Организация учета материалов

       При сальдовом методе учета поступившие  в бухгалтерию первичные документы  по движению материалов после их проверки и таксировки раскладывают в контрольной  картотеке отдельно по приходу и  расходу в разрезе складов  и номенклатурных групп материалов. По данным картотеки документов составляют групповые оборотные ведомости в суммовом выражении по каждому складу.

       Данные  этих ведомостей сверяются со стоимостными данными ведомости остатков и  с итогами записей в регистрах  синтетического учета. /21/.

       Аналитический учет движения материальных ценностей при ручном способе обработки учетной информации осуществляется в ряде журналов-ордеров и ведомостей.

       Операции, связанные с поступлением материальных ценностей (стоимость ценностей, транспортно-заготовительные  расходы и др.), т. е. дебетовые  обороты по счету 10 «Материалы», находят  отражение в следующих журналах-ордерах:

• материальные ценности, поступившие от поставщиков (обороты в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»), - в журнале-ордере № 6;
• материальные ценности собственной выработки (обороты в корреспонденции с кредитом счета 20 «Основное производство» или 23 «Вспомогательные производства») – в журналах-ордерах № 10, 10/1 (10-а), 10-с или 10-сн;
• материальные ценности, приобретенные подотчетными лицами (обороты в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»), - в журнале-ордере № 7 и т. д.

       В промышленных, снабженческих и сбытовых организациях выбытие материальных ценности (передача в производство, расход на собственные нужды,  отгрузка, отпуск на сторону и т. п.), т. е. кредитовые обороты по счету 10 «Материалы», выявляется в журналах-ордерах № 10, 10/1 (10-а), 10-с или 10-сн

       Аналитический учёт товарно-материальных ценностей  ведётся в ведомости “Движение  материальных ценностей” № 10, № 10-а, №10-с (в денежном выражении).

         В настоящее время при ведении  бухгалтерского учета широко  применяются средства вычислительной  техники, снабженные специализированным  программным обеспечением. Компьютерные  программы позволяют полностью  либо частично автоматизировать  получение отчетных данных путем  введения информации из первичных  учетных документов. /16/

       В «Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов», утвержденных приказом  Министерства финансов Российской Федерации от 28.12.2001 г. № 119н, в п. 146 сказано, что применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование необходимых регистров бухгалтерского учета материалов, основными из которых могут быть:

• оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;
• ведомость расхода материалов по заказам, сериям, пределам, другим калькуляционным единицам;
• оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;
• оборотная ведомость движения материалов, по которым отсутствуют расчетные документы (неотфактурованные поставки). /11/.

       Программы бухгалтерского учета относятся  к классу прикладных компьютерных программ.

       В настоящее время наиболее распространенными  в бухгалтерской среде программами  являются следующие пакеты:

• «1С: бухгалтерия»;
• «Турбо Бухгалтер»;
• «Инфософт»;
• «Галактика»;
• «Инфо-Бухгалтер»;

       Все имеющиеся компьютерные бухгалтерские  программы работают с тем или  иным видом журнала хозяйственных  операций по традиционной схеме: первичные  документы — журнал хозяйственных  операций — промежуточные документы  — баланс и отчетность. Формирование журнала хозяйственных операций у них осуществляется по-разному. Самый простой для программы  вариант и самый сложный для  бухгалтера — это вариант, когда  его составление бухгалтер берет  полностью на себя. Другие варианты формирования журнала хозяйственных  операций предполагают использование  целого ряда вспомогательных и справочных данных вплоть до автоматического написания  отдельных блоков. Таким образом, реализуются способности пользователей  разной квалификации и опыта.

       Большинство прикладных бухгалтерских программ составляется на базе одного из двух следующих  принципов:

       1) как универсальная программа  с механизмом настройки на  конкретные особенности предприятия  (1С, Инфо-Бухгалтер, Турбо Бухгалтер);

       2) как программа с фиксированным количеством готовых решений и ситуаций с механизмом параметрических настроек (Галактика, Инфософт).

       Универсальные программы значительно дешевле  и проще в разработке, однако они  требуют дополнительных усилий квалифицированных  специалистов при их настройке на конкретном предприятии. По оценкам  профессионалов, стоимость такой  настройки соизмерима со стоимостью самой программы, т.е. составляет 100%.

       Программы с фиксированным количеством  готовых решений и ситуаций при  разработке обходятся существенно  дороже универсальных, но зато затраты на их настройку на конкретном предприятии много ниже и составляют примерно 25% от их стоимости.

