Облік розрахунків з підзвітними особами

 

При оприбуткуванні матеріальних цінностей,  придбаних за рахунок  грошових коштів,  виданих під  звіт на адміністративно - господарські потреби, потрібно керуватися наявною  правовою базою, стандартами бухгалтерського  обліку 9 "Запаси" і 16 Витрати".

Витрати на службове відрядження, безпосередньо пов'язане з придбанням цінностей,  в нашому випадку запасів, відповідно до п.9 стандарту 9 "Запаси",  входять до первинної вартості запасів як витрати на придбання вищезгаданих запасів і доведення їх до стану,  в якому вони придбані для використання.

Оформлення операції і супровід обмінюваних товарів  здійснює експедитор, товарознавець, довірена особа підприємства без покладання на неї обов'язків проведення розрахунків. При цьому варіанті розрахунки з використанням підзвітної особи виникають як елемент витрат у формі оплати витрат на відрядження при скеруванні працівника у відрядження для здійснення обміну продукцією, яка має справедливу вартість. 2. Передбачається часткова грошова доплата однією або іншою стороною за здійснену операцію. Підзвітна особа або передає залишок грошей як оплату, або приймає їх як різницю за операцією.

Для одержання необхідних синтетичних даних по субрахунку 372 суми, показані в Звіті про використання коштів, наданих на відрядження або під  звіт, і суми повернення невикористаних авансів відображаються в Журналі-ордері №3 у кореспонденції з рахунками, що дебетуються. Після закінчення місяця по кожній підзвітній особі визначається сальдо на кінець місяця, яке переноситься до Журналу наступного місяця, а також підсумки кредитових оборотів у цілому по субрахунку 372 і по дебету кореспондуючих рахунків переносять до Головної книги.

Аналітичний облік в  СВК «Лабунський» здійснюється на основі зведених даних, одержаних в результаті обробки первинної документації, а синтетичний облік полягає в тому, що дані облікових регістрів у згрупованому вигляді переносяться до Журналу-ордеру 3 та Головної книги.

 

3.3. Контроль  розрахункiв з пiдзвiтними особами пiдприємства

 

 При здійсненні  контролю розрахункiв з пiдзвiтними особами  ревізор керується Інструкцією про службові відрядження в межах України і за кордон, затвердженою наказом МФУ № 59 від 13.03.98.

 Для вивчення методики  контролю СВК «Лабунський» треба  використати набуті знання з  методики бухгалтерського обліку стосовно документального оформлення операцій та відображення в облікових реєстрах на рахунках бухгалтерського обліку операцій, пов'язаних з розрахунками підприємства, які здійснюються через підзвітних осіб.

Контроль розрахунків із підзвітними особами в СВК «Лабунський»  має на меті встановити цільове використання підзвітних сум і виявити незаконні і господарсько недоцільні витрати. [43,ст.512]

Підставою для перевірки  розрахунків із підзвітними особами  є накази і розпорядження, авансові звіти із прикладеними документами, записи по рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Ревізію розрахунків з підзвітними особами починають із перевірки змісту касових операцій і операцій по рахунках в банку. Зіставляючи дані аналітичного обліку по рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» з даними по касі, визначають, як дотримувався порядок видачі сум на операційні і господарські витрати.

Для початку на СВК «Лабунський» варто ознайомитися з організацією і видами розрахунків через підзвітних осіб, обумовленими специфікою виробничої діяльності. Як джерела інформації та об'єкти ревізії бухгалтерія підприємства подає для контролю ревізорові зброшуровані в окремі справи по місяцях чи кварталах року журнал-ордер № 7 і первинні документи до них, а по розрахунках — додатково журнал-ордер № 1, Касову книгу.

1. Контроль дотримання  правил видачі авансів підзвітним  особам здійснюється за методом нормативної перевірки за датами видачі з каси, обсягами сум, цільовим призначенням.

2. Перевірка доцільності, правомірності та правильності оформленнявідряджень окремих працівників. При цьому доцільно застосовувати методи аналізу та логічного взаємозв'язку виробничої діяльності підприємства, виконуваної роботи і компетенції підзвітної особи, цільового завдання і строків відрядження, фактичного виконання.

