Контроль учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Пензтяжпромарматура»

В ОАО «Пензтяжпромарматура» руководство время от времени проводит различные семинары, презентации. Проведение представительских мероприятий также оформляется оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов: оформление так называемых подготовительных документов; оформление уточняющих (конкретизирующих) документов; оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы. На первом этапе в организации составляется и протоколом правления  утверждается смета представительских расходов на отчетный год. На этом же этапе издаются внутренние организационно - распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

1)  перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;

2)  порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

3)  порядок расходования средств на представительские расходы;

4)  документальное оформление представительских расходов;

5)  порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

6)  нормирование отдельных видов представительских расходов.

На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

1)  распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;

2)  распоряжение о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

3)  программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

На третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

1)  отчет о расходах на проведение деловой встречи;

2)  авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.

Такими документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, документы об оплате транспортных расходов и т.д.

Например, в сентябре 2010 г. с целью поддержания дальнейшего сотрудничества с организациями-заказчиками ОАО «Пензтяжпромарматура» провело официальный прием. Был организован официальный ужин в кафе «Вестерн», сумма счета - 22000 руб. НДС не облагается, на данном предприятии действует упрощенная система налогообложения.

В бухгалтерском учете организации  сделаны следующие проводки.

Дебет 71 Кредит 50 - 22000 руб. - выданы денежные средства из кассы на проведение банкета с представителем потенциального заказчика;

Дебет 44 Кредит 71 - 22000 руб. - отражены представительские расходы на проведение банкета.

2.3. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными     лицами в ОАО «Пензтяжпромарматура»

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое).  Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

Организация в апреле 2010 г. получила из кассы банка денежную сумму в размере 5000 руб. и выдало ее работнику в подотчет на хозяйственные нужды. В этом же месяце работник представил авансовый отчет, согласно которому он:

– приобрел канцтовары на сумму 1500 руб.;

– погасил задолженность перед поставщиком предприятия в размере 2000 руб.;

– оплатил услуги нотариуса по заверению копий учредительных документов – 500 руб.

Оставшаяся сумма полученного аванса возвращена в кассу предприятия. В бухгалтерском учете ОАО «Пензтяжпромарматура» сделаны следующие проводки (табл.3).

Таблица 3

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами в

ОАО «Пензтяжпромарматура»

Если в качестве первичного документа к авансовому отчету приложен товарный чек, то он должен содержать конкретный перечень приобретенных товаров, их количество и стоимость. В противном случае проверяющие налоговые органы могут признать необоснованным отнесение на расходы затрат, связанных с приобретением канцтоваров. Общая формулировка допускается только при приобретении бухгалтерских и отчетных бланков.

Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на большую сумму по сравнению с полученной под отчет, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы организации по расходному кассовому ордеру. Номер и дату составления этого ордера указывают в строке «Перерасход выдан по кассовому ордеру» авансового отчета.

Авансовые отчеты хранятся в архиве ОАО «Пензтяжпромарматура» в течение 5 лет.

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок бухгалтер ОАО «Пензтяжпромарматура» делает проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дебет 94 Кредит 71 – отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.

Данная сумма может быть удержана из заработной платы работника:

Дебет 70 Кредит 94 – невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

В ноябре 2008 года работник ОАО «Пензтяжпромарматура» получил наличные денежные средства под отчет для поездки в командировку в сумме 1500 руб. Командировка была отменена. Работник не возвратил в срок неизрасходованный аванс. Организация удержала задолженность из оплаты труда (табл.4).

В некоторых ситуациях работники ОАО «Пензтяжпромарматура» выезжают в командировки для приобретения необходимых материалов, поиска клиентов и заключения договоров с покупателями и заказчиками.

При этом в ОАО «Пензтяжпромарматура» издается приказ о направлении работника в командировку, выписывается командировочное удостоверение, а также служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Приложение 11).

Таблица 4

Учет расчетов по невозвращенным подотчетным суммам

Основанием для оплаты командировочных расходов является авансовый отчет с приложенными оправдательными документами.

