Контроль учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Пензтяжпромарматура»

С вступлением в силу «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 г. № 749  срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.[14]

Перед тем как направить работника в командировку, необходимо оформить служебное задание по форме N T-10a. После возвращения из командировки работник на том же бланке служебного задания должен заполнить раздел 11 «Краткий отчет о выполнении задания».

На основании служебного задания составляют приказ о направлении работника в командировку по форме  N T-9 или Т-9а (если в командировку направляются несколько работников).

На основании приказа о направлении работника в командировку выписывается командировочное удостоверение. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия работника, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью той организации, куда работник был направлен.

Все командировочные удостоверения регистрируют в журнале учета работников, выбывающих в командировки. Командировочные удостоверения приехавших сотрудников других предприятий регистрируют в журнале учета работников, прибывающих в командировки. Формы этих журналов приведены в приложении 2 к Инструкции N 62. [18,с.133]

Аванс на командировочные расходы выдается работнику в пределах сметы обычно из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру.

Порядок выдачи наличных денежных средств  под отчет  регулируется Порядком ведения кассовых операций. Пунктом 11 Порядка  предусмотрено, что предприятия выдают наличные деньги под отчет на командировочные расходы в размерах и сроки, определяемые руководителями предприятий. В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет (форма АО N-1) о расходовании полученных  под отчет сумм вместе с командировочным удостоверением с отметками из мест назначения и документами, подтверждающими оплату проезда, найма жилого помещения и других расходов, связанных с командировкой.  [7]

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

При принятии к рассмотрению отчета по командировке фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия к месту командировки и  дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. При этом отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути (за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы) в соответствии с НК РФ. [2]

Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован.

Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.

Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей. [34,с. 60]

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте  командировки.

Следует помнить, что суточные и расходы по найму жилого помещения (как при предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных  норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен.

С 1 января 2009 года суточные, для целей налогообложения прибыли, не нормируются, а учитываются в том размере, в котором они предусмотрены в локальных нормативных актах, например в коллективном или индивидуальном трудовом договоре. Соответствующие изменения были внесены Федеральным законом от 22.07.2008 № 158-ФЗ.[5]

В настоящее время нормирование суточных для целей налогообложения прибыли отменено. И теперь организации могут уменьшать налогооблагаемую прибыль на всю сумму суточных в размере, установленном внутренним локальным нормативным актом (коллективным договором, приказом, положением о командировках и т.п.). [22,с.48]

При установлении размера суточных организации (за исключением бюджетных) ничем не ограничены. Организация может установить любой размер суточных, причем он может быть различным для разных должностей или, например, для разных городов. Если работники ездят в командировки за границу, то необходимо разработать нормативы суточных и для зарубежных командировок.

Таким образом, основными задачами организации учёта расчётов подотчётными лицами являются контроль за целенаправленным использованием авансированных сумм, соблюдением правильности их документального оформления, а также своевременного отчёта о произведённых операциях.

1.2. Организация контроля расчетов с подотчетными лицами в организации

Целью контроля расчетов с подотчетными лицами является формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности в части показателей, отражающих обязательства по внутренним расчетным операциям, и о соответствии применяемой методики учета и налогообложения действующим нормативным документам.

Практические цели проверки расчетов с подотчетными лицами заключаются в установлении:

   полноты - все ли операции учтены в бухгалтерской отчетности, не существует ли неучтенных расчетов;

   существования - существуют ли обязательства по подотчетным суммам на дату составления баланса и существенна ли сумма этих обязательств;

   прав и обязанностей - правомерны и верны ли суммы обязательств по расчетам исходя из трех критериев (формальности, законности и действительности);

   оценки - оценены ли обязательства по внутренним расчетам в соответствии с требованиями нормативных актов;

   точности - правильно ли произведены расчет суточных по командировкам, соответствуют ли данные бухгалтерской отчетности записям в регистрах синтетического и аналитического учета операций;

   ограничения учетного периода - все ли обязательства по расчетам отражены именно в тех учетных периодах, когда они имели место;

   представления и раскрытия - все ли обязательства по внутренним расчетам раскрыты, классифицированы и представлены в отчетности в соответствии с нормативными документами по учету и отчетности. [23, с.210]

В таблице 1 представлены задачи, которые должны быть решены для достижения поставленных целей в ходе контроля расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и прочие расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

   приобретение запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет;

   оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

   расходы на командировки по территории РФ и за границу;

   представительские расходы.

Таблица 1

Задачи контроля и соответствующие им вопросы раздела программы «Контроль внутренних расчетных операций»

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап  проверки является достаточно трудоемким. Контроль расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов. Сами операции достаточно однообразны, а методы и процедуры проверки просты. Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лица­ми представлена на рис. 1.

Рисунок 1. Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета. [32,с.46]

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчеты; журнал регистрации авансовых отчетов; приказы о направлении сотрудников в командировку; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

   балансе предприятия (форма № 1);

   отчете о движении денежных средств (форма № 4);

   главной книге;

   журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства. [30,с.53]

По результатам опроса складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетны­ми лицами в организации. Представленный вопросник позволяет сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных. В общем случае по результатам опроса оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разрабатывается определенный набор контрольных процедур, которые оформляются в программу. [27,с.35]