3. Контроль авансових  звітів на повноту та достовірність  документів з витрат, які підлягають відшкодуванню підзвітним особам, оформлення документів та авансових звітів. Здійснюється візуальна перевірка наявності основних реквізитів документів відповідно до чинного законодавства про документацію подібних операцій. Особлива увага звергається на те, чи немає в них виправлень, чи не належать вони до фіктивних або таких, що не можуть бути підставою для відшкодування витрат по відрядженнях.

4. Перевірка правильності  визначення розмірів відшкодування  витрат на відрядження по авансових звітах. Особлива увага звертається на дотримання встановлених законодавством норм добових при відрядженнях у межах країни і за кордон при включенні в документи на оплату житла вартості харчування в готелях.

5. Контроль обґрунтованості бухгалтерських записів у журналі – ордері № 7 при відображенні операцій з видачі авансів, повернення надлишковихневикористаних сум, списання за рахунок відповідних джерел коштів. При цьому контролюється правильність визначення кореспонденції рахунків, виходячи зі змісту господарської операції, відображеної в первинному документі. Особлива увага звертається на правомірність та обґрунтованість внесення виправлень, коригування помилок за минулі періоди.

6. Закінчуючи перевірку  операцій за журналом-ордером  № 7 за місяць, потрібно перевірити правильність узагальнень (підсумків оборотів за місяць), визначення залишків у розрізі підзвітних осіб на кінець місяця та відповідності їх даним на початок місяця у журналі-ордері в наступному місяці, а також даним книги Головних рахунків щодо обсягів оборотів за дебетом і кредитом рахунку 71 та залишків.

7. Перевірка стану  контролю бухгалтерії СВК «Лабунський» за своєчасністю розрахунків (контроль термінів здачі авансових звітів та невикористаних залишків авансів). Відповідно до чинного законодавства підзвітні особи повинні в триденний термін після закінчення строку відрядження здати до бухгалтерії авансовий звіт. У разі порушення цього терміну вся сума виданого підзвітній особі авансу зараховується як перевищення ліміту грошей у касі, що підлягає сплаті в дохід бюджету.

До обліку приймаються Звіти про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, які перевірені арифметично, за змістом і затверджені керівником СВК «Лабунський». Бухгалтер обробляє звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, які відповідають призначенню авансу.

Приймаючи рішення  про підтвердження вартості тих  чи інших ТМЦ, комісія повинна  мати на увазі, що відтепер, згідно з П(С)БО 9, запаси відображаються в бухгалтерському обліку і звітності за найменшою з двох оцінок: первісною вартістю або чистою вартістю реалізації. На чому потрібно зосередити увагу, то це на тому, що П(С)БО 16 "Витрати" не дає нам дозволу відносити до складу загальногосподарських витрат нестачі та псування ТМЦ (далі - нестачі), які виникли на стадії заготівлі і зберігання ТМЦ на складах підприємства. [43,c.12]

Ревізор складає розрахунок залишків простроченої заборгованості підзвітних осіб по датах її виникнення, визначаючи за кожен день загальну суму такої заборгованості для встановлення суми до сплати в бюджет за ревізований період.

Отже, контроль обліку розрахунків з пiдзвiтними особами на СВК «Лабунський» має важливе значення, оскільки забезпечує керівництво інформацією про використання коштiв пiдзвiтними особами.

 

 

3.4. Розкриття  інформації по розрахунках з  підзвітними особами

 у фінансовій  звітності

 

Обліковий процес завершується складанням фінансової звітності  про господарську діяльність підприємства. Правові основи з питань складання фінансової звітності регламентуються Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», а також Положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку П(с)БО.

Бухгалтерська звітність - система взаємопов'язаних облікових показників, що відображають результати діяльності підприємства або його підрозділів за певний період та складається на підставі даних бухгалтерського обліку для задоволення потреб певних користувачів (Згідно з Законом України «Про Бухгалтерський облік та фінансову звітність»).[1,ст.707]

Основою організації технології бухгалтерської звітності є вимоги та нормативні акти, які регламентують обсяг, порядок, методику, техніку складання і подання до відповідних органів. Бухгалтерська та податкова звітність складається у відповідності до загальних принципів і вимог.