       Имеющееся программное обеспечение в области  бухгалтерского учета с точки  зрения практического бухгалтера имеет  один важный недостаток — сложность  для освоения и последующего применения.

       Причина этого в том, что многие программные  специалисты влились в сферу  бухгалтерского учета из разных отраслей экономики, пришедших в упадок в  результате проводимых в России реформ. Плохо представляя специфику  финансовой деятельности, за которую  отвечает современный бухгалтер, они  подчас принуждают его уделять много  времени программному обеспечению  в ущерб своей основной работе. /7/. 
 

2.4 Инвентаризация  материальных ценностей и отражение

ее результатов  в учете. 

       Инвентаризация является одним из средств контроля за состоянием и сохранностью материальных ресурсов. В соответствии с действующим законодательством и методическими указаниями по инвентаризации и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 г. №49 инвентаризация материальных запасов должна проводится не реже одного раза в 3 месяца,  в том числе один раз в год – с полной передачей другому лицу. Инвентаризация может осуществляться: перед составлением годового баланса; при смене руководителя или главного бухгалтера; при смене (увольнение, уходе в отпуск) материально ответственного лица; при переоценке ценностей; при хищении, порче материальных ценностей, а также после пожаров, стихийных бедствий; при документальных ревизиях, аудиторских и прочих проверках; в других случаях.

       Для проведения инвентаризации приказом руководителя создается комиссия из числа специалистов организации с обязательным включением в ее состав материально ответственного лица. В отсутствие материально ответственного лица при необходимости проведение инвентаризации, а также в случае краж инвентаризации могут проводиться с включением в комиссию представителей власти (милиции). /20/.

       До  начала проведения инвентаризации материально  ответственное лицо в присутствии  комиссии составляет отчет, куда вносят все имеющиеся у него на руках  документы по поступлению и отпуску  материалов. Отчет вместе с документами визируется всеми членами комиссии, а материально ответственное лицо дает расписку о том, что все имеющиеся у него документы и ценности представлены и других документов и ценностей у него нет. Комиссия проверяет правильность показаний весоизмерительных приборов, опечатывает все помещения, где хранятся ценности, закрепленные за материально ответственным лицом, и преступает к инвентаризации.

       Материальные  ценности перемериваются, перевешиваются и записываются в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) по каждому наименованию, с указанием цены и количества (ведение описи материально ответственным не допускается). В описи не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Для каждого помещения, где хранятся материальные ценности, а также на выявленные испорченные и непригодные к дальнейшему использованию материалы составляется отдельная опись.

       Незаполненных строк в описи быть не должно. В конце подсчитывают итоги по количеству и сумме, которые записывают прописью, а материально ответственное  лицо письменно подтверждает, что  все материальные ценности проверены, в опись включены правильно и  претензий к комиссии у него нет. /4/.

       Опись подписывают все члены комиссии и вместе с отчетом материально  ответственного лица сдают в бухгалтерию. Там представленные документы тщательно  проверяются, таксируются. Для выявления  результатов инвентаризации по позициям, где имеют место расхождения, составляется сличительная ведомость, в которой указывается наличие материальных ценностей по данным бухгалтерского учета (из оборотных или сальдовых ведомостей), фактическое сальдо из описей, сумма естественной убыли в пределах норм и окончательная величина недостачи или излишка.

       В условиях автоматизации учета сличительная ведомость совмещается на одном  бланке с инвентарной описью. При наличии каких-либо расхождений у материально ответственного лица берут письменное объяснение.

       Излишки приходуются по учетным ценам. Недостачи  взыскиваются с виновных лиц по розничным ценам (в отдельных случаях с повышающим коэффициентом), а при отсутствии виновных списываются на финансовый результат.

       Если  при инвентаризации выявлена пересортица, в результате которой одних материалов не достает, а по другим имеется излишек, то в порядке исключения по распоряжению руководителя может быть разрешен взаимозачет у одного материально ответственного лица по материалам одного наименования, внешне похожим или упакованным в одинаковую тару. Перекрытие  пересортицы производится по количеству. Суммовая разница взыскивается с материально ответственного лица (или относится в доход организации). /20/.

       Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий. /17/. Учет операций по инвентаризации дооценке материалов иллюстрирует табл. 2.

Табл. 2 Учет операции по инвентаризации и  дооценке материалов.