Контроль учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Пензтяжпромарматура»

Что касается представительских расходов, то их включение в себестоимость услуг разрешается при наличии оправдательных документов. На предприятии ОАО «Пензтяжпромарматура» составлена только программа проведения совещаний. Таким образом, оснований для отнесения данных расходов на себестоимость услуг нет. При наличии сметы и правильно оформленных документов эти суммы могут быть отнесены на себестоимость.

3.2. Совершенствование системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами

При проведении проверки и изучении типичных ошибок, допускаемых на данном предприятии при расчетах с подотчетными лицами, можно утверждать, что большниство таких ошибок возникает  не из-за сложности бухгалтерского учета данных операций, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Это связано прежде всего с тем, что, как было выявлено в ходе проведения проверки, на предприятиии отсутствует служба внутреннего контроля (контрольа), которая способствовала бы избежанию и своевременному выявлению многих ошибок при расчетах с подотчетными лицами, которая вовремя предупреждал бы о возникших отклонениях и предотвращала бы их  повторное появление.

Основными ошибками, допускаемыми организацией, являются:

- несоблюдение порядка выдачи денег под отчет, т.е. нарушение действующего законодательства РФ;

- нарушения при оформлении командировочных расходов;

- отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами: при    инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение);

- приложение к авансовым отчетам не всех необходимых оправдательных документов;

- принятие к учету первичных документов при отсутствии необходимых реквизитов;

- нарушение порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.

Для максимальной эффективности системы уче­та, отчетности и контроля ОАО «Пензтяжпромарматура» необходимо учесть вышеуказанные замечания, провести инвентаризацию расчетов и внести необходимые исправления, а именно:

1)  избегать необоснованной выдачи наличных денежных средств при отсутствии отчета по ранее выданному авансу;

2)  уделять особое внимание документальному оформлению командировочных расходов;

3)  контролировать соблюдение подотчетными лицами установленных сроков сдачи авансовых отчетов и возврата подотчетных сумм и своевременно отражать их на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». На счете 94 следует открыть отдельный субсчет «Подотчетные суммы, не возвращенные в установленные сроки». Аналитический учет на этом субсчете должен быть организован в разрезе каждого подотчетного лица. При увольнении сотрудника бухгалтер должен проверить, нет ли задолженности за увольняющимся работником по счету 94. Невозвращенные в срок подотчетные суммы должны быть своевременно включены в расчетную ведомость по организации;

4)  уделять большее внимание заполнению авансовых отчетов, проверять правильность их оформления с заполнением всех предусмотренных реквизитов:

-       назначение аванса;

-       сумма аванса цифрой и прописью;

-       бухгалтерская запись;

-       отметка о перерасходе (остатках);

-       подпись подотчетного лица и т.д;

5) составлять корректные корреспонденции бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами. При этом руководствоваться планом счетов.

Исправление этих недостатков позволит предприятию  улучшить систему управления и качества ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, а также поможет избежать спорных ситуаций при проверке налоговыми службами.

Рыночные отношения выдвинули объективную необходимость значительного повышения внимания к вопросам организации контроля (внутреннего контроля, внутрихозяйственного контроля) на предприятиях. Именно на уровне предприятия, где создается нужная обществу продукция, услуги, сосредоточены наиболее квалифицированные кадры, решаются вопросы экономного расходования ресурсов, применения высокопроизводительной техники, технологий. На предприятии с целью снижения до минимума издержек производства и реализации разрабатываются бизнес-планы, применяется маркетинг, осуществляется эффективное управление - менеджмент. Предприятие теперь выступает в роли собственника средств производства и продуктов труда, его дальнейшее развитие во многом зависит от сохранности этих средств и эффективности их использования. Таким образом, контроль должен осуществляться в первую очередь в интересах самого предприятия, его собственников, а также непосредственно работников.

Таким образом, контроль как неотъемлемая составная часть механизма управления в условиях рынка претерпевает серьезные изменения, в первую очередь связанные непосредственно с содержанием контроля и его местом в системе управления. Тесно взаимодействуя с другими функциями управления, контроль является основным источником информации для разработки и принятия оптимальных управленческих решений и, следовательно, занимает ведущее место в системе управления предприятием.

С целью сбережения денежных средств и финансовых ресурсов,  предупреждения возникновения отклонений от законодательства, нормативных актов, оптимальных режимов функционирования предприятия в ОАО «Пензтяжпромарматура» рекомендуется организовать отдел внутреннего контроля, в функции которого будет входить главным образом осуществление мер, нацеленных на наиболее эффективное выполнение всеми работниками своих обязанностей. Внутренний контроль организуется руководством предприятия и определяет законность совершения хозяйственных операций, их экономическую целесообразность.

