Организация учета материалов

       Учет  движения и остатков материалов заведующий складом ведет в карточках складского учета типовой формы (ф. № М-17). На каждый номенклатурный номер запасов открывают отдельную карточку. Поэтому складской учет называют сортовым и ведут только в натуральном выражении. Бланки карточек выдаются заведующему складом под расписку на основании реестра, в котором указаны их количество и регистрационные номера.

       Запись  в карточках делается заведующим складом на основании первичных  документов в день совершения операции. После каждой записи выводится остаток  по каждому номенклатурному номеру, сорту, размеру соответствующих  запасов. На основании этих данных заведующий складом своевременно информирует  руководство организации, службу маркетинга о состоянии запасов по отдельным  номенклатурным позициям, а также  об остатках запасов, длительно находящихся  без движения. /1/.

       До  сдачи в бухгалтерию первичные  документы хранятся вместе с картотекой. Бухгалтер периодически, но не реже одного раза в пять дней посещает склад и вместе с материально ответственным лицом проверяет правильность ведения складского учета (обоснованность записей в карточки, правильность выведения количественных остатков), проставляя в карточки свою подпись.

       В сроки, установленные графиком документооборота, но не реже одного раза в месяц материально ответственные лица отчитываются в бухгалтерии. Если объем документов на складах велик, то для отчета они используют реестры приемки-сдачи документов (форма № М-13), в один из которых записывают все приходные, в другой – все расходные документы за отчетный период, которые вместе с приложенными первичными документами сдают в бухгалтерию.

       Если  объем первичных документов на складе невелик, то материально ответственное лицо ежемесячно заполняет не реестры, а отчет о движении материалов по складу, куда записывает все документы по приходу и расходу материалов за отчетный период.

       Вместе  с реестром (или отчетом) на основании  данных картотеки кладовщик заполняет  сальдовую ведомость, где указывает наименование каждого материала и его количественный остаток на конец месяца. /20/.

       Как уже было сказано, материально ответственные лица отчитываются в бухгалтерии, в сроки, установленные графиком документооборота. Под документооборотом понимается движение документов с момента их возникновения до сдачи их в архив.

       Работу  по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.

       График  должен устанавливать на предприятии  рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число  подразделений и исполнителей для  прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его  нахождения в подразделении.

       График  документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. /6/.

       Своевременное и качественное оформление первичных  учетных документов, передачу их в  установленные сроки для отражения  в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

       Точное  соблюдение графика документооборота способствует своевременному и полному  отражению в учетных регистра совершаемых хозяйственных операций. /10/.

       Контроль  за соблюдением исполнителями графика  документооборота по предприятию осуществляет главный бухгалтер. /6/. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.3 Синтетический  и аналитический учет материалов. 

       Синтетический учет наличия и движения материальных ресурсов ведут на счете 10 «Материалы». Счет активный, сальдовый, инвентарный.

       Остатки материальных ценностей и их приход записывают по дебету счета 10, расход и  отпуск – по кредиту счета в  суммах фактической себестоимости.

       В дебет счета 10 относят все затраты  по приобретению (покупная стоимость  материалов, наценки снабженческих  организаций, транспортные услуги, таможенные пошлины и др.) с кредита счетов по учету расчетов. /21/.

       Счет 10 имеет следующие субсчета:

• 10-1 "Сырье и материалы" - учитывается наличие и движение: сырья и основных материалов (в том числе строительных - у подрядных организаций), входящих в состав вырабатываемой продукции, образуя ее основу, или являющихся необходимыми компонентами при ее изготовлении; вспомогательных материалов, которые участвуют в производстве продукции или потребляются для хозяйственных нужд, технических целей, содействия производственному процессу; сельскохозяйственной продукции, заготовленной для переработки, и т.п.
• 10-2 "Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали" - учитывается наличие и движение покупных полуфабрикатов, готовых комплектующих изделий (в том числе строительных конструкций и деталей - у подрядных организаций), приобретаемых для комплектования выпускаемой продукции (строительства), которые требуют затрат по их обработке или сборке. Изделия, приобретенные для комплектации, стоимость которых не включается в себестоимость продукции, учитываются на счете 41 "Товары".

