Облік розрахунків з підзвітними особами

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 3. СУЧАСНИЙ СТАН ТА ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ

 ОБЛІКУ З ПІДЗВІТНИМИ ОСОБАМИ СВК «ЛАБУНСЬКИЙ»

3.1. Документування  господарських операцiй з облiку розрахункiв з пiдзвiтними особами в СВК «Лабунський»

 

За неможливості оплатити витрати через банк або касу здійснюють видачу підзвітних сум. Готівку видають працівникам підприємства на господарські потреби й витрати у відрядженні. Підзвітні суми видають на певний строк і з певною метою.

Розрахунки з підзвітними  особами  проводяться на підставі документів: звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт; накладних; рахунків-фактур; податкових накладних, прибуткових та видаткових касових ордерів(додатки В, Д, Е, Є,).

Службове  відрядження — поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншої місцевості для виконання службового доручення не за місцем основної роботи.[26,ст.341]

Витрати на відрядження  фізичних осіб, що перебувають у  трудових відносинах з платником  податку або е членами керівних органів платника податку, можуть бути включені до валових витрат платника податку тільки за наявності документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення й проживання фізичної особи, страхові поліси тощо. Не включають до складу витрат платника податку готівку, витрачену на цілі, визначені пп. 5.3.1 і 5.4.4 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств», а також на цілі, що не пов’язані з поверненням особистих витрат фізичної особи, яка перебуває у відрядженні.[26,ст.342]

Оплата готівкою, відповідно до Порядку ведення касових операцій №21, передбачає, що підприємство-продавець  повинно представити підприємству-платнику платіжний документ, який підтверджує виплату готівкою, - товарний чек, рахунок - фактуру, акт виконаних робіт, акт наданих послуг тощо, податкову накладну (якщо продавець є платником ПДВ). Обов'язок подання таких документів і отриманих цінностей (результату наданих послуг) на своє підприємство при здійсненні оплати лягає на підзвітну особу

Будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до валових витрат платника податку  за наявності документів, що підтверджують  зв’язок відрядження з основною діяльністю такого платника податку: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку; підписаної угоди (контракту); Інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що збігається з основною діяльністю платника податку.[50]

Направлення працівників  у відрядження здійснюється керівниками цих підприємств і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням пункту призначення, найменування підприємства, установи, місця відрядження працівника, терміну й мети відрядження. Працівнику видається посвідчення про відрядження.

Реєстрація посвідчень про відрядження здійснюється у журналі реєстрації посвідчень про відрядження осіб, що виїздять у відрядження і прибувають у місце відрядження, на підприємствах.

За відрядженим  працівником зберігається місце  роботи (посада) і середній заробіток або посадовий оклад з урахуванням доплат і надбавок (у випадках, передбачених чинним законодавством) за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі.

Середній заробіток  або посадовий оклад з урахуванням доплат і надбавок за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.

Для відображення розрахунків  з підзвітними особами в реєстрах журнально-ордерної форми обліку призначено Журнал-ордер № 7 с.-г. Аналітичний  облік в ньому ведуть по кожній окремо виданій в підзвіт сумі лінійно-позиційним методом записів.

При відкритті журналу-ордеру з попереднього реєстру записують перехідні залишки на початок місяця з зазначенням дати виникнення дебіторської заборгованості.

При записах операцій поточного місяця на окремому рядку відображують дату і суму виданого авансу, відшкодування перевитрат проти виданого авансу відшкодовану або утриману суму невикористаного авансу і суми витрат по поданому і затвердженому авансовому звіту.[49]

У випадках, коли підзвітній особі, що перебуває у тривалому відрядженні, направляють додатковий аванс, або один й той самий працівник повторно за місяць одержує аванс, то суму і дату видачі (перерахування) авансу відображують у вільних графах: по тому самому рядку (по дебету рахунка 372 і кредиту відповідних кореспондуючих рахунків).

При поданні одним  працівником за поточний місяць двох або більше авансових звітів відповідні суми відображують записом в одній  графі по одному й тому ж рядку.

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження звіти складаються за підзвітні суми, використані для оплати господарських послуг, купівлю товарно-матеріальних цінностей. До цих звітів додають відповідні підтверджувальні документи (чеки, квитанції, акти). Звіти затверджує керівник підприємства. В авансовому звіті проставляють кореспондуючі рахунки за призначенням витрат.

При придбанні запасів  і товарно - матеріальних цінностей  у юридичної особи через підзвітну особу підприємства, скерованій на підприємство,  підзвітній особі можуть бути видані документи про наявність ділових відносин між сторонами - договори, копія рахунка - фактури продавця. Підзвітні суми видаються з каси та затверджуються Видатковим касовим ордером.

