Бухгалтерский учёт в воинской части

     Бюджетные учреждения, в том числе и воинская часть, осуществляют расходы в наличном порядке через подотчётных лиц. Подотчётными лицами являются работники предприятий и организаций, которым выдаются наличные деньги в виде аванса на оплату операционных расходов и расходов, связанных со служебными командировками.

     Авансы  под отчёт выдаются только лицам, работающим в данной организации. Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещена. Наличные деньги по отчёт выдаются на хозяйственно-операционные расходы и командировочные расходы. При этом выдача наличных денег по хозяйственно-операционным расходам производится в размерах и на сроки, определяемые командиром части, а по командировочным расходам – в пределах сумм, причитающихся командировочным лицам на цели служебной командировки в соответствии с действующими нормативными актами.

     Авансы  под отчёт выдаются по распоряжению командира части на основании письменного заявления (рапорта) получателя с указанием назначения аванса. На заявлении о выплате сумм под отчёт работником бухгалтерии, а именно начальником финансовой части – главным бухгалтером проставляется код по классификации расходов, на который должен быть отнесен расход. Кроме того, на заявлении бухгалтером делается отметка об отсутствии за подотчётным лицом задолженности по предыдущим авансам. В противном случае выдача аванса запрещается. Выдача наличных денег под отчёт производится на основание расходного кассового ордера.

     Наличные  деньги, выданные под отчёт, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче. Лица, получивши деньги под отчёт, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в финансовую часть авансовый отчёт об израсходованных суммах и произвести окончательный расчёт по ним.

     К авансовому отчёту должны быть приложены командировочное удостоверение, документы, подтверждающие фактические расходы (квитанции, чеки контрольно-кассовых машин, транспортные документы, товарные чеки и др.). На оборотной стороне авансового отчёта подотчётное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчёту, должны быть пронумерованы подотчётным лицом в порядке их записи в отчёте.

     Перед утверждением авансового отчёта командиром части он подлежит проверки бухгалтером с точки зрения наличия первичных расчётно-платёжных документов, правильности их оформления, обоснованности произведенных расходов. Авансовые отчёты в обязательном порядке утверждаются командиром части. После его утверждения бухгалтер производит бухгалтерские записи о списание подотчётных сумм. В отчёте указываются суммы расходов, принятые к учёту, корреспондирующие счёта на эти суммы, суммы остатка или перерасхода, а также реквизиты приходных и расходных документов, по которым наличные деньги выдаются или вносятся в кассу.

     Неиспользованный остаток аванса должен быть возвращен подотчётным лицом не позднее трех дней после сдачи авансового отчёта. Выдача новых авансов подотчётному лицу может быть произведена при условии погашения ранее выплаченного аванса. В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчётов о расходовании подотчётных сумм или невозврата (несвоевременного возврата) в кассу неизрасходованных авансов финансовая часть имеет право удержать эту задолженность из заработной платы лиц, получивших авансы.

     В тех случаях, когда сумма выданного аванса под отчёт оказалась меньше, чем фактически произведенные расходы, подотчётному лицу возмещаются израсходованные им наличные деньги в соответствии с представленными документами.

     Служебной командировкой является поездка  работника по распоряжению на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

     Направление работников учреждения в командировку производится командиром части. Направление оформляется приказом о командировании работников, в котором указываются фамилия, имя, отчество и должность командируемого работника, место назначения (страна, город, организация, куда командируется работник), срок командировки, цель командировки и основание (служебное задание). На основании приказа при направлении в командировку выписывается командировочное удостоверение.

     Перечень  расходов, которые обязаны возместить направленному в командировку работнику, включает: расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы.

     Финансовая  часть обязана обеспечить надлежащий контроль за целевым использованием подотчётных сумм, своевременным представлением отчётов и возвращением подотчётными лицами сумм неиспользованных авансов. Все подотчётные лица обязаны представить в финансовую часть авансовые отчёты до 31 декабря, а остатки неиспользованных авансовых сумм – в кассу учреждения, на лицевой счёт в казначействе. 

     3.3 Поступление, учёт и списание материалов и продуктов питания 

     Бюджетные учреждения в процессе осуществления своей деятельности систематически приобретают различные материальные ценности: строительные и хозяйственные материалы, продукты питания, медикаменты, топливо, горючее и смазочные материалы и т. д.

     Основными задачами учёта материалов являются:

     - обеспечение сохранности и контроля за движением и правильным использованием материалов;

     - соблюдение установленных норм запасов и расходов;

     - получение точных сведений об остатках материалов, находящихся на складах.

     Хранение материалов производиться в специально приспособленных помещениях (склада). При этом места хранения материальных ценностей оснащены необходимом весовым оборудованием, измерительными приборами, мерной тарой и другими контрольными приспособлениями, обеспечивающими точность подсчёта количества принятых и отпущенных материалов.

     Ответственность за приёмку, хранение и отпуск материальных ценностей возлагается на материально ответственных лиц, которые назначаются приказом командира части. С материально ответственными лицами заключен письменный договор о полной индивидуальной ответственности. В связи с этим при смене материально ответственных лиц должна проводиться инвентаризация материальных запасов на складах. Результаты инвентаризации оформляются приемосдаточными актами, утверждаемые командиром части.

