Організація та методика обліку зобов’язань, організації, установи на прикладі «Відділу культури і туризму Гощанської РДА»

-     районна  поліфункціональна   централізована  система  публічно - шкільних бібліотек:  центральна  районна бібліотека, районна бібліотека для дітей та юнацтва та 30  публічно-шкільних бібліотек-філіалів;

-  централізована бухгалтерія.

Централізованою бухгалтерією  відділу  культури  обслуговуються  всі  установи  (заклади) культури, які  утримуються  з районного бюджету за винятком  сільських  центрів культури і дозвілля  та філій РОКД, які утримуються за рахунок  коштів  сільських бюджетів.

Крім того централізованою бухгалтерією здійснюються  бухгалтерські та фінансові операції  по управлінню  відділу культури і туризму, видатки  на утримання якого проводяться  за рахунок коштів державного бюджету.

Штатна чисельність працівників  централізованої бухгалтерії Відділу  культури і туризму становить 6 чоловік.

Відповідно до Положення про  головних бухгалтерів та посадової інструкції ^{(див. дод.5), головний бухгалтер :}

-  забезпечує дотримання в  установі встановлених єдиних  методологічних засад бухгалтерського  обліку, складання і подання у  встановлені строки фінансової  звітності;

-  організує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій.

Завдання та функціональні обов’язки інших працівників централізованої бухгалтерії встановлені у посадових інструкціях, які розроблені на кожну посаду. Працівники бухгалтерії ознайомлені під розписку із своїми посадовими інструкціями. ^{(див. дод.6)}

2.Організація та вимоги  до первинного обліку

Відповідно до п.3 ст. 8 Закону України  „Про бухгалтерський облік та фінансову  звітність в Україні” відповідальність за організацію бухгалтерського  обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності несе керівник установи.

З  метою  упорядкованості  руху та своєчасного одержання для  записів у бухгалтерському  обліку первинних документів  наказом начальника Відділу культури і туризму    затверджено     графік документообороту^{(див. дод.7)}, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств та  установ документів,  прийняття їх до обліку, опрацювання та узагальнення в облікових регістрах, відповідальні за кожну операцію особи. Контроль    за    дотриманням    виконавцями     графіка документообороту здійснюється головним бухгалтером.

У Відділі культури і туризму  бухгалтерський облік організований за меморіально-ордерною формою відповідно до Плану   рахунків   бухгалтерського     обліку  бюджетних установ та   Порядку   застосування     Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ. Починаючи із 2010 року, бухгалтерський облік в установі ведеться із застосуванням програмного забезпечення 1С «Підприємство».

Основними нормативними документами, відповідно до яких організовується облік у Відділі культури і туризму (як бюджетній установі), є бюджетна класифікація видатків, інструкція про кореспонденцію рахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ, інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, інструкція з обліку запасів бюджетних установ та багато інших. У них викладено методику обліку операцій з виконання кошторису видатків за загальним і спеціальним фондами та з обліку іншої діяльності.

У відповідності до  Положення  про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, у Відділі культури і туризму  всі господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку методом  їх  суцільного  і  безперервного   документування. Записи в  облікових  регістрах  провадяться  на підставі первинних документів.

Первинні документи - це письмові свідоцтва,  що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

      Господарські операції  -  це  факти підприємницької та іншої діяльності, що впливають на стан майна,  капіталу,  зобов'язань  і фінансових результатів.

 Первинний документ складається в момент здійснення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення, наприклад: прибутковий і видатковий касові ордери, акти приймання виконаних робіт, накладні.

На підставі первинних документів шляхом групування та виведенням в  них підсумків складаються зведені  документи, наприклад, авансовий звіт.

Документи (по місцю їх складання відносно даної установи) розподіляються на внутрішні та зовнішні.

Первинні  документи    для  надання  їм  юридичної сили і  доказовості  повинні мати  такі  обов'язкові  реквізити:

• назву документа (форми);
• дату і місце складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її   оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції."

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних  документів можуть бути включені додаткові  реквізити:

• ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру;
• номер документа;
• підстава для здійснення операцій;
• дані про документ, що засвідчує особу-одержувача, тощо.

Первинні документи складаються  на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України,  а також на бланках спеціалізованих  форм,  затверджених  міністерствами  і відомствами України. Документування господарських операцій може  здійснюватись з використанням   виготовлених  самостійно  бланків,  які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

Для ведення бухгалтерського обліку Відділом культури і туризму Гощанської РДА застосовуються  типові  форми первинних документів, які передбачені для бюджетних установ ^{(див. дод.8)}.

      Керівником  установи   затверджено   перелік осіб, які   мають   право   давати  дозвіл  (підписувати  первинні документи) на  здійснення  господарської операції,  пов'язаної  з відпуском (витрачанням)     грошових    коштів    і    документів, товарно-матеріальних цінностей,  нематеріальних активів та  іншого майна.

Первинні  документи    обов'язково перевіряються працівниками централізованої бухгалтерії  за   формою   і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та   відповідність   господарської   операції   діючому законодавству, логічна ув'язка окремих показників.

          Не приймаються до виконання первинні  документи на операції,  що  суперечать  законодавчим  і нормативним актам, встановленому порядку приймання,  зберігання і витрачання грошових коштів,  товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову  дисципліну,   завдають   шкоди   державі,  іншим  юридичним  і  фізичним  особам.  Такі документи передаються головному бухгалтеру  установи для прийняття рішення.

