Денежные средства в кассе

 Методические  указания по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств. Утверждены  приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 года № 49. 

4-й уровень: рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия. Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются: 

 документ  по учетной политике предприятия; 

 утвержденные  руководителем формы первичных учетных  

 документов; 

 графики документооборота;  

 утвержденный  руководителем План счетов бухгалтерского  

 учета; 

 утвержденные  руководителем формы внутренней  отчетности. 
 

1.2. Задачи и  основы организации учета денежных  средств на производственных предприятиях. 
 

 Денежные  средства являются составной  частью оборотных активов. Они  необходимы предприятию для осуществления  расчетов между поставщиками  и подрядчиками, для осуществления  платежей в бюджет, расчетов с  кредитными учреждениями, для выдачи работникам зарплаты, премий и для осуществления других видов выплат.  

 Денежные  средства поступают на предприятие  от покупателей и заказчиков  за проданные товары и оказанные  услуги, от банков в виде ссуд, от учреждений и организаций  в порядке временной помощи и др.  

 Базой денежных  средств предприятия являются  хозяйственные взаимоотношения  предприятия с различными организациями  и учреждениями и хозяйственные  взаимоотношения, связанные с  реализацией работ, услуг и  осуществлением других хозяйственных операций. 

 Денежные  средства предприятия находятся  в кассе в виде наличных  денег, денежных документов, на  счетах в банках, в выставленных  аккредитивах, открытых особых счетах  и др. При умножении денежных  средств их правильное использование  и контроль за сохранностью является одной из важнейших задач бухгалтерии предприятия и бухгалтерского учета. От успешности решения этой задачи зависит платежеспособность предприятия, своевременность расчетов с поставщиками и подрядчиками, своевременность платежей в бюджет.  

 Бухгалтерский  учет денежных средств имеет  важное значение для правильной  организации денежного обращения,  организации расчетов и кредитования  на производстве. Учет денежных  средств имеет значение в укреплении  платежной дисциплины и в эффективном использовании финансовых ресурсов предприятия. Поэтому очень важен контроль за соблюдением кассовой дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств, обеспечением сохранности денежных документов, находящихся в кассе предприятия.  

 В условиях  рыночной экономики следует исходить  из принципа, что умелое использование  денежных средств может приносить  предприятию дополнительный доход,  и следовательно, предприятие  должно постоянно думать о  рациональном вложении временно  свободных денежных средств для получения прибыли (депозиты банков, ценные бумаги и др.).  

 Исходя из  этого, основными задачами бухгалтерского  учета денежных средств являются: 

 проверка  правильности оформления, законности  документов,  

 своевременное  и полное отражение операций в учете.  

 обеспечение  своевременности, полноты и правильности  расчетов по всем видам платежей;  

 своевременное  проведение инвентаризации денежных  средств и отражение ее результатов  в учете;  

 обеспечение  сохранности денежных средств,  денежных документов в кассе предприятия и других местах хранения;  

 изыскание  возможностей наиболее рационального  вложения свободных денежных  средств как источника финансовых  инвестиций, приносящих доход. 

 создание  условий для повседневного контроля  за наличием и движением денежных средств. 

 Порядок хранения  и расходования денежных средств  в кассе установлен Инструкцией  Центрального банка Российской  Федерации №18 от 04 октября 1993 года. 

 В соответствии  с этим документом организации  независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. 

 Организации  производят расчеты по своим  обязательствам с другими организациями,  как правило, в безналичном  порядке через банки или применяют  другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации. 

 Для осуществления  расчетов наличными деньгами  каждая организация должна иметь  кассу и вести кассовую книгу  по установленной форме. 

 Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин, согласно с Федеральным законом от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ « О применении контрольно – кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и ( или ) расчетов с использованием платежных карт ». 

 Наличные  деньги, полученные организациями  в банках, расходуются на цели, указанные в чеке. Ведение кассовых  операций возложено на кассира,  который несет полную материальную  ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней ( включая день получения денег в банке ) в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий. 

 Для учета  кассовых операций применяются типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма КО-2), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3), Кассовая книга (форма КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форума КО-5). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88 по согласованию с Минфином России и введены в действие с 01 января 1999 года. 

 Поступление  денег в кассу и выдачу из  кассы оформляют приходными и  расходными кассовыми ордерами. Для учета денег, выданных из  кассы доверенным лицам (раздатчикам)  по выплате заработной платы,  и возврата остатка наличных  денег и оплаченных документов  ведётся Книгу учета принятых и выданных кассиром денег.  

 Приходные  и расходные кассовые ордера  или заменяющие их документы  до передачи в кассу регистрируются  бухгалтерией в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых  документов.  

 Все операции  по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.  

 Контроль  за правильным ведением кассовой  книги возлагается на главного  бухгалтера организации. 

 Руководители  организации обязаны оборудовать  кассу и обеспечить сохранность  денег в помещении кассы, а  также при доставке их из  учреждения банка и сдаче в  банк. В тех случаях, когда по  вине руководителей организации  не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке. 

 Помещение  кассы должно быть изолировано,  а двери в кассу во время  совершения операции — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. 

 Кассы организаций  могут быть застрахованы в  соответствии с действующим законодательством. 

 Ключи от  металлических шкафов и печати  хранятся у кассиров, которым  запрещается оставлять их в  условленных местах, передавать  посторонним лицам либо изготавливать  неучтенные дубликаты. Учтенные  дубликаты ключей в опечатанных  кассирами пакетах, шкатулках  и др. хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте.  

 При обнаружении  утраты ключа руководитель организации  сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа. 

 Хранение  в кассе наличных денег и  других ценностей, не принадлежащих  данной организации, запрещается. 

 В организациях, имеющих одного кассира, в случае  необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности. 

 В случае  внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц. 

 В организациях, имеющих большое количество подразделений  или обслуживаемых центральными  бухгалтериями, оплата труда,  выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут произво­диться по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные настоящим Порядком для кассиров. 

 В малых  организациях, не имеющих в штате  кассира, обязанности последнего  может исполнять главный бухгалтер  или другой работник по письменному  распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности. 

 В сроки,  установленные руководителем организации,  а также при смене кассиров  производится внезапная ревизия  денежных средств и других  ценностей, находящихся в кассе.  Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения. 

 В условиях  автоматизированного ведения кассовой  книги должна проводиться проверка  правильности работы программных  средств обработки кассовых документов. 

 Ответственность  за соблюдение Порядка ведения  кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассо­вой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года). 

 На руководителей  организаций, допустивших указанные  нарушения, возлагается административный  штраф на сумму от 4000 до 5000 рублей ( п.15.1 КоАП РФ ). На предприятие  налагается штраф в размере от 40000 до 50000 рублей. 

 В настоящее  время в соответствии с Указанием  Центрального банка Российской  Федерации от 14.11.01 г. № 1050-У  установлен предельный размеры  расчетов наличными деньгами  между юри­дическими лицами на  уровне 60000 рублей по одной сделке. При этом следует учитывать, что под сделкой в данном случае понимается один отдельный договор. Это уточнение действует с 1 июля 2002 года. 

 Для расчетов  с физическими лицами предельный  размер расчетов наличными не  установлен. 

 Существенные ограничения по порядку осуществления кассовых операций устанавливает Указ Президента Российской Федерации от 19 ноября 1998 года № 416-У « О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения ». В соответствии с данным Указом организациям запрещено вносить из кассы наличные денежные средства непосредственно на расчетные счета других лиц ( юридических и физических ), минуя свой счет. За несоблюдение этого порядка налоговые органы накладывают на организацию штраф в 2-кратном размере суммы произведенного взноса.