     Учёт материальных ценностей на складе ведется материально ответственным лицом в книге складского учёта материалов только по наименованиям, сортам и количествам. Записи в данной книге делаются материально ответственными лицами на основании первичных документов.

     Выдача  материалов со склада производится по следующим документам:

     I. Накладная. Данный документ применяется при выдаче материалов со склада и при перемещении материалов внутри учреждения. Накладная выписывается в двух экземплярах.

     II. Меню-требование на выдачу продуктов питания. Применяется для выдачи продуктов питания со склада. Меню-требование составляется ежедневно на основании норм раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся. Меню-требование с расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию в сроки, не реже трех раз в месяц.

     III. Путевой лист. Применяется для списания в расход всех видов топлива. Топливо списывается по фактическому расходу, но не выше норм расхода горюче-смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных в установленном порядке. Регистрация путевых листов производиться в журнале учёта движения путевых листов.

     Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе, а также производится сверку данных по учёту материалов с записями, ведущимися на складе.

     Материальные  запасы отражаются в учёте и отчётности по фактической стоимости.

     Выбытие материалов и продуктов питания может осуществляться, прежде всего, по различным причинам. Выбытие материалов осуществляются в результате их использования по целевому назначению. Списание материалов и продуктов питания производится по ценам их приобретения или средним ценам, если аналогичные материалы или продукты питания приобретались по разным ценам. Списание материалов и продуктов питания производится в соответствии с утвержденными в установленном порядке нормами расходов на основании документов, подтверждающих их количественный расход и утвержденных командиром части.

     Учёт расходов продуктов питания ведется в ведомости по расходу продуктов питания. Эта ведомость составляется материально ответственным лицом. Записи в ведомости производятся на основании меню-требования на выдачу продуктов питания и других документов (накладных, актов естественной убыли). Одновременно сверяется число довольствующихся.

     Другой  причиной выбытия материалов и продуктов питания может служить их списание в связи с недостачей и потерей. Однако в данном случае необходимо отдельно выделять естественное списание материалов в пределах установленных норм естественной убыли и списание материалов в результате недостачи и хищения.

     Учёт малоценных предметов на складе и в эксплуатации

     В воинской части в состав малоценных предметов включаются:

     а) предметы со сроком полезного использования  менее 12 месяцев, независимо от стоимости;

     б) предметы стоимостью на дату приобретения не более 50-кратного минимального размера оплаты труда, установленного действующим законодательством за единицу, независимо от срока использования;

     в) специальная одежда, специальная обувь, постельные принадлежности;

     г) форменная одежда, обувь, предназначенная  для выдачи работникам в установленном порядке.

     Основными задачами учёта малоценных предметов являются:

     - обеспечение контроля за наличием и движением малоценных предметов;

     - правильная оценка в балансе и отчётности малоценных предметов;

     - своевременное и документальное отражение в учёте операций, связанных с поступлением и выбытием малоценных предметов;

     - контроль за сохранностью малоценных предметов по материально ответственным лицам и в месте их эксплуатации.

     Учёт малоценных предметов, находящихся на складе, ведётся в книге материально ответственными лицами по наименованию предметов и количеству.

     Малоценные предметы выдаются со склада в эксплуатацию по накладной выписанной в двух экземплярах. В целях обеспечения сохранности в эксплуатации организован соответствующий контроль за их движением. Малоценные предметы в эксплуатации должны находиться на хранение у лиц, ответственных за правильную эксплуатацию и сохранность этих предметов.

     Учёт малоценных предметов ведется не только в местах хранения, но и в бухгалтерии.

     Бухгалтерия осуществляет систематический контроль за движением малоценных предметов, а так же производит сверку данных по учёту материальных предметов с записями, ведущимися на складе.

     Малоценные  предметы в регистры бухгалтерского учёта по приходу записываются на основание первичных документов тем число, когда получены материальные ценности.

     Особую группу малоценных предметов составляют белье, постельные принадлежности, одежда и обувь. Данные предметы учитываются по их наименованиям, количеству и материально ответственным лицам в книге с выделением отдельных групп:

     - белье (рубашки, сорочки, халаты и т. п.);

     - постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяло, простыни, наволочки);

     - одежда и обмундирование (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, юбки, куртки, брюки и т. п.);

     - обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, валенки и т. п.).

     Указанные предметы промаркированы специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования части. При выдачи предметов в эксплуатацию дополнительно указывается год и месяц выдачи со склада. Маркированные штампы хранятся и заместителя командира по материально-техническому обеспечению (МТО). При получение постельных принадлежностей со склада материально ответственное лицо на всех полученных материальных ценностей имеется штамп с наименованием части и отметкой с обозначением года (месяца) выдачи их в эксплуатацию.

     Выдача  белья со склада производится по накладным. Накладная выписывается в двух экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию для списания с учёта белья на складе и оприходовать его за материально ответственным лицом, второй экземпляр служит основанием для записи прихода в книге у принимающего под отчёт белье. Выдача нового белья, одежды, обуви производится в соответствии с установленными нормами и с учётом сроков носки.