3.2. Синтетичний  і аналітичний облік розрахунків  з підзвітними особами

 

Синтетичний облік розрахунків  з підзвітними особами здійснюють на рахунку 37, субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами».[28,ст.343]

Сальдо субрахунка може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображають у балансі  підприємства розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів, кредитове сальдо — в складі зобов’язань.

Аналітичний облік розрахунків  з підзвітними особами ведеться по кожній підзвітній особі з зазначенням залишку боргу на початок місяця сум, виданих під звіт і списаних згідно зі звітами, залишку боргу на кінець місяця.

Облік розрахунків  з підзвітними особами має  забезпечувати правильність і своєчасність розрахунків, тому він ведеться окремо по кожній виданій під звіт сумі й кожній підзвітній особі.

На підприємствах можливі варіанти залучення для разових доручень як підзвітної особи працівника, з яким на момент залучення договору про матеріальну відповідальність не було. Вважається, що у таких випадках інтереси підприємства обмежені.

Однією з умов збереження майна підприємства є наявність чітко сформульованих обов'язків у встановленні відносин з підзвітною особою і фіксація відповідальності перед підприємством у відповідних внутрішніх документах підприємства та перевірка чіткого виконання нею встановлених завдань. Це може бути забезпечено, якщо з таким працівником укладено договір про його матеріальну відповідальність.

Розрахунки з підзвітними  особами відносяться до розрахунків  підприємства з поточної дебіторської заборгованості . Для таких розрахунків в бухгалтерському обліку використовується субрахунок 372 "Розрахунки з підзвітними особами ".

У таблиці 3.2.1 розглянуто відображення в бухгалтерському  обліку основних операцій при отриманні коштів під звіт і повернення їх.

Таблиця 3.2.1

Бухгалтерський  облік з підзвітними особами при отриманні грошових коштів з каси із поточного рахунка

Зміст операції	Дата	Корекспонд. Рахунки		Сума, грн.
		Д-т	К-т
1.Видані з каси готівкові  грошові кошти підзвітній особі  у національній валюті на службове  відрядження. Відкрито субрахунок 3721 "Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті".	18.06. 2010	372	301	500,00
2.Отримані грошові кошти з поточного рахунку в банку для видачі підзвітній особі на господарські потреби	18.06. 2010	301	311	450,00
3.Видані готівкові кошти з каси підзвітній особі на господарські потреби	18.06. 2010	372	301	450,00
4.Видані готівкові грошові кошти підзвітній особі на госп. потреби за грошовим чеком з поточного рахунка в банку	21.06. 2010	372	311	582,00
5.Перераховано готівкові грошові кошти, отримані підзвітною особою (1) підзвітній особі (2), що перебуває в службовому відрядженні, поштовим переказом з повідомленням про вручення через відділення "Укрпошта"	22.06. 2010	333	372	958,00
6.Отримані підзвітною особою (2), яка перебуває у відрядженні, з каси поштового відділення "Укрпошта" перераховані йому відрядні, про що свідчить отримане підприємством повідомлення "Укрпошти".	22.06. 2010	372	333	985,00
7.Віднесена на витрати вартість послуг "Укрпошта" з пересиланням готівки підзвітній особі 2	22.06. 2010	92	372	67,06
8.Перераховані готівкові грошові кошти підзвітній особі на господарські потреби гарантованим платіжним дорученням з поточного рахунка в банку. Як варіант, готівкові кошти можуть перераховуватися на витр. на відрядження	22.06. 2010	372	311	777,00
9.Отримані грошові кошти у валюті з валютного рахунка підприємства для видачі коштів у валюті відрядженому за межі України й оприбутковані в	25.06. 2010	302	312	1779,20
10.Витрати на службове відрядження підзвітної особи, метою якого було придбання товарів, віднесені на вартість придбаного товару без ПДВ. Відповідно до п.9 ПСБО 9, такі витрати включаються в с/б запасів.	25.06. 2010	281	3721	403,00
11.Відображена сума податкового кредиту з ПДВ у витратах на відрядження	25.06. 2010	641	3721	45,00

Суми від  цих операцій включають до: валових  доходів підприємств; валових витрат підприємств залежно від події, що відбулася раніше, згідно із ст. 11 Закону України «Про оподаткування прибутків підприємств».

Підставою для  заповнення журналу-ордера № 3 і відомості № 3.2 є:

- касові документи,  що свідчать про видачу або  повернення підзвітних сум;

- авансові  звіти з доданням документів, що підтверджують цільове використання виданих коштів;

- наказ, розрахунково-платіжна  відомість при утриманні з  заробітної плати працівника не повернених своєчасно невикористаних коштів.

Записи в журналі-ордері роблять із надходженням документів.

