Организация учета и контроля в промышленных предприятиях

  Для совершенствования бухгалтерского учета необходимо также повысить его оперативность и аналитичность, упорядочить, унифицировать и стандартизировать процесс документирования с учетом требований. Одним из трудоемких процессов в начальной стадии организации бухгалтерского учета является документирование хозяйственных операций, поэтому основным направлением совершенствования этой стадии учетного процесса будет оформление первичных документов с помощью средств автоматизации. Целесообразно упростить первичные документы, совместить их с машинными носителями, выбрать максимальную периодичность их составления.

Для бесперебойного удовлетворения спроса населения большое значение имеет наличие соответствующих товарных запасов. Учет должен контролировать размер и состояние товарных запасов (в целом и по ассортименту), соответствие их установленным нормативам.

Кроме того, бухгалтерский учет должен обеспечить контроль за внереализационными доходами и расходами на основании первичных документов.

В процессе деятельности промышленных предприятий возникает большое количество сложных и простых хозяйственных операций. Из приобретенных в установленном порядке разнообразных предметов труда предприятия с помощью средств труда, которыми они располагают, и затраченного труда работников  вырабатывают продукцию, реализуя ее покупателям в соответствии с планами поставок и заключенными договорами.

Весь производственный процесс и кругооборот хозяйственных средств в их взаимосвязи и последовательности предопределяют и круг объектов бухгалтерского учета.

Все объекты бухгалтерского учета можно условно подразделить на несколько групп. К первой относятся средства и ресурсы, которыми предприятие наделяет государство и передает их в оперативное управление; имея их, предприятие осуществляет процесс производства продукции. Ко второй группе следует отнести процесс, происходящие на предприятии: процесс приобретения (заготовления) сырья, материалов и других предметов труда, процесс производства продукции, ее выпуска и реализации. В отдельную группу включаются расчетные операции с поставщиками материалов, покупателями изготовленной  продукции, с рабочими и служащими по оплате труда и т.д. самостоятельной группой можно считать объекты, отражающие конечные финансовые результаты деятельности предприятия. В группе объектов следует выделить другие источники средств и ресурсов предприятия 9уставный фонд, фонд амортизации и др.) и их движение. Следовательно, в бухгалтерском учете находят отражение как сам процесс производства продукции, так и кругооборот средств.

Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета основных этапов процесса деятельности производственного предприятия и кругооборота средств в хозяйстве в упрощенном виде приведен в схеме 1.

24

Схема

24

Центральное место в этой схеме занимают процесс производства, а следовательно и учет производственных затрат предприятий на изготовление продукции. Они состоят из затрат сырья, материалов, топлива, энергии, амортизационных отчислений, заработной платы рабочих и служащих, а также других расходов, связанных с производством и реализацией продукции.

Бухгалтерский учет  ОАО «Токмокский завод КСМ» организован, чтобы обеспечивать контроль за рациональным и экономным использованием государственных средств, в максимальной степени удовлетворять потребности управления в информации. Для этого бухгалтерский учет должен обеспечивать:

      полное отражение остатков и движения денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств;

      достоверное отражение затрат на производство и реализацию продукции, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, работ и услуг, выявление внутри производственных резервов и осуществление режима экономии;

      выявление результатов производственно-хозяйственной деятельности и объединений, предприятий и их подразделений по производству и реализации продукции; себестоимости, прибыли и рентабельности; по использованию фонда заработной платы, численности персонала и выполнению плана по производительности труда;

      представление достоверной отчетной информации для вышестоящих органов управления, статистических и финансовых органов;

      систематизацию и обобщение информации  для экономического  обоснования управленческих решений, осуществления и развития внутрипроизводственного хозяйственного расчета.

   Осуществление перечисленных задач обеспечивается соблюдение требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету. Важнейшими из них являются сопоставимость показателей плана и учета, документальная обоснованность, достоверность, оперативность, простата, ясность и экономичность учета.

Сопоставимость  показателей плана и учета необходима для обеспечения контроля за ходом выполнения плана по показателям, находящим отражение в бухгалтерском учете. Должны, например, совпадать по содержанию плановая и учетная номенклатура статей себестоимости продукции, нормативная и учетная структура оборотных средств  и другие. Вместе с тем требование сопоставимости не означает буквального совпадения плановых и учетных показателей. Так, в плановую себестоимость продукции не включаются непроизводственные расходы, а в ряде отраслей промышленности – потери от брака. Выделение их в учете в отдельные статьи позволяет выявлять возникающие потери.

