Методика аудиторской проверки учета кассовых операций

Организации производят расчеты  по своим обязательствам с другими  предприятиями, как правило, в безналичном  порядке через банки или применяют  другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком Российской Федерации в соответствии с законодательством  РФ.

2. Закон РФ № 5215—1 от 18 июня 1993 г. "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" (ред. от 30 декабря 2001 г.). Если организации, в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения, не имеют возможностей применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться специальные формы бланков документов, утвержденные Министром России.

За нарушение требований Закона РФ "О применении контрольно -кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" применяются штрафные санкции к организациям от 10-кратной до 350 - кратной величины установленного размера минимальной месячной оплаты труда в зависимости от характера нарушения. Рассмотрим эту данный пункт подробнее: в случае ведения расчетов с населением без контрольно-кассовых машин -350-кратная величина; при использовании неисправных машин -200-кратная величина; если не вывешен ценник на продаваемый товар или прейскурант на оказываемые услуги-100- кратный размер; в случае невыдачи чека или занижения суммы в чеке-10-кратная величина, но не менее 20% от стоимости покупки).

3. ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность" (утв. Приказом МФ РФ № 43н от 6 июля 1999 г.).
4. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Минфина РФ № 49 от 13 июня 1995 г.).
5. Порядок регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах (Приложение к Приказу ГНС РФ № БТ-3-14/36 от 22 июня 1995 г.).
6. Методические рекомендации по вопросам применения контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (Приложение к письму ГНС РФ № НИ-6-07/152 от 5 мая 1994 г.).
7. Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (Постановление МФ РФ № 104 от 30 августа 1993 г.).
8. Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке (Указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-у).
9. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету налоговых операций (утв. Постановлением Госкомстата РФ № 88 от 18 августа 1998 г.) (ред. от 3 мая 2000 г.).
10. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин (утв. Постановлением Госкомстата РФ № 132 от 25 декабря 1998 г.).

Источники информации для проверки

Источниками информации для  проверки являются первичные документы, регистры аналитического и синтетического учета, журналы регистрации первичных  документов, бухгалтерская (финансовая) отчетность.

Состав первичных кассовых документов, с одной стороны, очень  узок — это приходные и расходные  кассовые ордера, кассовая книга. С  другой стороны, кассовые операции связаны  практически со всеми остальными разделами учета, например, с продажами, расчетами с подотчетными лицами, с поставщиками и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставлять кассовые документы с прочими.

Основными документами, которые  необходимо изучить при проверке кассовых операций, являются: кассовая книга (форма КО-4); отчеты кассира; приходные  кассовые ордера (форма КО-1); расходные  кассовые ордера (форма КО-2); журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров (форма КО-3); журнал (книга) регистрации  расходных кассовых ордеров (форма  КО-3); журнал (книга) регистрации выданных доверенностей; журнал (книга) регистрации  депонентов; журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей; оправдательные документы к кассовым документам; авансовые отчеты.

Поступление денег в кассу  и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами (приложения 1,2). Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер, а расходные - руководитель предприятия и главный бухгалтер. Заработную плату, премии, пособия по временной нетрудоспособности выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем и главным бухгалтером.

Приходные и расходные  кассовые ордера до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов.

Все операции по поступлению  и расходованию денежных средств  кассир записывает в кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или  мастичной печатью. Количество листов в ней заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег  в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут через  копировальную бумагу на 2-х листах. Один лист отрывают, его сдают в  конце дня со всеми приходными и расходными документами. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу  производятся кассиром по каждому ордеру, сначала все приходные, затем  все расходные. Потом выводится  остаток денег в кассе, отрывной лист кассовой книги с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира.

Многочисленные и разнообразные  операции движения денежных средств в кассе предприятия находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

• Главная книга;
• журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 (для журнально-ордерной формы счетоводства);
• регистры синтетического учета кассовых операций по счету 50 (при иных формах счетоводства);
• бухгалтерский баланс (ф. № 1);
• отчет о движении денежных средств (ф. № 4).

Основанием для бухгалтерских  записей в журнале-ордере № 1 и  ведомости № 1а являются проверенные  отчеты кассира с приложенными к  ним первичными документами. Записи в журнале-ордере производят итогами  за день на основании расходной части  отчетов кассира с приложенными первичными документами.

Предварительно первичные  документы группируют по корреспондирующим  счетам, и однородные операции отражают общей суммой за день. При небольшом  количестве операций в хозяйстве  допускаются записи по итогам отчета кассира за 2-3 дня.

В ведомости № 1а записи делают аналогичным путем на основании  отчетов кассира, только по их приходной  части с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам.