Рис. 3.4.1 Принципи підготовки фінансової звітності

Відповідальність за складання фінансової звітності, її достовірність та своєчасність покладено на головного бухгалтера Грінчук Н.М. Згідно з посадовою інструкцією вона зобов’язана здійснювати контроль за складанням фінансової звітністю, достовірністю розрахунків та своєчасним поданням звітності до державних органів не пізніше 20 числа звітного періоду.

Фінансова звітність  на СВК «Лабунський» складається на основі даних поточного бухгалтерського обліку, згрупованих у Головній книзі, журналах-ордерах і даних аналітичного обліку. Більшість статей заповнюють безпосередньо за даними Головної книги про залишки (сальдо) синтетичних рахунків на звітну дату.

Для контролю вірогідності окремих статей фінансової звітності на СВК «Лабунський» використовуються результати інвентаризації (шляхом взаємоперевірки) розрахунків з бюджетом, банками, різними дебіторами і кредиторами. Особливо важливо установити тотожність балансових показників розділів пасиву і розділів активу з кредиторською і дебіторською заборгованостями по розрахунках з бюджетом і даними, що утримуються в податковому органі, про стан цих розрахунків на дату складання звітності.

Фінансова звітність  займає важливе місце  в організації  облікового процесу СВК «Лабунський», оскільки  забезпечує інформаційні потреби користувачів щодо:

• придбання, продажу та володіння цінними паперами;
• участі в капіталі підприємства;
• оцінки якості управління;
• оцінки здатності підприємства своєчасно виконувати свої зобов’язання;
• забезпеченості зобов’язань підприємства;
• визначення суми дивідендів, що підлягають розподілу;
• регулювання діяльності підприємства;
• інших рішень.

 

Схема документообігу в СВК «Лабунський»

 

3.5. Шляхи вдосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами

 

Період переходу до повноцінної  ринкової економіки автоматизація  в бухгалтерському обліку, точність і оперативність інформації є  вирішальними факторами успішного розвитку України. При цьому необхідно врахувати значну різницю у змісті бухгалтерського обліку в Україні і в країнах, де система бухгалтерського обліку знаходиться на значно вищому рівні. Якщо в Україні бухгалтерська справа обмежувалася обліково-реєстраційними завданнями, то в країнах з розвинутою економікою вони не є основною частиною бухгалтерського обліку, основна увага приділяється фінансовому аналізу і прогнозуванню.[2,ст.399]

Перехід до автоматизованого бухгалтерського обліку вимагає не лише бажання і коштів, а і значної підготовчої роботи. Перехід потрібно організовувати плавно, поетапно, краще за все до початку звітного періоду. Потрібно також правильно оцінити склад і обсяг необхідного документообороту, визначити, які документи будуть вестись в електронному вигляді (наприклад розрахункове - платіжні відомості, табель обліку робочого часу, відомості відрахувань, і т.д.) ,а які - в паперовому (первинні документи).

СВК «Лабунський» використовує у своїй діяльності спеціально розроблену для підприємства комп'ютерну програму «Акцент 6.0», проте комп'ютеризовані не всі ділянки обліку, а лише найбільш завантажені. Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться вручну.

Використання  комп'ютерної техніки внесе значні зміни до організації бухгалтерського обліку розрахунків з підзвітними особами. З допоміжного засобу обчислювальна техніка перетворюється на визначальний фактор організації обліку.

Основними перевагами комп'ютерної  форми ведення обліку, порівняно  з паперовою, є:

- комп'ютеризація складових системи бухгалтерського обліку (склад і обробка первинної документації, формування регістрів, їх аналітична обробка, складання звітності);

- у програму закладено правила формування тих чи інших бухгалтерських проводок за господарськими операціями;

- паралельне ведення бухгалтерського обліку за вимогами декількох стандартів (на базі одних і тих же одноразово введених даних можна отримувати декілька систем оцінок і показників, які розраховуються за різними методиками);

- забезпечення отримання необхідної внутрішньої і зовнішньої звітності за вимогою управлінського персоналу (використання комп'ютерної техніки дозволяє отримувати інформацію з бажаним ступенем деталізації у будь-який момент часу за рахунок скорочення масиву вихідної інформації і тривалості облікового процесу).