Контроль учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Пензтяжпромарматура»

-       авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами по использованию подотчетных сумм,

-       отчеты кассира с приложенными ПК и РК документами,

-       главная книга, баланс предприятия,

-       данные аналитического учета по счету 71, синтетического учета.

Расчеты с подотчетными лицами необходимо проверить сплошным способом. При проверке устанавливается соблюдение правил выдачи авансов, целесообразность предоставления авансовых отчетов, целесообразность и законность использованных подотчетных сумм, правильность оформления документов, приложенных к авансовых отчетам, своевременность возврата несанкционированных подотчетных сумм.

Контроль законность выдачи сумм под отчет, проверяется наличие списка работников предприятия, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Список должен быть утвержден руководителем предприятия. На командировочные расходы деньги выдаются в подотчет в пределах сумм, причитающихся командированным лицам – на оплату проезда в оба конца, квартирные, суточные.

При проверке установленного порядка выдачи сумм под отчет необходимо обратить внимание, не выдавались ли деньги лицам, которые имеют задолженность по ранее полученным сумам.

Законность и целесообразность использования подотчетных сумм можно проверить путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов, подтверждающих фактическое поступление материалов на склад. В данном случае сличают товарные чеки с накладными на оприходованные МЦ, карточками складского учета, отчетами о движении материалов.

Особое внимание при проверке надо обратить внимание на своевременность возврата неиспользованных подотчетных сумм, неизрасходованные и невозвращенные подотчетные суммы удерживаются из заработной платы работника.

Кроме того необходимо проверить законность и целесообразность возмещения командировочных расходов.

Если установлено много фактов нарушения расчетов с подотчетными лицами то они регистрируются в отдельной ведомости, которая подписывается главбухом предприятия.

Так же проверяется правильность бухгалтерских записей по полученным суммам и их списанию, устанавливает, нет ли списания полученных в подотчет сумм или имеющейся за подотчетным лицом задолженности на счета по учету затрат. Проверке подлежат данные аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами. Все нарушения, которые могут встречаться среди хозяйственных операций с подотчетными сумами делятся на 2 группы: допускаемые администрацией предприятия и возникающие по вине подотчетных лиц при недосмотре администрации.

К 1-й группе относятся:

1)       отсутствие утвержденного списка подотчетных лиц,

2)       выдача денег в подотчет работникам, не включенным в список,

3)       выдача под отчет сумм лицам, не имеющим трудовых отношений с предприятием,

4)       выдача подотчетных сумм на расходы, которые могут быть оплачены через Банк.

5)       выдача работникам авансов, раньше потребности в деньгах или без всякой потребности,

6)       выдача под отчет сумм лицу имеющему задолженность по ранее полученным авансам,

7)       несвоевременное взыскание задолженности с подотчетных лиц путем удержания долга с заработной платы.

Ко 2-й группе относятся:

1)  несвоевременное предоставление авансового отчета и остатка денег в кассу,

2)  передача денег другому подотчетному лицу,

3)  расходование аванса не по назначению,

4)  неправильное оформление документов, подтверждающих использование аванса или неправильное оформление авансового отчета.

Для сбора информации о состоянии системы внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Пензтяжпромарматура» был использован вопросник (Приложение 12).

По результатам опроса (по вопроснику) ответственных работников ОАО «Пензтяжпромарматура» можно сделать следующие выводы:

1)  внутренний контроль  за  расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы организации осуществляется с помощью установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;

2)  в нарушение  п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы;

3)  имеются случаи, когда авансовые отчеты сдаются в бухгалтерию с нарушением установленных сроков;

4)  оформляются приказы о направлении работников в командировки.  Следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия;

5)  в нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

По результатам опроса складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых можно сделать основной вывод, что порядок расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Пензтяжпромарматура» ведется неудовлетворительно. Следовательно, на предприятии необходима более подробная проверка операций, связанных с расчетами с подотчетными лицами.

В ходе изучения контроля за состоянием учета расчетов с подотчетными лицами использовались следующие методы:

-  наблюдение за выполнением бухгалтерских операций;

-  устный опрос;

-  проверка внутренних документов ОАО «Пензтяжпромарматура»;

-  проверка арифметических расчетов;

-  анализ и другие.

Согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному авансу. Однако на данном предприятии этот пункт Порядка не выполняется.

Для отражения данного нарушения составляется рабочий документ, в котором отмечаются задолженности подотчетных лиц по ранее выданным подотчетным суммам (табл. 5).

Таблица 5

Разработочная ведомость установленных нарушений правил выдачи и расходования подотчетных сумм в ОАО «Пензтяжпромарматура»

за декабрь 2010 г.

