Облік на підприємтві

Для фіксації інформації про  надходження та вибуття готівки  в ЗВО «Коопзаготпром» використовують наступні типові форми документів (згідно Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні (типові форми КО-1, КО-2, КО-3, КО-4, КО-5) затвердженого Постановою Правління Національного банку України від 15.12. 2004 р № 637):

1. КО-1 «Прибутковий касовий ордер» (дод. 37);
2. КО-2 «Видатковий касовий ордер» (дод. 37);
3. КО-4 «Касова книга» (дод. 36);

Негативним моментом в організації та веденні обліку грошових коштів в касі є невикористання форми КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів», що не дозволяє здійснювати контроль за хронологічністю здійснення записів та виписуванням видаткових та прибуткових касових ордерів.

Приймання готівки в касу товариства проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером. Про приймання грошей видається квитанція за підписами головного бухгалтера і касира, завірена печаткою (штампом) касира. В касу ЗВО «Коопзаготпром» одержуються кошти з поточного рахунку для виплати заробітної плати працівникам, видачі грошей під звіт, внесення грошових коштів орендарями (дод. 37), а також грошові кошти за реалізовані товари через кіоск.

Видача готівки  з каси товариства проводиться за видатковими касовими ордерами. Документи на видачу грошей підписуються керівником і головним бухгалтером підприємства. До видаткових ордерів в залежності від особливостей господарської операції долучаються заявки на видачу грошей, рахунки тощо. В окремих випадках оплата праці, виплата допомоги через тимчасову непрацездатність, премій провадиться касиром товариства за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного одержувача.

На титульній  сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний надпис про видачу грошей за підписами керівника і головного бухгалтера підприємства, із зазначенням строків видачі грошей і суми літерами.

Разові видачі грошей на оплату праці окремим особам ЗВО «Коопзаготпром» провадяться за видатковими касовими ордерами.

Обліковими працівниками ЗВО «Коопзаготпром» дотримано вимог Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку – прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи заповнюються бухгалтерією тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими способами, які забезпечують збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються  додані до них документи. Приймання і видача грошей за касовими ордерами в товаристві проводитися тільки в день їх складання.

Під час одержання прибуткових  касових ордерів або видаткових документів касир ВАТ ЗВО «Коопзаготпром» перевіряє:

• наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі – дозвільного підпису керівника підприємства;
• правильність оформлення документів;
• наявність перелічених у документах додатків.

Касові документи, після  складання звіту касира та його оброблення в бухгалтерії, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36 місяців після закінчення  календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов’язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, які передаються під охорону.

Усі надходження  і видачі готівки в національній валюті товариства враховують у касовій книзі (дод. 36), типова форма визначена Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні (типові форми КО-1, КО-2, КО-3, КО-4, КО-5) затвердженого Постановою Правління Національного банку України від 15.12. 2004 р № 637.

Записи в Касовій  книзі в ЗВО «Коопзаготпром» проводяться у двох примірниках (шляхом самокопіювання) кульковою ручкою або чорнилом темного кольору. Кожний аркуш касової книги складається з двох рівних частин: одна з них (з горизонтальним лініюванням) заповнюється касиром як перший примірник та залишається у книзі, друга (без горизонтального лініювання) заповняється з лицьового та зворотного боку через копіювальний папір і як звіт касира є відривною частиною аркуша. Перші та другі примірники аркушів нумеруються однаковими номерами.

Записи в касову книгу проводяться касиром відразу  після одержання або видачі грошей за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом. В дні коли здійснюються господарські операції з надходження або вибуття грошових коштів у касі, в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає бухгалтеру з обліку грошових коштів, як звіт касира другий відривний аркуш (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під розписку в касовій книзі.

Отримані дані заносяться до облікових регістрів – Меморіального ордеру №1 – прихід каси (дод. 34), Меморіального ордеру №2 – розхід каси (дод. 35) . Складемо бухгалтерські проведення з руху грошових коштів в касі (табл. 1).

Таблиця 1

Облік грошових коштів в  касі ЗВО «Коопзаготпром» за грудень 2011 р.

Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки		Сума, грн.
	Дебет	Кредит
1	2	3	4
Погашено заборгованість іншими дебіторами	301	377	2172,00
Видано кошти з каси під звіт	372	301	569,38
Виплачено заробітну плату  грошовими коштами з каси	661	301	1450,62
Погашено заборгованість перед іншими кредиторами грошовими  кошти з каси	685	301	152,00

 

На основі даних відображених в табл. 1 можна стверджувати про дотримання товариством вимог Інструкції по застосуванню Плану рахунків бухгалтерського обліку.

Облік грошових коштів в  касі ЗВО «Коопзаготпром» ведеться тільки в національній валюті.

Обмеження залишку грошових коштів в касі, що визначене Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні (типові форми КО-1, КО-2, КО-3, КО-4, КО-5) затвердженого Постановою Правління  Національного банку України  від 15.12. 2004 р № 637 визначає необхідність встановлення ліміту залишку готівки  в касі.

Ліміт залишку готівки  в касі ЗВО «Коопзаготпром» становить 1500,00 грн.

Інвентаризація наявності  грошових засобів в касі ЗВО «Коопзаготпром» проводиться щомісячно вкінці місяця. В склад інвентаризаційної комісії входять головний бухгалтер, касир обов’язки якого виконує бухгалтер-економіст. За результатами інвентаризації складається Акт інвентаризації наявності грошових засобів.

Рух грошових коштів в касі відображається також і в інших  облікових регістрах, зокрема у  Журналі по рахунку 30 «Каса» (дод. 25), Журналі по всіх рахунках (дод. 9). В  кінцевому результаті дані про обороти  та залишок по рахунку 30 «Каса» відображаються в оборотно-сальдовій відомості (дод. 14) та оборотному балансі (дод. 20).