Организации, занятые выполнением научно-исследовательских, конструкторских и технологических  работ, приобретающие на стороне  необходимые им в качестве комплектующих  изделий для проведения этих работ  по определенной научно-исследовательской  или конструкторской теме специальное  оборудование, инструменты, приспособления и другие приборы, учитывают эти  ценности на субсчете 10.2 "Покупные полуфабрикаты  и комплектующие изделия, конструкции  и детали".

• 10-3 "Топливо" - учитывается наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления, твердого (уголь, торф, дрова и др.) и газообразного топлива.
• 10-4 "Тара и тарные материалы" - учитывается наличие и движение всех видов тары (кроме используемой как хозяйственный инвентарь), а также материалов и деталей, предназначенных для изготовления тары и ее ремонта (детали для сборки кровли, бочковая клепка, железо обручное и др.). Предметы, предназначенные для дополнительного оборудования вагонов, барж, судов и других транспортных средств в целях обеспечения сохранности отгружаемой продукции, учитываются на субсчете 10.1 "Сырье и материалы".

Организации, осуществляющие торговую деятельность, учитывают тару под товарами и  тару порожнюю на счете 41 "Товары".

• 10-5 "Запасные части" - учитывается наличие и движение приобретенных или изготовленных для нужд основной деятельности запасных частей, предназначенных для производства ремонтов, замены изношенных частей машин, оборудования, транспортных средств и т.п., а также автомобильных шин в запасе и обороте. Здесь же учитывается движение обменного фонда полнокомплектных машин, оборудования, двигателей, узлов, агрегатов, создаваемого в ремонтных подразделениях организаций, на технических обменных пунктах и ремонтных заводах.
• 10-6 "Прочие материалы" - учитывается наличие и движение отходов производства (обрубки, обрезки, стружка и т.п.); неисправимого брака; материальных ценностей, полученных от выбытия основных средств, которые не могут быть использованы как материалы, топливо или запасные части в данной организации (металлолом, утильсырье); изношенных шин и утильной резины и т.п. Отходы производства и вторичные материальные ценности, используемые как твердое топливо, учитываются на субсчете 10.3 "Топливо".
• 10-7 "Материалы, переданные в переработку на сторону" - учитывается движение материалов, переданных в переработку на сторону, стоимость которых в последующем включается в затраты на производство полученных из них изделий. Затраты по переработке материалов, оплаченные сторонним организациям и лицам, относятся непосредственно в дебет счетов, на которых учитываются изделия, полученные из переработки.
• 10-8 "Строительные материалы" - используется организациями-застройщиками. На нем учитываются наличие и движение материалов, используемых непосредственно в процессе строительных и монтажных работ, для изготовления строительных деталей, для возведения и отделки конструкций и частей зданий и сооружений, строительные конструкции и детали, а также другие материальные ценности, необходимые для нужд строительства (взрывчатые вещества и т.д.).
• 10-9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности" - учитывается наличие и движение инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей и других средств труда, которые включаются в состав средств в обороте.
• 10-10 "Специальная оснастка и специальная одежда на складе" - предназначен для учета поступления, наличия и движения специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, находящейся на складах организации или в иных местах хранения.
• 10-11 "Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации" - учитывается поступление и наличие специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды в эксплуатацию (при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг, для управленческих нужд организации). По кредиту субсчета 10-11 отражается погашение (перенос) стоимости специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды на себестоимость продукции (работ, услуг) в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат, а списание остаточной стоимости объектов при их досрочном выбытии в корреспонденции с дебетом счета учета прочих доходов и расходов.
• и др. /1/.