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. На предприятии этот пункт Порядка также не выполняется, например:

-       по авансовому отчету Тропиным С.Н. в ноябре 2010г. переданы наличные деньги Карманову В.С. для приобретения бензина в сумме 350 руб.;

-       к авансовому отчету Полкина И.И. № 9 от 03.12.10  приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 50 руб. – плательщик Шинкарук В.Е.;

-  к авансовому отчету Корнева В.А. от 13.12.10 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 130 руб., однако наименование плательщика отсутствует.

В ОАО «Пензтяжпромарматура» выявлены случаи непогашения предприятием расходов, понесенных подотчетными лицами. Например, по состоянию на 31 декабря 2010 г. числится задолженность подотчетным лицам в сумме 5682,18 руб.

В случаях, когда возмещение работнику понесенных им расходов не производится в течение отчетного (налогового) периода, у ОАО «Пензтяжпромарматура» могут возникнуть разногласия с налоговыми органами относительно включения данных затрат в расходы для целей налогообложения.

Так, налоговые органы могут не принять расходы в сумме, равной непогашенной задолженности перед работниками, числящейся на конец года и доначислить налог.

Если аналогичная ситуация складывается в отношении командировочных расходов, то это может быть чревато наложением на должностных лиц штрафа в размере от 500 до 5000 руб. в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ, так как не выдавая работнику аванс на командировку, организация  нарушает трудовое законодательство.

Необходимо проверить правильность заполнения унифицированных документов. В ОАО «Пензтяжпромарматура» принимаются к учету недооформленные подотчетными лицами авансовые отчеты:

-  отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;

-  в авансовых отчетах не всегда указана сумма, полученная из кассы;

-  на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа «кому, за что и по какому документу уплачено»;

-  в авансовых отчетах встречаются исправления.

К авансовому отчету Купцовой В.А. № 1 от 31.01.10г. приложены товарный и кассовый чеки на восстановление катриджа на сумму 950 руб. Данная сумма не учтена в составе хозяйственных расходов по данному авансовому отчету.

В расходном кассовом ордере № 76 от 02.10.10г. не заполнена получателем сумма денежных средств полученных под отчет на командировочные расходы.

Не всегда своевременно отражаются в учете составленные авансовые отчеты, например, а/о № 37 от 03.03.10 Юшкова С. Д. проведен в феврале, а/о № 81 от 26.02.10 Соболевой А. В. проведен в апреле и др.

В нарушение Инструкции 94-Н по применению плана счетов предприятие допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по авансовому отчету № 3 Корнева В.А. в декабре приобретены запчасти на сумму 2722 руб. В учете  отражено:

Дт 26 «Общехозяйственные расходы»

Кт 71  «Расчеты с подотчетными лицами».

Следовало приобретенные товарно-материальные ценности сначала оприходовать на счета материалов:

Дт 10 «Материалы» 

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а затем списать за счет соответствующих источников согласно документам. В результате чего ТМЦ в учете не числятся.

В ряде случаев нет всех необходимых оправдательных документов, подтверждающих целевое расходование денежных средств:

- отсутствие чека ККМ при наличии товарного чека или, наоборот, отсутствие товарного чека при  наличии чека ККМ либо отсутствие и того, и другого документа одновременно;

- отсутствие документа, подтверждающего выдачу денег подотчетному лицу;

- отсутствие всех документов об оплате;

- отсутствие командировочного удостоверения и т.д.

А суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны либо взыскиваться с подотчетных лиц, либо оплачиваться за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

Согласно ПБУ 9/99 «Доходы организации» и ПБУ 10/99 «Расходы организации»,  затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты. Предприятие данный пункт не учитывает, например:

- по авансовому отчету Гуниной Е.Г. от 25.10.10  приобретены бланки на сумму 1 500 руб., в учете отражено:

Дт 26 «Общехозяйственные расходы»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

- по авансовому отчету Мурашовой Т.Д. от 26.10.10  в ООО «Офис-плюс» приобретены скоросшиватели (20 штук) и папки (200 штук) на сумму     3 000 руб., в учете отражено:

Дт 26  «Общехозяйственные расходы»

Кт 71  «Расчеты с подотчетными лицами».

Эти расходы следовало отразить по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов» и списывать на затраты по мере использования на основании соответствующих  актов.

Согласно авансовому отчету № 12 в августе 2010 г. Малофееву В.А. были возмещены расходы по командировке (суточные) в сумме 3 815 руб. В нарушение п.2 Инструкции о служебных командировках № 62 к его авансовому отчету не приложено командировочное удостоверение. Согласно п.6 вышеназванной Инструкции фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Таким образом, можно говорить о завышении себестоимости на сумму 3 815 руб.