Організація обліку фінансових результатів

    Товариство  здійснює оперативний, податковий та бухгалтерський облік результатів своєї діяльності, а також веде статистичну звітність та подає її у встановленому порядку та обсязі органам державної статистики та іншим користувачам інформації, визначеним чинним законодавством. Фінансово-господарська діяльність товариства здійснюється відповідно до напрямів, які затверджуються управлінням товариства.

    Товариство  самостійно здійснює свою господарську діяльність на принципах повного  господарського розрахунку, відповідає за результати своєї господарської діяльності, за винятком не взятих на себе обов'язків перед партнерами по укладеним договорам, перед державним бюджетом та банками, згідно діючого законодавства.

    Самостійно  планує свою діяльність і визначає перспективи розвитку, виходячи з  попиту на виробничу продукцію, роботи, послуги і необхідності забезпечення виробничого і соціального розвитку Товариства, підвищення особистих доходів його робітників.

    Підприємство  має самостійний баланс, розрахунковий, валютний та інші рахунки в установах  банків, круглу печатку зі своєю повною назвою, фірмовий знак, а також інші необхідні реквізити. Ціни на товари  для реалізації розробляються згідно реєстру цін.

    Товариство  з обмеженою відповідальністю здійснює закупівлю товарів, у великих вітчизняних та іноземних товаровиробників, а також у інших оптових підприємств. При купівлі товарів укладається договір купівлі-продажу, в якому узгоджуються обов’язки двох сторін, а саме терміни поставки товарів, і терміни оплати, штраф і пеня за порушення договору.

    Товариство реалізує свою продукцію на договорній основі, а у випадках передбачених законодавством, по державним цінам. Розрахунки здійснює в безрозрахунковому порядку.

     Підприємство  не може здійснювати свою фінансово-господарську діяльність без залучення робочої сили – працівників. І тому при виконанні своїх обов’язків працівниками, керівництво моє проводити оплату за виконану роботу, а саме заробітну плату. На даний час в країні прийнято заходи по захисту праці. Керівництво, яке не провело розрахунку із своїми працівниками, тобто виникла заборгованість, притягається до відповідальності. Працівник, якому підприємство заборгувало заробітну плату, може подати в суд на підприємство. В таких випадках керівництво виплачує заробітну плату, державне мито і в деяких випадках, з гарними адвокатами, працівника – моральні збитки.

Розрахунки  з бюджетом та бюджетними організаціями  проводяться робітниками бухгалтерії, у відповідності з законодавчими  документами 

    2.2. Організація документообігу 

    Слово документ походить від латинського слова "docere" (знати, свідчити). Буквальний переклад слова "document" - свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело.

    Згідно  закону України "Про інформацію" документ - це передбачена законом  матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

    Первинний документ - це документ, що містить в  собі вихідну інформацію.

    Вторинний документ - це документ, що являє собою  результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів.

Документ  має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших  об'єктів. Сукупність властивостей - цілісна  система, яка виконує покладені  на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно.

    Найбільш  значимими для документа є наступні властивості:

    1) атрибутивність, тобто наявність  невід'ємних складових, без яких  він не може існувати;

    2) функціональність - призначення для передачі інформації в просторі й часі;

    3) структурованість - тісний зв'язок  елементів і підсистем, що забезпечує  єдність і цілісність документа. 

    Визначають  наступні основні ознаки документа:

    1) наявність семантики змісту, тобто  документ є носієм думки, що передається знаками; сукупність послідовно розміщених знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою;

    2) стабільна матеріальна (речова) форма  документа мусить забезпечити  йому довготривале зберігання  й надати можливість багаторазового використання та переміщення інформації в просторі й часі;

    3) за ознакою призначеність для використання в соціальній комунікації статус документа мають лише ті об'єкти, які первинно призначені для збереження та передачі інформації в просторі й часі, а отже, документи є носіями інформації, спеціально створені людиною для забезпечення певних комунікаційних цілей;

    4) завершеність повідомлення, тобто  документ не може бути повноцінним  через фрагментарне незавершене  повідомлення.

    При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

    При організації документообігу підприємство стикається з такими поняттями:

    1. Документ – інформація зафіксована  на матеріальному носії, основною  функцією якого є зберігати  та передавати її в часі  та просторі.

    2. Офіційний документ – документ, створений організацією або посадовою особою й оформлений у встановленому порядку.

    3. Документообіг - це рух документів  від моменту їх. складання або  здобуття від інших підприємств,  організацій до використання  для бухгалтерських записів і  наступної передачі в архів. 