Остаток средств в кассе показывают в ведомости только на начало года и на конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчете кассира. Журнал-ордер № 1 и ведомость 1а являются регистрами годичного обращения. Они брошюруются в виде тетрадей с вкладными листами и открываются для учета кассовых операций на календарный год. Общий кредитовый оборот из журнала-ордера № 1 записывается в главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих счетов. При внутрихозяйственном контроле важное значение имеет взаимная сверка оборотов в регистрах учета. Поэтому, прежде чем перенести итоги журнала-ордера № 1 по кредитовым оборотам в главную книгу их по каждому корреспондирующему счету сверяют с данными других регистров. После сверки регистров обороты по счету 50 "Касса" разносят в главную книгу. Учет денежных средств в кассе на основании первичных документов, кассовых отчетов, журнала регистрации приходных и расходных ордеров ведется в журнале-ордере № 1 по кредитовому признаку, а дебет счета 50 "Касса" отражается в ведомости.

Схема учета денежных средств  на счете 50 "Касса"

2.3.Методика планирования  аудита кассовых операций

Составлению плана проверки предшествует оценка состояния внутреннего  контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе предприятия.

Аудитор с помощью специально составленного вопросника определяет состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые с точки  зрения злоупотреблений места, планирует  состав основных контрольных процедур, определяет специфические черты  ведения учета кассовых операций на предприятии, описание которых отсутствует  в имеющемся у него наборе стандартных  процедур.

Вопросник аудитора составляется в трех экземплярах, на каждом из них  проставляются должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым  будет проведена беседа.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии кассовой дисциплины на предприятии. Если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности кассовые операции составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может спланировать проверку кассовых операций в обычном порядке для оценки существенности статьи «Касса» в отчетности предприятия.

Когда удельный вес кассовых операций велик, например, реализация продукции предприятия ведется  через кассу, то это может послужить  основанием аудитору для отказа выражения  своего мнения о достоверности отчетности предприятия.

В общем случае по результатам  опроса, а также непосредственного  наблюдения за совершением операций по приему и выдаче денег из кассы у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки кассовых операций и намечен состав процедур.

Приступая к проверке операций с денежными средствами, аудитору целесообразно получить по возможности  полную информацию о состоянии внутреннего  контроля по данному участку учета. Нередко денежные средства, как наличные, так и безналичные, являются объектом хищений и злоупотреблений со стороны кассира, бухгалтера и других должностных лиц.

Начальным этапом аудиторской  проверки денежных средств является этап планирования.

Цель планирования аудита - составление общего плана аудиторской  проверки и разработка программы  аудита.

На стадии предварительного планирования необходимо выяснить следующие  важные вопросы, в результате чего, можно будет определить, сколько  аудиторов и на какой период требуется  для проведения проверки кассовых операций организации:

1. Сколько касс в организации;
2. Имеет ли организация структурные подразделения и, как осуществляются расчеты с подразделениями в части выдачи заработной платы, сдачи наличности и т.п. Если организация имеет структурные подразделения, находящиеся в удаленных от головной организации местах, то передача денежных средств может осуществляться следующими способами:

• Денежные средства перечисляются на счет в банке. Кассир структурного подразделения получает денежные средства и приходует их в кассу структурного подразделения.

• Денежные средства для выплаты заработной платы перечисляются на банковские карточки работников структурного подразделения;
• Денежные средства перевозятся уполномоченными лицами. В данном случае должна быть обеспечена надлежащая охрана, которая будет сопровождать уполномоченного представителя. Поскольку этот вариант не дает полной гарантии сохранности денежных средств его применение нецелесообразно.
• Инкассация - перевоз денежных средств специальными организациями.

3. Ведется одна или несколько кассовых книг у организации и подразделений;

4. Какие операции проводятся через кассу (расчеты с подотчетными лицами, расчеты с персоналом по оплате труда, расчеты с покупателями и заказчиками, расчеты с поставщиками и подрядчиками и т.п.);
5. Сколько расчетных счетов у организации;
6. Осуществляются ли расчеты с использованием иностранных валют и сколько валютных счетов у организации;

После проведения предварительной  экспертизы аудиторская организация  определяет объем операций, осуществляемых по кассе организации, а затем  метод проверки: сплошной или выборочный.

Правильно составленная программа  проверки поможет аудитору в дальнейшем последовательно изучить различные  участки учета операций с денежными  средствами, избегая повторов и пропусков, целенаправленно осуществить сбор необходимых доказательств и  их документирование.

При составлении программы  проверки следует оценить эффективность  внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации.