Облік розрахунків з підзвітними особами

1.2. Нормативне забезпечення формування iнформацiйної бази по розрахункам з підзвітними особами

Встановлення господарських  відносин суб’єкта підприємницької  діяльності з іншими фізичними та юридичними особами передбачене  виникненням між ними певних прав та зобов’язань.

Під зобов’язаннями сторін у цивільному законодавстві розуміють  усі дії, які кожна зі сторін договору повинна здійснити на користь  іншої сторони і які обумовлені договором, адміністративними актами, юридичними вчи6нками та іншими підставами, що не суперечать законодавству.

Чітка побудова бухгалтерського  фінансового обліку відповідно до змін, що відбуваються в його організації  і техніці ведення, підвищує роль обліку як основного засобу одержання  достовірної інформації для прийняття  економічно обгрунтованих рішень і попереджень ризику у виробничо-господарській діяльності підприємств, у системі оподаткування, у зобов'язаннях дострокових, поточних, розрахункових операцій, у складанні бухгалтерського балансу, фінансової звітності тощо.

План рахунків бухгалтерського обліку, активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій затверджено Наказом Міністерства фінансів України №291 від 30.11.1999 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України за №892/4185 від 21.12.1999).

План рахунків бухгалтерського обліку є переліком рахунків і схем реєстрації та групування на них фактів фінансово-господарської діяльності у бухгалтерському обліку . У ньому за десятковою системою наведені коди (номери) й найменування синтетичних рахунків і субрахунків . Контирування документів первинного обліку, ведення регістрів бухгалтерського обліку здійснюється щонайменше з застосуванням коду класу і синтетичного рахунку .

Структура Плану рахунків пов'язана зі структурою Балансу  і Звіту про фінансові результати.

Закон України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність" №996 - 4 від 16.07.1999 року визначає правові засади регулювання, організації, ведення обліку та фінансової звітності. [3]

Виходячи з вище сказаного, говорячи про правове регламентування  обліку розрахунків з підзвітними особами, слід вести мову про нормативні документи, які регламентують облік дебіторської і кредиторської заборгованості, оскільки працівники підприємства можуть виступати як у ролі дебіторів, так і у ролі кредиторів. Таким документом є Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 10 «Дебіторська заборгованість». Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 10 «Дебіторська заборгованість»- це положення, яке визначає методологічні засади формування у бухгалтерському обліку інформації про дебіторську заборгованість та її розкриття у фінансовій звітності. Норми цього положення (стандарту) застосовуються підприємствами, організаціями та іншими юридичними особами незалежно від форм власності. Це положення застосовується з урахуванням особливостей оцінки та розкриття інформації щодо дебіторської заборгованості, встановлених іншими положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку. [14]

Згідно з цим положенням, поточна дебіторська заборгованість за продукцію, товари, послуги визнається активом одночасно з визнанням доходу від реалізації продукції, товарів і послуг та оцінюється за первісною вартістю. У разі відстрочення платежу за продукцію, товари, роботи і послуги з утворенням від цього різниці між справедливою вартістю дебіторської заборгованості та номінальною сумою грошових коштів та/або їх еквівалентів, що підлягають отриманню за продукцію, товари, послуги і роботи, така різниця визнається дебіторською заборгованістю за нарахованими доходами (процентами) у періоді її нарахування. Поточна дебіторська заборгованість за продукцію, товари і послуги включається до підсумку балансу за чистою реалізаційною вартістю.

Класифікація дебіторської заборгованості за продукцію, товари, роботи і послуги здійснюється групуванням  дебіторської заборгованості за строками її непогашення із встановленням коефіцієнта сумнівності для кожної групи. Цей коефіцієнт встановлюється підприємством, виходячи з фактичної суми безнадійної дебіторської заборгованості за продукцію, товари, роботи і послуги за попередні звітні періоди.

Ще одним нормативним  документом, який регламентує порядок  обліку розрахунків з підзвітними  особами, є Положення (стандарту) бухгалтерського  обліку 15 «Дохід», оскільки підприємство реалізовуючи свою продукцію, товари і  послуги отримує дохід. Це положення визначає методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про доходи підприємства та її розкриття в фінансовій звітності. Згідно з цим документом, дохід (виручка) від реалізації, товарів визнається в разі наявності наступних умов: а) покупцеві передані ризики і вигоди, пов’язані з правом власності на продукцію, товари; б) підприємство не здійснює надалі управління та контроль за реалізованою продукцією; в) сума доходу може бути достовірно визначена; г) є впевненість, що в результаті операції відбудеться збільшення економічних вигод підприємства, а витрати, пов’язані з цією операцією, можуть бути достовірно визначені. В Положенні сказано, що дохід відображається в бухгалтерському обліку в сумі справедливої вартості активів, що отримані або підлягають отриманню. У разі відстрочення платежу, внаслідок чого виникає різниця між справедливою вартістю та номінальною сумою грошових коштів або їх еквівалентів, які підлягають отриманню за продукцію, товари, роботи і послуги, така різниця визнається доходом у вигляді процентів. [16]

Бюджетній установі потрібно врахувати обмеження видачі готівкових коштів. Як передбачено Указом Президента №436 та Інструкцією 21, установи можуть здійснювати видачу готівкових грошових коштів на господарські потреби з каси за рахунок залишку виручки в касі за відсутності податкової заборгованості.

При веденні розрахунків  через підзвітних осіб, або відрядженнях необхідно враховувати всі вищезгадані нюанси законодавства для уникнення штрафних та інших санкцій з боку контролюючих організацій.

1.3 Проблеми  обліку розрахунків з підзвітними  особами в сучасній економічній  літературі

У комплексі проблем , що виникають в процесі функціонування економіки, безпосередньо пов'язаних з підвищенням рівня життя населення, винятково важливе значення має оплата праці і оплата добових на відрядження.

Заробітна оплата добових  є показником стану економіки, її стабільності, конкурентоспроможності. Тому зараз основним завданням процесу  реформування є забезпечення відповідності  її величини належному рівню відтворення робочої сили.

Кардинальні зміни в  економічному становищі України  в період становлення ринкових відносин вимагають критичного аналізу стану  оплати праці та оплати добових, виявлення  причин, які привели до знецінення праці, та обґрунтування напрямів підвищення стимулюючого значення заробітної плати.

Кандидат економічних  наук Строїч С.Ф. стверджує що коли платник  податку не повертає суму надміру  витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний  строк подачі звіту про видані під звіт суми, то таку суму оподатковують за правилами, встановленими пп. 9.10.1 Закону про доходи. А ще платник податку сплачує штраф у розмірі 15% від суми надміру витрачених коштів.[49. ст.128]

Зі штрафом усе більш-менш чітко. Але постає запитання: чи потрібно при обчисленні суми податку застосовувати коефіцієнт із п. 3.4 Закону про доходи? В останньому, як відомо, зазначено, що його використовують і для визначення об'єкта оподаткування щодо сум надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернених у встановлений строк.

Доктор економічних  наук Кропивницький В.С. стверджує  що у разі відсутності підтвердних, документів про обмін валюти, в  якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження, перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, проводиться виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

Під крос-курсом слід розуміти співвідношення між двома валютами, яке визначають на підставі їх курсу  щодо третьої валюти.

Тобто витрати, понесені працівником у рейдах, варто спочатку перевести в долари США. використавши крос-курс, розрахований через гривню відповідно до курсів НБУ на дату затвердження звіту. А потім уже отриманий результат у доларах США відобразити в бухгалтерського обліку по курсу НБУ на дату видачі авансу.[ [30. ст. 223]]

Старший державний податковий Григорова О. інспектор стверджує що, витрати, понесені протягом терміну відрядження, зазначеного в наказі на відрядження, відшкодовують у загальному порядку. Якщо керівник не продовжить відрядження, витрати працівника після закінчення його строку (крім витрат на зворотній проїзд) можна не компенсувати.

Таким чином, якщо працівник  повернувся до місця постійної роботи пізніше зазначеного в наказі строку відрядження і при цьому  керівник підприємства не прийняв рішення  про продовження терміну відрядження, добові та інші витрати, пов'язані з  перебуванням у місці відрядження понад встановлений термін, йому не відшкодовують. Витраті на зворотній проїзд підприємство компенсує в будь-якому випадку за наявності оригіналів проїзних квитків.[28]

Кандидат економічних  наук Пісочний С.П. стверджує що суму добових визначають на підставі відміток у посвідченні про відрядження. їх мають проставляти і відправляючи, і приймаюча сторони. Такі відмітки завіряють печаткою. Це випливає як з вимог Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59, 5.4.8 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" у редакції від 22.05.97 р.№ 283/97-ВЕтак і з самої форми посвідчення. Тож думаємо, кожен розуміє: "правильна" печатка безпосередньо впливає на право підприємства виплатити добові і, відповідно, віднести їх до складу валових витрат.[17]