       Организации, занятые производством сельскохозяйственной продукции, могут открывать к  счету 10 «Материалы» отдельные субсчета для учета: семян, посадочного материала, кормов (покупных и собственного производства); минеральных удобрений; ядохимикатов, используемых для борьбы с вредителями и болезнями сельскохозяйственных культур; биопрепаратов, медикаментов и химикатов, используемых для борьбы с болезнями сельскохозяйственных животных, и др./3/.

       В соответствии с «Планом счетов бухгалтерского учета» синтетический учет материалов на счете 10 «Материалы» разрешается  вести двумя способами:

• по фактической себестоимости;
• по учетным ценам.

       При первом способе на счете 10 «Материалы»  отражаются все расходы по их приобретению и заготовке.

       При втором способе дополнительно используют счета: 15 «Заготовление и приобретение материалов» и 16 «отклонение в  стоимости материалов». /5/.

       Счет 15 «Заготовление и приобретение материалов» используется для отражения информации о приобретение запасов, относящихся к средствам в обороте. На счете отражается покупная стоимость заготовления и приобретения материалов, определяемая по данным расчетно-платежных документов поставщика, и учетная стоимость фактически приобретенных ценностей.

       На  счете 16 «Отклонение в стоимости  материалов» отражается разница  в стоимости приобретения материалов, исчисленной в фактических затратах на приобретение и по учетной стоимости. /1/.

       Применение  того или другого способа определяется предприятием самостоятельно и указывается  в его учетной политике.

       Традиционным  и более упрощенным является учет материалов по фактической себестоимости. В этом случае поступившие материалы в бухгалтерском учете дебетуют счет 10 «Материалы» и кредитуют счета:

       20 «Основное производство» - на стоимость полученных из производства возвратных отходов;

       23 «Вспомогательные  производства» - на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;

       71 «Расчеты с подотчетными  лицами» - на стоимость сырья и материалов, приобретенных и оплаченных из подотчетных сумм;

       76 «Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами» - на стоимость услуг, оплачиваемых чеками транспортным (железнодорожным, водным) организациям, а также информационные и консультационные услуги, таможенные пошлины и др. /5/.

       Оприходование материалов, полученных от поставщиков, отражается записью:

       Д-т 10 «Материалы»

       К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

       НДС по оприходованным материалам отражается бухгалтерской проводкой:

       Д-т 19 «Налог на добавленную  стоимость по приобретенным  ценностям», субсчет  «НДС по приобретенным  материально-производственным запасам»

       К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

       Следует отметить, что материалы, поступающие  от поставщиков, приходуются независимо от того, когда они поступили –  до или после получения расчетных  документов. Стоимость оплаченных материалов, находящихся в пути или не вывезенных со склада поставщика по состоянию  на конец месяца, отражается:

       Д-т 10 «Материалы»

       К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

       В начале следующего месяца эти суммы  сторнируются, а в текущем учете  показывается как дебиторская задолженность  поставщика, которая погашается по мере оприходования материалов на склад. /1/.

       При приемке материалов от поставщиков  могут быть выявлены излишки или  недостачи фактически поступившего количества материалов по сравнению  с документальными данными, оформляемые  актом. Излишки приходуют по акту и расценивают по учетным ценам  организации или отпускным ценам. Затем отдел снабжения сообщает об излишках поставщику и просит выслать  платежное требование на стоимость  излишков.

       Методическими указаниями по учету материально-производственных запасов установлен следующий порядок  недостач и порчи материалов, обнаруженных при их приемке.

       Сумма недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяется умножением количества недостающих или испорченных  материалов на договорную (продажную) стоимость поставщика (без НДС  и транспортных расходов). Исчисленная  сумма недостач или порчи отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счетов по учету расчетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 76 « Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Одновременно сумма недостач или порчи списывается с кредита счета 94 на счета учета транспортно-заготовительных расходов или отклонений в стоимости материальных запасов (счета 10 или 16).