Необходимость осуществления внутреннего контроля в ОАО «Пензтяжпромарматура» вызвана рядом обстоятельств, а именно недостатками в ведении бухгалтерского учета, предоставлении руководству искаженной или недостаточной информации, отсутствие регулярных ревизий, аудиторских проверок. Внутренний контроль должен присутствовать в организации и действовать непрерывно. В задачи отдела внутреннего контроля в ОАО «Пензтяжпромарматура» должно входить:

1)       распределение ответственности и полномочий между службами и сотрудниками предприятия;

2)       определение основных принципов управления данным экономическим субъектом;

3)       разработка кадровой политики;

4)       разработка порядка подготовки бухгалтерской отчетности для внешних пользователей;

5)       осуществление внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних целей;

6)       обеспечение соответствия хозяйственной деятельности экономического субъекта в целом требованиям действующего законодательства.

В целях предупреждения возможных нарушений правил ведения бухгалтерского учета, в особенности учета расчетов с подотчетными лицами, бухгалтерии ОАО «Пензтяжпромарматура» предлагается разработать  график документооборота (Приложение 13).

Основные этапы документооборота на исследуемом предприятии включают в себя:

1)  составление и оформление документов;

2)  движение документов по рабочим местам;

3)  прием документов в бухгалтерии;

4)  обработка документов в бухгалтерии.

График будет устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота способствует улучшению всей учетной работы в ОАО «Пензтяжпромарматура», повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их представления и подразделения организации, куда предоставляются документы.

Вместе с введением графика документооборота необходимо установить жесткий контроль за оформлением документов, которые предоставляются в бухгалтерию от подотчетных лиц, все документы должны отвечать следующим основными требованиям:

1)  правильность арифметических вычислений;

2)  документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;

3)  все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправления;

4)  по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении, счет - фактура, платежное поручение).

Также одним из направлений внутреннего контроля в ОАО «Пензтяжпромарматура» должна являться инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям п.11 Положения о порядке ведения кассовых операций.

При инвентаризации подотчетных сумм должны проверятся отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Таким образом, система внутреннего контроля является решающим фактором повышения эффективности деятельности предприятия, поскольку фактически предопределяет отношение всех сотрудников к контролю и создает благоприятные условия для работы службы внутреннего аудита.

Заключение

В данной выпускной квалификационной работе изучена организация ведения бухгалтерского учета и контроля расчетов с подотчетными лицами на примере открытого акционерного общества «Пензтяжпромарматура».

В выпускной квалификационной работе рассматривалась деятельность ОАО «Пензтяжпромарматура». Компания занимается изготовлением и поставками трубопроводной арматуры для ответственных объектов атомной и тепловой энергетики, газовой, нефтяной, металлургической, химической и других отраслей промышленности.

Анализ финансовых показателей деятельности ОАО «Пензтяжпромарматура» показал, что в анализируемом периоде величина себестоимости проданных товаров, продукции, работ, услуг увеличилась в 2010 году по сравнению с 2009 годом на 75552 тыс. рублей. Процесс продажи продукции на предприятии стал протекать быстрее. Темп роста выручки был выше темпа роста себестоимости, а поэтому данные изменения повлияли на показатели валовой прибыли и прибыли от продаж, их рост составил соответственно 146554 тыс. руб. и 178565 тыс. руб.

Необходимо отметить значительный рост размера чистой прибыли. Этот показатель в 2010 году увеличился на  66567 тыс. руб. по сравнению с 2009 годом, что произошло из-за получения больших прочих  доходов и незначительного увеличения косвенных расходов.

Данные изменения положительно повлияли на показатели рентабельности предприятия. Так показатель рентабельности продаж повысился до 13%.

Бухгалтерский учет в  ОАО «Пензтяжпромарматура» ведется на основании Федерального закона от 21.11.1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте», Положения по ведению бухгалтерского учёта и отчётности в РФ, утверждённого Приказом Министерства финансов РФ от 29.07.1998г. № 34н, Положения по бухгалтерскому учёту «Учётная политика организации» (ПБУ 1/2008), утверждённого Приказом Министерства финансов РФ от 6 октября 2008 г. N 106н, а также учетной политикой, которая представляет собой совокупность методологических принципов и правил, определяющих порядок и организацию ведения бухгалтерского и налогового учета.

В бухгалтерском учёте расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Пензтяжпромарматура» используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое). 

Следует отметить, что организация учета расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом предприятии нуждается в некотором реформировании. Совершаемые  на предприятиях нарушения в операциях  расчетов с подотчетными лицами позволяют сделать вывод, что они допускаются в результате низкого уровня системы внутреннего контроля за использованием денежных средств на предприятии и неверным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия можно сделать следующие выводы о состоянии учета расчетов с подотчетными лицами:

1)  внутренний контроль  за  расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы организации осуществляется с помощью установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;

2)  в нарушение  п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы;

3)  имеются случаи, когда авансовые отчеты сдаются в бухгалтерию с нарушением установленных сроков;

4)  оформляются приказы о направлении работников в командировки.  Следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия;

5)  в нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.