Кандидат економічних  наук Парфьонова І. засвідчує, що оплата добових в Україні має один з найнижчих рівнів серед країн  з перехідною економікою. Вихід вбачається у серйозній державній протекціоністській політиці щодо вітчизняного виробника. Якщо населення купуватиме продукцію вітчизняних підприємств, тоді з'являться гроші і робочі місця .[39]

Існує проблема в тому, що не всі бухгалтери знають коли (на яку дату) слід відображати у складі валових витрат витрати на відрядження працівників підприємства. Питання не нове, проте воно, як і раніше, хвилює бухгалтерів.

Юров С.І. говорить, що якщо операція з видачі готівкових коштів на відрядження і подальше погашення виниклої дебіторської заборгованості (подання Звіту з підтверджуючими документами) припадають на один звітний період, то дата відображення валових витрат не має великого значення, оскільки на величину оподатковуваного прибутку цього звітного періоду різниця у датах не вплине. Інша річ, якщо непогашена заборгованість переходить на наступний звітний період.[51]

О.Самарченко наголошує  на тому, що відряджена особа завжди є підзвітною (зобов'язана відзвітувати про виконану роботу, про суми витрачених коштів), а ось підзвітна особа не обов'язково має бути саме відрядженою особою (вона може, не перебуваючи у відрядженні, придбавати, наприклад, товарно-матеріальні цінності для підприємства). [48]

Національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, План рахунків та Інструкція про його застосування спрямовані на організацію фінансового обліку та фінансової звітності. Бухгалтерський та управлінський облік підприємства мають розробляти самостійно й застосовувати з врахуванням конкретних умов діяльності з метою одержання необхідної обліково економічної інформації для прийняття оптимальних управлінських рішень.ь А для цього і є необхідним вдосконалення плану рахунків, зокрема досліджуваного субрахунку 372.

1.4. Міжнародні нормативи та зарубіжний досвід в організації облікового процесу розрахунків з підзвітними особами

В сучасних умовах глобалізації ринків збуту та поширення зовнішньоекономічних зв’язків зростає необхідність забезпечення єдиних підходів до визначення і обліку дебіторської заборгованості суб’єктів  господарювання різних країн. Тому вивчення зарубіжного досвіду з цього питання має неабияке значення.

У дослідження методології  обліку дебіторської заборгованості в  зарубіжних країнах суттєвий вклад  зробили відомі вітчизняні вчені І.Д. Бенько, О.С. Бондаренко, Ф.Ф. Бутинець, О.М. Губачова, В.І. Єфіменко, Л.І. Лук’яненко, М.Р. Лучко, В.Є. Новицький та інші.

На сьогоднішній день повернення коштів дебіторами є однією з основних проблем підприємства. Зростання обсягів дебіторської заборгованості призводить до погіршення стану ліквідності підприємств, тим самим збільшуючи ризик банкрутства.

Сучасні умови господарювання вимагають вирішення цілого ряду проблем, однією з яких є гармонізація ведення обліку дебіторської заборгованості вітчизняними підприємствами з міжнародними стандартами та вимогами.

Основним вітчизняним  нормативно – правовим документом, який регулює відображення в бухгалтерському  обліку дебіторської заборгованості є  П(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість». Згідно з ним дебіторська заборгованість визначається як сума заборгованості дебіторів підприємству на певну дату[1].

У зарубіжних країнах  не існує окремого стандарту щодо регулювання дебіторської заборгованості. Окремі аспекти визначені в МСБО 1 «Подання фінансових звітів», МСБО 32 «Фінансові інструменти: розкриття та подання», МСБО 39 «Фінансові інструменти: визнання та оцінка». Зокрема у МСБО 32 дебіторська заборгованість трактується як фінансовий актив, але конкретного визначення цього поняття міжнародні стандарти не дають.

МСБО прямо не визначають методи визнання, класифікацію та оцінку дебіторської заборгованості, а тільки дають загальні рекомендації по розкриттю відповідної інформації у фінансових звітах. Так, МСБО 1 "Подання фінансових звітів" рекомендує виділяти у Балансі торговельну та іншу дебіторську заборгованість [34].