Інформація, що міститься в первинних  документах, після перевірки їх за формою і змістом, групується, узагальнюється, систематизується та переноситься до облікових регістрів.

Перелік форм первинної облікової  документації, яка  застосовується в бухгалтерському обліку Відділу  культури і туризму Гощанської РДА (див. додаток), зокрема для обліку зобов»язань, включає:

- Платіжне доручення;

- Авансовий звіт;

- Акт здачі – прийняття робіт;

- Накладна;

- Рахунок – фактура;

- Розрахунково – платіжна відомість;

- Табель обліку робочого часу;

Основним джерелом інформації про  використання робочого часу є дані табельного обліку, які знаходять відображення у “ Табелі обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати ” т.ф. № П-12.(Додаток  ).Табель - це іменний список працівників у розрізі відповідних структурних підрозділів, який складається до початку місяця в алфавітному порядку особою, призначеною керівником установи. У ньому повинні бути такі дані: табельний номер, прізвище, ім'я та по батькові працівника, його посада, ранг, оклад (ставка), кількість відпрацьованих годин за кожен день. Впродовж місяця у табелі у вигляді умовних позначень фіксуються також усі неявки на роботу на основі поданих документів - листків про тимчасову непрацездатність, викликів до військкомату, наказів про відпустку тощо.

Табель обліку відпрацьованого  часу може вестися двома способами:

• шляхом щоденного відмічання у табелі всіх, хто з'явився на роботу, запізнився, працював понад встановлену норму часу тощо;
• шляхом реєстрації лише відхилень від нормального використання робочого часу. Раціональнішим є другий спосіб, який і рекомендується застосовувати в бюджетних установах.

У кінці місяця визначається загальна кількість відпрацьованих днів і  годин та кількість днів неявок з  окремих причин із записом їх у  відповідній графі. При цьому  оплачувані дні неявок, дозволені  законом, включають до загального підсумку відпрацьованих днів і окремо не показують. Підписує табель керівник структурного підрозділу, після чого його здають до бухгалтерії. Нормальна тривалість робочого часу згідно зі ст.50 Кодексу законів України про працю не може перевищувати 40 годин на тиждень, але для деяких категорій працівників бюджетної сфери законодавчо встановлено скорочену тривалість робочого часу, враховуючи підвищене інтелектуальне і нервове напруження їх праці.

3.Аналітичний і синтетичний  облік господарських операцій із зобов’язаннями

У бюджетних установах специфічними об’єктами обліку є зобов’язання та фінансові зобов’язання. Порядок обліку зобов’язань розпорядників коштів бюджету регламентується Порядком обліку зобов’язань розпорядників коштів бюджету в органах Державного казначейства, затвердженим Наказом Державного казначейства України від 19.10.2000 №103 з подальшими змінами (Наказ Державного казначейства України від 12.10.2001 №180).

Відповідно до цих нормативних  документів зобов’язання— це відповідальність розпорядника коштів бюджету як споживача товарів, робіт, послуг, що виникає з договорів (угод, замовлень), згідно з якими він повинен сплатити належну суму виконавцеві за умов реалізації цих договорів.

Фінансові зобов’язання— це зобов’язання розпорядника коштів бюджету сплатити кошти за надані товари (послуги) чи інші ідентичні операції, що виникають як наслідок виконання договорів (угод, замовлень) або відповідно до первинних фінансових документів, тобто кредиторська заборгованість і/або попередня та авансова оплата.

Бюджетні установи — розпорядники коштів мають право брати зобов’язання:

• у разі виконання кошторису за загальним фондом — у межах кошторисних призначень з огляду на необхідність забезпечити виконання пріоритетних заходів поточного бюджетного року з урахуванням погашення заборгованості минулих років;
• у разі виконання кошторису за спеціальним фондом — у межах кошторисних призначень.

Облік зобов’язань є, по суті, методом  попереднього й поточного контролю за виконанням кошторису та ведеться розпорядниками коштів і органами Державного казначейства.

Останні ведуть облік зобов’язань  і фінансових зобов’язань розпорядників  коштів на рахунках позабалансового  обліку Плану рахунків бухгалтерського  обліку виконання державного та місцевих бюджетів.

Бюджетні установи ведуть облік  зобов’язань у книзі обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань. Книга  є регістром оперативного обліку та призначена для реєстрації угод, укладених бюджетними установами в  будь-якій формі, і контролю за відповідністю  прийнятих зобов’язань бюджетним асигнуванням. Книга відкривається на рік на підставі затвердженого кошторису доходів і видатків установи згідно з КЕКВ. Для кожного коду функціональної класифікації відводяться окремі сторінки. Книга ведеться окремо за загальним і спеціальним фондом. У книзі реєструється кожна укладена угода, за наслідками виконання якої бюджетна установа повинна буде сплатити кошти за отримані послуги чи матеріальні цінності. Після кожної зареєстрованої угоди у книзі виводиться залишок кошторисних призначень за кодами функціональної та економічної класифікації, у межах яких установа надалі може приймати зобов’язання. Якщо за якимись угодами прийняті в поточному році зобов’язання не були повністю оплачені, вони переносяться до книги на наступний рік.

Фінансові зобов’язання обліковуються  розпорядниками коштів бюджету як кредиторська заборгованість чи реєструються у відповідних  регістрах бухгалтерського обліку як попередня й авансова оплата, тобто ведеться аналітичний облік  кредиторсько-дебіторської заборгованості.