В случае прибытия из командировки в соответствии с приказом директора ОАО «Пензтяжпромарматура» должны быть предоставлены:

– командировочное удостоверение, утвержденное директором предприятия, с указанием места и сроков командировки, с отметками (подписями и печатями) о прибытии и убытии;

– проездные документы;

– счет из гостиницы (договор аренды жилья);

– прочие документы, подтверждающие необходимые расходы, утвержденные к компенсации.

В соответствии с утвержденными нормами командировочных расходов ОАО «Пензтяжпромарматура» на 2010 г. размер суточных за один день командировки на территории РФ составляет 700 руб., за пределами территории РФ – 2500 руб. Расходы по найму жилого помещения оплачиваются в полной сумме согласно оправдательным документам, транспортные расходы до места назначения и обратно – в полной сумме согласно оправдательным документам.

Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке. В этот период включаются выходные и праздничные дни, дни нахождения в дороге, в том числе и время вынужденной остановки в пути. Если командированный может каждый день возвращаться к месту своего постоянного проживания, то суточные не выплачиваются.

По правилам бухгалтерского учета все командировочные расходы принимаются в размере фактически произведенных затрат. Как правило, они относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99) и учитываются по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы». Однако в тех случаях, когда целью командировки было приобретение основных средств, нематериальных активов или материальных запасов, затраты на командировку включаются в стоимость приобретенного имущества. В отношении основных средств на это указывает пункт 8 ПБУ 6/01, материальных запасов – пункт 6 ПБУ 5/01, нематериальных активов – пункт 6 ПБУ 14/2007.

Следует отметить, что в целом бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Пензтяжпромарматура» ведется с соблюдением законодательно установленных требований. Оценка системы внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами, недостатки в учете, а также предложения по их устранению и совершенствованию системы бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Пензтяжпромарматура» будут рассмотрены в следующей главе.

Глава 3.  Контроль учета расчетов с подотчетными лицами в

ОАО «Пензтяжпромарматура»

3.1. Организация внутреннего контроля расчетов с подотчетными  лицами ОАО «Пензтяжпромарматура»

Контроль, будучи одной из форм управленческого цикла, представляет собой систему наблюдения, сопоставления, проверки и анализа функционирования управляемого объекта с целью оценки обоснованности и эффективности принимаемых и принятых управленческих решений, выявления степени их реализации, наличия отклонений фактических результатов от заданных параметров и нормативных предписаний, принятия решений по их ликвидации.

Элементами системы внутреннего контроля экономических субъектов являются внутренний аудит и управленческий контроль. Внутренний контроль создается для упорядоченного и эффективного ведения дел, обеспечения соблюдения политики руководства, охраны активов, обеспечения полноты и точности документации и всей внутрифирменной информации о производственно-хозяйственной и финансовой деятельности. При этом реализация целей управления в системе внутреннего контроля возложена, во-первых, на организационно-технический механизм (включающий процедуры контроля, внутреннюю регламентирующую нормативную документацию и т.п.) и, во-вторых, на специальные контрольные подразделения – управления (отделы) внутреннего аудита. Организация системы внутреннего контроля является прерогативой самого экономического субъекта.

В настоящее время подразделения внутреннего аудита у экономических субъектов по-разному встраиваются в структуру управления экономического субъекта, поэтому условно внутренний аудит можно разделить на внутренний аудит акционеров и внутренний аудит исполнительного руководства. Первый из них часто называют независимым внутренним аудитом, так как внутренние аудиторы непосредственно не подчинены исполнительному руководству и, следовательно, по поручению собственников, акционеров могут осуществлять в том числе и проверку деятельности самого исполнительного руководства.

В ОАО «Пензтяжпромарматура» отсутствует служа внутреннего аудита, поэтому оценка системы внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами будет произведена собственными силами.

Основными задачами контроля расчетов с подотчетными лицами являются:

-       установление правильности целевого использования подотчетных сумм,

-       выявление незаконных и нецелесообразных расходов,

-       соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Для проверки используются следующие документы:

-       приказы и распоряжения по предприятию,