Контроль учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Пензтяжпромарматура»

При проверке расчетов с подотчетными лицами используются различные методы получения информации:

1)       наблюдение или участие в инвентаризации;

2)       наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;

3)       устный опрос;

4)       получение письменных подтверждений;

5)       проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

6)       проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;

7)       проверка арифметических расчетов;

8)       анализ.

Указанные методы применяются к различным объектам контроля и служат для выявления одного или нескольких возможных нарушений.[30,с.85]

Контроль расчетов с подотчетными лицами включает следующие направления:

1)  проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах.

2)  проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе работы аудитор проверяет: оформление авансовых отчетов; оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж); порядок передачи подотчетных сумм другому лицу; своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию; существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций.

Порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами регулируется Постановлением Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»».

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц проверяется путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. При этом необходимо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Срок отчетности не может превышать трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При этом необходимо убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности.

Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете.

3)  детальная проверка отдельных расчетных операций с подотчетными лицами. Необходимо обратить внимание на учет поступления материально-производственных запасов через подотчетных лиц, командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, представительских расходов.

При поступлении материально-производственных запасов через подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных должны быть приведены наименования приобретенных материально-производственных запасов.

В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному контролю подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 и командировочного удостоверения по форме № Т-10. Данные документы должны составляться по установленным Постановлением Госкомстата от 05.01.04г. №1 унифицированным формам. При этом необходимо обратить внимание на наличие подписей и печатей в командировочном удостоверении.

Важным внутренним первичным документом является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а. Этот документ применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т-9. Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом.[16,с.128]

Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет, счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей, талоны об оплате права въезда на территорию города и др.).

Обращается внимание на правомерность и оформление представительских расходов. Представительские расходы могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, отчет о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми документами (товарным чеком, кассовым чеком, закупочным актом и др.). Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета.

4)  проверка расчетов наличными денежными средствами. При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица.

5)  проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале-ордере.

Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами представлены в Приложении 1.

1.3. Нормативно-правовое регулирование учета и контроля расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

Первый (законодательный) уровень составляют законы Российской Федерации, постановления Правительства РФ, указы Президента РФ, которые прямо или косвенно регулируют постановку бухгалтерского учета в организациях. Документами этого уровня являются:

1)  Налоговый кодекс Российской Федерации, который устанавливает систему налогов и сборов, взимаемых в федеральный бюджет, а также общие принципы налогообложения и сборов в Российской Федерации;

2)  Трудовой кодекс Российской Федерации;

3)  Гражданский кодекс РФ - в нем закреплены многие вопросы учетной работы: наличие самостоятельного баланса как необходимого признака юридического лица, обязательное утверждение годового бухгалтерского отчета, понятие чистых активов и т.д.;

4)  Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.96г. -  устанавливает единые методологические основы бухгалтерского учета на территории Российской Федерации для всех юридических лиц, а также определяет порядок организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской информации пользователям [4];

5)  Постановление Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки»  от 13.10.08 г. № 749.

Второй (нормативный) уровень представлен положениями (стандартами) по бухгалтерскому учету, в которых содержатся базовые правила бухгалтерского учета, изложены основные понятия, относящиеся к отдельным участкам учета, возможные бухгалтерские приемы без раскрытия конкретного механизма их применения и определения внутренней деятельности:

1)  Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 29 июля 1998 г. N 34н [9];

2)  ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» от 06.10.08г.  № 106н;

3)  ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» от 27 ноября 2006 г. № 154н;

4)  ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» от 9 июня 2001 г. № 44н;

5)  ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» от 19 ноября 2002 г. № 114н;

Задача документов этого уровня сводится к установлению обязательных правовых норм бухгалтерского учета, которые могли бы быть однозначно интерпретированы всеми субъектами финансово-хозяйственной деятельности.

Третий (методический) уровень системы нормативного регулирования бухгалтерского учета определяется документами, в которых возможные бухгалтерские приемы приведены с примерами раскрытия конкретного механизма их применения к определенному виду деятельности.

К ним относятся методические указания по ведению учета, инструкции, рекомендации, принимаемые Министерством финансов РФ, федеральными органами исполнительной власти. Одними из важнейших документов этого уровня являются:

1)  План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. N 94н [15];

2)  Приказ Министерства финансов РФ 02 июля 2010 года  № 66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»;

3)  Письмо Центрального Банка РФ от 04.10.93г. № 18 «Об утверждении порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»;

4)  Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» [13];

5)  Указание Центрального Банка Российской Федерации от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» [8];

6)  Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные приказом Министерства финансов РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н (ред. от 23 апреля 2002 г.).

Четвертый уровень в системе нормативного регулирования бухгалтерского учета представлен рабочими документами (документы внутренней регламентации) организации, формирующими ее учетную политику в методическом, техническом и организационном аспектах. Они разрабатываются самой организацией или консультационными фирмами по ее заказу. Документами этого уровня являются:

1)  приказы – распоряжения руководителя о направлении работника в командировку;

2)  приказ руководителя, определяющий список работников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет;

3)  приказы, утверждающие сметы представительских расходов;

4)  рабочие инструкции, указания по учету расчетов с подотчетными лицами.

Эти документы носят вспомогательный характер, и их основная цель сводится к технической реализации учетного процесса. [18, с.92]

Таким образом, в данной главе были рассмотрены теоретические аспекты учета и контроля расчетов с подотчетными лицами, была изучена сущность расчетов, их организация, учет административно-хозяйственных,  командировочных представительских расходов, определена нормативная база по учету и контролю расчетов с подотчетными лицами.

Глава 2.  Учет расчетов с подотчетными лицами в

ОАО «Пензтяжпромарматура»

2.1. Организационно - экономическая характеристика предприятия

ОАО «Пензтяжпромарматура» - одно из крупнейших промышленных предприятий арматурной отрасли России. ОАО «ПТПА» работает на рынке с 1951 года. Компания занимается изготовлением и поставками трубопроводной арматуры для ответственных объектов атомной и тепловой энергетики, газовой, нефтяной, металлургической, химической и других отраслей промышленности. Постоянные заказчики ОАО «ПТПА» - крупнейшие компании России и стран ближнего зарубежья: ОАО «Газпром», ОАО «АК «Транснефть», НК «Лукойл», ОАО «НК «Роснефть», концерн «Росэнергоатом», ОАО «Сургутнефтегаз», ООО «Атомстройэкспорт», ОАО «Газпромнефть», ОАО ТНК-ВР, ОАО «Северсталь», АО «НК «Казмунайгаз», ОАО «Узбекнефтегаз», ОАО «Укртранснафта», ПО «Туркменгаз». Сотрудничество с лидерами отрасли обязывает ОАО «ПТПА» к постоянной работе над повышением качества выпускаемой продукции.

С 1996 года ОАО «ПТПА» применяет систему менеджмента качества, которая соответствует требованиям EN ISO 9001. Это подтверждено сертификатом качества «TUV-CERT», Германия.

Опираясь на многолетний опыт производства арматуры, ОАО «ПТПА» активно развивается:

-       разрабатывается новая продукция и модернизируются существующие конструкции;

-       проводятся научные исследования, направленные на расширение области применения продукции;

-       совершенствуются производственная база и технологии;

-       внедряется современное программное обеспечение и идет процесс автоматизации производства;