Через підзвітних осіб здійснюються найрізноманітніші платежі, тому витрачені  підзвітні суми, списані з кредиту  субрахунка 372 знайдуть відображення по дебету відповідних рахунків:

20 «Виробничі запаси»;

21 «Тварини на вирощуванні  та відгодівлі»;

22 «Малоцінні та швидкозношувані  предмети» — з придбання

запасів;

15 «Капітальні інвестиції»;

23 «Виробництво»;

24 «Брак у виробництві»;

91 «Загальновиробничі витрати»;

92 «Адміністративні витрати»;

93 «Витрати на збут»;

94 «Інші витрати операційної  діяльності»;

30 «Каса»;

31 «Рахунки в банках»  — з повернення підзвітних  сум до каси

підприємства і на рахунки в банках;

33 «Інші кошти» —  з придбання різних грошових документів

(марки, путівки та  ін.)»;

66 «Розрахунки з оплати  праці» — з утримання перевитрат  авансів понад установлені норми  і неповернутого залишку коштів;

63 «Розрахунки з постачальниками  та підрядниками»;

68 «Розрахунки за іншими  операціями» — з оплати різних послуг грошовими коштами і чеками постачальникам та іншим

організаціям;

99 «Надзвичайні витрати»  — з виплат, пов'язаних із запобіганням  або ліквідацією стихійного лиха, техногенних катастроф і аварій.

Виданий підзвітній особі  грошовий аванс з каси під звіт означає тільки збільшення дебіторської заборгованості підприємства,  активи його при такій операції не збільшуються.

При оприбуткуванні матеріальних цінностей,  придбаних за рахунок  грошових коштів,  виданих під звіт на адміністративно - господарські потреби,  потрібно керуватися наявною правовою базою, стандартами бухгалтерського обліку 9 "Запаси" і 16 Витрати".

У первісну вартість запасів, придбаних за плату,  входять суми,  сплачені постачальнику (продавцю) відповідно до договору.

Витрати на службове відрядження, безпосередньо пов'язане з придбанням цінностей,  в нашому випадку запасів, відповідно до п.9 стандарту 9 "Запаси",  входять до первинної вартості запасів як витрати на придбання вищезгаданих запасів і доведення їх до стану,  в якому вони придбані для використання.

Витрати підзвітної особи  на оплату службових відряджень і  на придбання ТМЦ відповідно до п.7 стандарту 16 "Витрати " відображаються у складі витрат того періоду,  в якому вони були здійснені. Моментом відображення витрат за розрахунками з підзвітною особою є подання підзвітною особою в бухгалтерію, звітного документа про витрачені грошові кошти — авансового звіту. Саме в цей момент відбувається збільшення активів або зменшення зобов'язань і формування первісної вартості запасів. При отриманні готівки з каси такого зменшення зобов'язань або збільшення активів не відбувається.

У таблиці 3.2.2 розглянуто відображення в бухгалтерському обліку основних операцій при отриманні коштів під звіт і повернення їх.

Таблиця 3.2.2

Бухгалтерський  облік з підзвітними особами  при придбанні запасів і товарно-матеріальних цінностей.

Зміст операції	Дата	Кореспонд. рахунки			Сума, грн..
		Д-т	К-т
Розглянемо варіанти списання на вартість придбаних запасів витрат на службове відрядження, безпосередньо пов'язане з їх купівлею.
Варіант 1. Вартість запасів відноситься  вартість придбаних цінностей і  повна величина витрат на відрядження
1.Оприбутковані на склад отримані  виробничі запаси від підзвітних  осіб на основі авансового  звіту №1 з придбання запасів, без ПДВ	27.06. 2010	201		3723		1000,0
2.Відображена сума податкового  кредиту з ПДВ	27.06. 2010	641		3723		200,00
3.Списані витрати на відрядження  на вартість запасів на підставі  авансового звіту №2 за витратами на відрядження	27.06. 2010	201		3721		175,00
4.Нарахована сума податкового  кредиту з ПДВ у витратах  на відрядження	27.06. 2010	641		3721		50,00
Варіант 2. Керівником прийнято рішення  віднести на вартість запасів частину  вартості витрат на відрядження, яка дорівнює 100,00 грн. частину вартості, що залишилася, віднести на витрати підприємства зі збуту
5.Списана частина витрат на  відрядження на вартість запасів на підставі авансового звіту №2, віднесена на вартість придбаних запасів	27.06. 2010	201		3721		90,00
6.Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ у витрати на відрядження	27.06. 2010	641		3721		20,00
7.Витрати на відрядження працівника  підприємства віднесено в інші  операційні витрати	27.06. 2010	84		3721		62,50
8.Списані операційні витрати  на збут	27.06. 2010	93		84		62,50
9.Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ у витрати на відрядження	27.06. 2010	641		3721		12,50
10.Списані витрати на відрядження  працівників апарату управління	27.06. 2010	84		3721		50,0
11.Нарахована сума податкового  кредиту з ПДВ у витрати  на відрядження	27.06. 2010	641		9721		15,00