    4. Реєстрація документів – фіксування факту створення чи одержання документів шляхом присвоєння їм порядкового номера і запису встановлених відомостей про них.

    5. Бланк документа – це зафіксована  форма службового документа з  надрукованою постійною інформацією  реквізитів і наявним місцем для зафіксування їх змінної інформації [7].

    Документообіг є важливою ланкою діловодства, визначає інстанції і швидкість цього  руху. Головне правило документообігу - оперативний рух документів по найбільш перспективній дорозі з  мінімальними витратами часу і праці. Основу документообігу дають організаційні документи: Статут, положення про структурні підрозділи, накази про розподіл обов'язків, інструкції по роботі з документами, інструкції по діловодству, схеми документопотоків, шляхи проходження окремих видів документів. Документообіг як технологічний процес ділиться на декілька частин - потоків, які здійснюють прямий та зворотний зв'язок в управлінні.

    Ці  потоки розрізняються по напряму  і по відношенню до управлінського об'єкту. По напряму:

    - горизонтальні - зв'язують організації  одного рівня 

    - вертикальні - низхідні, висхідні - зв'язують  організації різних рівнів.

    Висхідні - вхідні, такі, що поступають до вищих організацій від підлеглих організацій.

    Вихідні - прямують вищестоящими органами влади підлеглими організаціями.

    По  відношенню до управлінського об'єкту документообіг утворює потоки тих, що входять (що поступають з інших організацій), витікаючи (що відправляються в інші організації) і внутрішніх (створених і таких, що діють в межах організації) документів.

    Основні етапи документообігу:

    1) складання і оформлення документа; 

    2) прийняття документа бухгалтерією (обліковим апаратом);

    3) рух документа по відділах  і робочих місцях бухгалтерії,  його обробка і використання  для облікових записів;

    4) передача документа на обчислювальні  машини і повернення назад; 

    5) передача документа в архів. 

    Грамотно  побудована система документообігу не тільки спрощує роботу фінансово-економічної  служби, але й дозволяє значно підвищити  ефективність фінансового управління компанією.

    Не  всі підприємства приділяють увагу  регламентації документообігу, хоча з розвитком бізнесу така робота стає необхідністю. Можливо, співробітники компанії не одразу звикнуть до того, що їхні дії регламентовані, проте це дозволить їм заощадити час при виконанні своїх обов’язків – а, отже, працювати ефективніше.

    Будь-яка  компанія через зростання кількості  співробітників і контрагентів стикається з потоками неструктурованої інформації. Без регламенту документообігу на будь-якому підприємстві будуть заплутані маршрути проходження і втрати документів, нечітка номенклатура справ і, як наслідок, проблеми з пошуком документів, веденням управлінського обліку, неможливість встановити взаємозв’язок між ними та одержати оперативний доступ до історії угод.

    Крім  того регламент документообігу є  інструментом підвищення дисципліни співробітників. Персонал доводиться навчати і роботи на комп’ютері, і правильного оформлення документів. Якщо працівник володіє  цією навичкою, вміє звертати увагу на деталі, він стає дисциплінованішим. Для компанії це означає, що первинні документи вчасно потрапляють до офісу компанії, отже, можна контролювати і платежі, і роботу.

    При побудові будь-якої системи документообігу потрібно прагнути до мінімізації етапів узгодження та кількості документів, які вимагають затвердження. Перше, що слід зробити, – це закріпити за різними підрозділами переліки документів, з якими вони повинні працювати. Таким чином, технологічна документація не проходитиме через фінансову службу, а договір на купівлю IT-системи – через рекламний відділ. Досягти цього можна, залучаючи до створення регламентів керівників усіх функціональних підрозділів.

    Документи з моменту їх складання або  одержання від інших підприємств  до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Відомо, що первинні документи містять інформацію про факти господарського життя, і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється й накопичується з метою одержання підсумкових даних у балансі та звітності. Своєчасний і якісний облік забезпечується певним порядком організації складання й опрацювання документів або документообігом.

    Документообігом називаються порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів.

    Головне завдання документообігу - прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

    Кожне підприємство, враховуючи специфіку  своєї господарської діяльності та структури управління, визначає напрями й обсяги документів. Організує документообіг на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони, облікова обробка та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву [11]. Графік документообігу ПАТ «Світлотехніка» наведено в Додатку В. Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообігу. Він має визначати здійснення систематичного контролю складання і строків проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачі їх у бухгалтерію. План (графік) документообігу розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.