субрахунка 364 відображається виникнення та збільшення дебіторської заборгованості, а за кредитом - її погашення. Відповідно за кредитом субрахунка 675 відображається виникнення та збільшення кредиторської заборгованості, а за дебетом — її погашення (табл. 4.5).

Синтетичний і аналітичний  облік розрахунків з річними дебіторами поєднується у накопичувальній відомості — меморіальному ордері № 4т. ф. №408 (бюджет), а з різними кредиторами — у накопичувальній відомості - меморіальному ордері № 6 т. ф. № 409 (бюджет). Облік розрахунків ведеться позиційним способом, сальдо виводиться з кожного випадку отримання товарів (послуг) та їх оплати. Аналітичний облік розрахунків зі студентами та учнями за користування гуртожитком, квартиронаймачами; а квартирну плату і комунальні послуги ведуть у спеціальних оборотних відомостях, підсумки яких, переносять до меморіального ордера № 4. Загальне сальдо розрахунків з дебіторами (субрах. 364) і кредиторами (субрах. 675) може бути розгорнутим (по дебету і кредиту). У та кому ж вигляді загальне сальдо переноситься до книги «Журнал-головна книга» і до балансу.

Таблиця 4.5

Бухгалтерські проведення обліку розрахунків з  іншими дебіторами і кредиторами Відділу культури і туризму Гощанської РДА

Розрахунки у порядку  планових платежів застосовуються бюджетними установами за наявності постійних господарських зв'язків з різними установами і організаціями, що постачають матеріальні цінності (продукти харчування, медикаменти, навчальні та канцелярські товари) або надають послуги (харчування учнів, послуги автотранспорту тощо). Важливого умовою застосування таких розрахунків є систематичний характер отримання бюджетною установою відповідних цінностей та послуг (щоденне завезення хліба, овочів, молочних продуктів, щоденне харчування учнів у їдальні і т. ін.) та неможливість точного прогнозування обсягу цих товарів або послуг (наприклад, щоденна потреба в продуктах харчування залежить від контингенту хворих у лікарні, який неможливо точно визначити наперед).

Розрахунки з постачальниками  у порядку планових платежів здійснюються не за кожною окремою поставкою (послугою), а шляхом періодичного перерахування постачальникові коштів з поточних (реєстраційних) рахунків у терміни і в розмірах, попередньо обумовлених сторонами у відповідній угоді. Такі перерахування можуть здійснюватися періодично за фактично поставлені цінності, надані послуги (щодекадне, один або два рази на місяць).

Щомісячно постачальник і  платник (бюджетна установа) звіряють стан розрахунків, результати якого оформляють спеціальним актом, на підставі якого здійснюють регулювання стану розрахунків. Це запобігає порушенням платіжної і фінансової дисципліни.

Облік розрахунків з  постачальниками у порядку планових платежів ведеться на активно-пасивному субрахунку 361 «Розрахунки в порядку планових платежів». За дебетом цього субрахунку записують суми перерахованих платежів у кореспонденції з кредитом субрахунків обліку грошових коштів, а за кредитом — вартість отриманих матеріальних цінностей, виконаних робіт та послуг у кореспонденції з дебетом рахунків обліку матеріальних цінностей або витрат. Аналітичний облік розрахунків у порядку планових платежів ведуть у накопичувальній відомості — меморіальному ордері № 7 т. ф. № 410 (бюджет), в якій для кожного постачальника відводиться декілька рядків для відображення операцій протягом місяця. Записи у меморіальному ордері здійснюють за кожним документом зокрема у міру їх надходження в бухгалтерію, а залишок на кінець місяця виводять за кожним постачальником та за субрахунком у цілому. Підсумки оборотів і сальдо з накопичувальної відомості — меморіального ордера № 7 переносять у книгу Журнал-головна.

3.2.2. Облік розрахунків з оплати праці

Конституція України гарантує кожному  громадянину право на працю, що включає  можливість заробляти собі на життя  працею, яку він вільно обирає або на яку вільно погоджується.         

У бюджетних установах, як і в  госпрозрахункових підприємствах  та організаціях, праця виступає як цілеспрямована діяльність людей і  є основним джерелом задоволення  матеріальних і духовних потреб громадян. На відміну від працівників матеріального виробництва, діяльність яких спрямована на перетворення речовини природи, а процес праці являє собою обмін між природою і людиною, праця працівників бюджетних установ має свій предмет впливу. Він спрямований або на людину, або на суспільство в цілому. В процесі праці працівників бюджетних установ надаються різні нематеріальні блага для задоволення потреб членів суспільства. Контроль за мірою праці і мірою споживання здійснюється за допомогою заробітної плати. Заробітна плата працівників невиробничої сфери є однією з найнижчих серед галузей народного господарства.

Закон України “ Про оплату праці  ” визначив, що заробітна плата - це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку власник  чи уповноважений ним орган виплачує працівникові за виконану ним роботу.   У складі сукупних витрат бюджетних установ на оплату праці припадає від 60 до 85 % усіх витрат.У бюджетній сфері досить високий рівень кваліфікації працюючих, а в деяких галузях (освіта, охорона здоров'я, мистецтво) частка спеціалістів вищої кваліфікації сягає близько 50 % загальної чисельності працівників.   Для установ і організацій,  що фінансуються з бюджету - це  кошти, які виділяються з відповідних бюджетів,  а також частина доходу,  одержаного внаслідок господарської діяльності та з  інших джерел.     
Основною формою оплати праці в бюджетних установах є погодинна, яка має два різновиди: штатно-окладну і погодинну системи оплати.  Штатно-окладна система оплати праці передбачає встановлення кожному працівникові місячного окладу (ставки) відповідно до посади, яку він обіймає, та інших факторів.      

Окремі працівники Відділу культури і туризму Гощанської РДА є державними службовцями, і в своїй роботі керуються Законом України “ Про державну службу ”. Державний службовець - це особа, яка здійснює професійну діяльність на посаді в державному органі та його апараті щодо практичного виконання завдань і функцій держави, одержує заробітну плату за рахунок державних коштів. Особа , яка претендує на зайняття посади державного службовця третьої-сьомої категорій, передбачених статтею 25 закону, подає за місцем майбутньої служби відомості про доходи та зобов'язання фінансового характеру, в тому числі і за кордоном, щодо себе і членів своєї сім'ї. Зазначені відомості подаються державним службовцем щорічно.    

Прийняття на державну службу на посади третьої-сьомої категорії здійснюються на конкурсній основі, крім випадків, коли інше встановлено законами України. Проведення конкурсу регулюється Положенням про порядок проведення конкурсу при прийнятті осіб на роботу до органів державної виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 4 жовтня 1995 року № 782. Для проведення конкурсів на заміщення вакантних посад затверджується наказом начальника управління, конкурсна комісія, як правило, на чолі з заступником начальника. Персональний склад та чисельність комісії встановлюється начальником управління.. Підставою для прийняття працівника на роботу до державного органу є рішення конкурсної комісії. За підписом начальника управління видається наказ про прийняття особи на державну службу. Особа, яка виявила бажання працювати в державному органі, подає заяву про участь у конкурсі на заміщення вакантної посади.