По закінченню звітного періоду  інформація про залишок коштів в  касі відображається у фінансовій звітності  підприємства: Балансі (дод. 1; 3) та Звіті про рух грошових коштів (дод. 8).

Для здійснення операцій на поточному рахунку ЗВО «Коопзаготпром» до банку подаються оформлені належним чином відповідні первинні документи. Досліджуване підприємство обслуговується в Брокбізнесбанку.

Виходячи з  цього, документи, за допомогою яких проводяться операції на поточному рахунку, наступні: заява на отримання чекових книжок, грошова чекова книжка, платіжне доручення, виправний ордер.

Документи, за допомогою  яких ЗВО «Коопзаготпром» здійснює розрахунки з іншими суб’єктами підприємницької діяльності (або за допомогою яких суб’єкти підприємницької діяльності здійснюють розрахунки з підприємством), є «Платіжне доручення» (дод. 41). Оформлення платіжного доручення в ЗВО «Коопзаготпром» здійснюється за допомогою друкарської машинки.

Підтвердженням  здійснення операції на поточному рахунку  підприємства є банківська виписка, до якої банком додаються документи, на підставі яких проводилися розрахунки (дод. 40).

Після доставки касиром виписки на підприємство здійснюється її опрацювання головним бухгалтером ЗВО «Коопзаготпром». Опрацювання банківської виписки включає в себе три етапи:

1. До банківської виписки, у порядку здійснення відображених у ній операцій, прикріплюються всі додані до неї банком первинні документи.
2. Заключається у встановленні і зазначенні у виписці біля кожної суми номера того бухгалтерського рахунку, у кореспонденції з яким пов’язане надходження або списання коштів із поточного рахунку;
3. Полягає у перенесенні узагальнених даних із виписки по дебету і кредиту  поточного  рахунку  до Книги Журнал-головна (дод. 27), а потім в кінці звітного періоду до меморіальних ордерів (дод. 38; 39).

На основі облікових регістрів – Меморіального ордеру №3 – поступило на розрахунковий рахунок (дод. 38), Меморіального ордеру №2 – з розрахункового рахунку (дод. 39) . Складемо бухгалтерські проведення з руху грошових коштів на поточному розрахунковому рахунку (табл. 2).

Таблиця 2

Облік грошових коштів на поточному рахунку ЗВО «Коопзаготпром» за грудень 2011 р.

Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки		Сума, грн.
	Дебет	Кредит
1	2	3	4
Погашено іншу поточну  дебіторську заборгованість	311	377	3740,00
Проведено внутрішні розрахунки з обласною організацією «Укркоопспілка»	311	682	3000,00
Нараховано відсотки по банківському депозиту	311	732	0,94
Погашено заборгованість перед постачальниками	631	311	70,00
Погашено заборгованість перед бюджетом	642	311	2851,20
Погашено заборгованість перед Пенсійним фондом	651	311	661,04
Погашено заборгованість перед іншими кредиторами	685	311	377,29
Прийнято до оплати рахунок  сторонньої організації за послуги  адміністративного характеру	92	311	47,04

 

В основному  складу кореспонденції рахунків відповідають Інструкції по застосуванню плану рахунків бухгалтерського обліку, проте слід відмітити, що нараховані відсотки по депозиту слід відображати спочатку на субрахунку 373 «Розрахунки за нарахованими доходами», а потім вже безпосередньо  на рахунку 31 «Поточний рахунок».

З метою підвищення оперативності по розрахунках з  банком досліджуваною організацією – ЗВО «Коопзаготпром» доцільно застосовувати (спочатку придбати необхідне технічне забезпечення) програму комплексної автоматизації розрахунків з банком – «Клієнт-банк».

Основною функцією «Клієнт-Банку» є надання можливості підприємству проводити платежі зі свого поточного  рахунка в банку, не відвідуючи банку, з офісу підприємства. Крім того, «Клієнт-Банк» дозволяє:

1. здійснювати моніторинг коштів на поточному рахунку. Тобто уповноважений працівник підприємства (як правило, це особи, наділені правом першого та другого підпису на платіжних документах) може, не відвідуючи банку, контролювати рух коштів на поточному рахунку, з'ясовувати особу платника та призначення платежу. Завдяки цьому можна, приміром, оперативно відвантажувати продукцію споживачам за фактом її оплати;
2. отримувати виписки з поточного рахунка;
3. отримувати від банку щоденні офіційні курси іноземних валют, які використовуються при бухгалтерський обліку операцій;
4. вести довідник своїх контрагентів за платежами та довідник призначення платежу. Ці довідники дозволяють значно швидше формувати платіжні документи, оскільки відпадає потреба заново заносити інформацію до кожного документа – готовий шаблон переноситься до платіжного документа з довідників;
5. отримувати від обслуговуючого банку повідомлення про нові банківські послуги, поточні відсоткові ставки за кредитами та депозитами, іншу інформацію, яку банк вважає за потрібне оперативно доводити до клієнтів. Можливе і звернення клієнта до обслуговуючого банку. Ця функція дозволяє підприємству і банку оперативно обмінюватися інформацією.

До основних переваг системи  «Клієнт-банк» слід віднести. По-перше, зручність. Адже у «Клієнт-Банку» автоматизовано підготовку таких документів, як платіжне доручення, меморіальний ордер, заява  на переказ валюти. Вигляд електронних  документів, що відображені в інтерфейсі користувача, максимально наближено  до паперових, що значно спрощує користування системою. Як і паперові, електронні платіжні документи, що надсилаються до банку, підписують посадові особи підприємства, але замість звичайного використовується електронний підпис, який зберігається на дискетах.