Достоверность учета находится в тесной связи с документальной обоснованностью. Но осуществление последнего требования недостаточно для достижения достоверности учета. Необходимо обеспечить соответствие фактических остатков средств учетным данным, что достигается с помощью периодически проводимых инвентаризацией. Дополнительным условием соблюдения требования достоверности является правильная организация учетного процесса; оценка, калькулирование, распределение затрат.

Оперативность учета заключается в своевременности представления управлению учетных данных. Она обеспечивается ускорением оформления первичных документов и их учетной обработки. Важную роль в повышении оперативности учета играет применение современной  программой  «1-С Бухгалтерия» оперативность обеспечивает действенность бухгалтерского учета в управлении производством.

Простата и ясность обеспечиваются на основе упрощения учета, исключения дублирования и сокращения ненужных показателей.

Экономичность учета определяется снижением удельного веса затрат на его ведение на единицу продукции.

1.3.  Документирование операций и документооборот

Характерная особенность бухгалтерского учета состоит в том, что он основан на строгом документировании хозяйственных операций. Все хозяйственные операции, проводимые предприятием, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичной учетной информацией, на основании которой ведется бухгалтерский учет.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Финансово-хозяйственная деятельность предприятий сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций. В свою очередь каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами.  Первичный учетный документ представляет собой письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, имеющие правовое значение. Показатели документа  должны отражать содержание этой операции и все ее особенности, служить базой для оперативного управления и контроля за производственными процессами, совершаемыми  на предприятии, содержать информацию, необходимую и достаточную для организации учета, анализа контроля и составления  отчетности.

Кроме учетных документов, учетная информация может содержаться на машинных носителях информации. Они применяются в вычислительной технике для получения и обработки сведений об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях. Для автоматизированной обработки в бухгалтерских документах введены специальные реквизиты (коды предприятия, его структурных подразделений и т.д.)

С документами тесно связаны такие понятия, как документация (первичный учет), унификация, стандартизация и документооборот.

Документация – это способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Поэтому правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами является начальной стадией бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации  о финансово-хозяйственной деятельности предприятия и поэтому широко используется в управлении предприятием для предварительного, текущего и последующего контроля.

Предварительный контроль осуществляется руководителями предприятия (руководитель, главный бухгалтер, главный инженер, мастер и т.п.) при подписании документов, так как тем самым они берут на себя персональную ответственность работника, подписавшего документ, за совершенные им действия.

     Текущий контроль производится в процессе учета и анализа (особенно оперативного) финансово-хозяйственной деятельности, когда в целях углубления анализа привлекаются первичные документы.

Последующий контроль осуществляется в основном в форме документальных ревизий, а также путем проверки счетными работниками документов, являющихся основанием для оформления хозяйственных операций.

              Документооборот – это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. На каждом предприятии документооборот разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. В нем необходимо предусматривать (табл.1):

      наименование отчетов или первичных документов;

      время составления;

      лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись в документах;

      сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию;

      лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, контролирует, как он используется в бухгалтерии и в каком деле хранится в текущем архиве.

                                            Примерная форма документооборота

Таблица 1

   Следует иметь в виду, что отсутствие документооборота или нечеткая его организация приводят к запущенности учета и к всяким злоупотреблениям.

   Все многообразие документов, оформляемых предприятием, принято группировать,  т.е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются однородным признакам:

      по назначению;

      по порядку составления;

      по содержанию хозяйственных операций;

      по способу отражения операций;

      по месту составления;

      по порядку заполнения.    

   По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

   Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций.   Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и.т.д.

   Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде.   Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

   По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники.

   Документы, составляемые ручным путем, заполняются вручную, либо на пишущей машинке.   Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

  Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факты совершения  хозяйственной операции. Поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования:

      своевременность оформления документов.

      точность, ясность и полнота содержания операции, оформляемой документом.

      четкое заполнение документа

   Своевременность оформления документов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением  контрольно кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным на предприятии графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное их оформление, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.