Бухгалтерский учет

 Документация  – письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Первичные документы обеспечивают бух.учету сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности организации.

 Классификация документов:

 1. По назначению – а) распорядительные – они содержат распоряжения (задания) на совершение определенных действий , б) оправдательные (исполнительные) – ими оформляют уже произведенные (осуществленные) операции, т.е. они подтверждают факт свершения хозяйственных операций (акт приемки материалов; акт приемки-передачи материальных средств; квитанция к приходно-кассовому ордеру).  в) комбинированные – они сочетают в себе признаки и распорядительных, и оправдательных документов (расходно-кассовый ордер; авансовый отчет; требование на отпуск материалов со склада).

Также к комбинированным документам относятся  документы бухгалтерского оформления ( не типовые, а создаются аппаратами бухгалтера). Сами по себе комбинированные документы самостоятельного значения не имеют.   

 2. По способу отражения операции – а) первичные – непосредственно оформляют хозяйственные операции в момент их совершения или сразу после их совершения,                                                                          б) сводные – отражают операции уже зафиксированные в первичных документах, и составляются они на основе обобщения информации первичных документов (различные ведомости).  

 3. По степени охвата хоз.операций – а) разовые – ими оформляют одну или несколько хоз.операций, записыв. в документ одновременно. Сразу же после их составления делаются бухгалтерские записи (кассовые ордера; различные акты),   б) накопительные – они составляются постепенно  на протяжение определенного периода (дня, месяца и т.д.) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечение установленного периода и передаются в бухгалтерию для отражения бухгалтерских записей (лимитная карта).

 4. По количеству учетных записей – а) однострочные.      б) многострочные.

 Для придания юридической силы первичным  документам они должны иметь обязательные реквизиты:

 а) наименование организации;  б) наименование документа, его номер;  в) дата составления;  г) содержание хозяйственной операции  д) измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);  е) наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

 Документы, оформляющие прием материальных и денежных средств, должны подписываться лицами: получившие, выдавшие, руководителем, главным бухгалтером.

 Исправление ошибок в первичных  документах и учетных  регистрах:

 В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы.. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

 Порядок проверки и обработки  документов в бухгалтерии:

1. Визуальная проверка; 
2. Арифметическая проверка;
3. Проверка по существу – предполагает целесообразность и законность операции, оформленной данным документом.

Проверенные документы подвергаются бухгалтерией учетной обработке:

1. Таксировке;  2. Группировке;  3. Бухгалтерской  проверки.

Порядок хранения документов:

 Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские  отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

 Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

 Срок  хранения первичных документов, учетных  регистров, бухгалтерских отчетов  и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется соответствующими нормативными документами (5 лет). Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

 В целях  обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятие (организация) проводит инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

 Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета, отраженным на счетах. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в системном бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления.

 Инвентаризация  имеет большое значение для правильного  определения затрат на производство продукции, выполненных работ и оказанных услуг, для сокращения потерь товарно-материальных ценностей, предупреждения хищений имущества и т. п.

 Инвентаризация  проводится в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации и Основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов (Приказ Министерства Финансов РФ от 13 июня 1995г. №49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Согласно этим документам предприятия (организации) обязаны проводить инвентаризацию основных средств, капитальных вложений, незавершенного капитального строительства, капитального ремонта, незавершенного производства, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и других статей бухгалтерского баланса.

 Инвентаризации  подлежат и товарно-материальные ценности, не принадлежащие предприятию, такие, как ценности на ответственном хранении, полученные для переработки, арендованные основные средства и т. п., а также по каким-либо причинам не учтенные ценности.

 Основными задачами инвентаризации являются:

 выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуре;

 контроль  за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств  путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

 выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т. п.;

 выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

 проверка  соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

 проверка  реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном счете, на валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской задолженности (расчетов с покупателями, по векселям полученным и др.), кредиторской задолженности (поставщикам материалов, банкам, по векселям выданным, по налогам финансовым органам и др.) и других статей баланса.

 Инвентаризации проводятся в обязательном порядке:

 при передаче имущества предприятия, учреждения в аренду;

 при выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество;

 перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

 Инвентаризация  должна проводиться в конкретные сроки, установленные в зависимости от вида и характера имущества. Эти сроки (периодичность) предусмотрены Положением о бухгалтерском учете и отчетности Российской Федерации:

 основных  средств - не менее одного раза в  два-три года, а библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет;

 капитальных вложений - не менее одного раза в  год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года;

 незавершенного  производства и полуфабрикатов собственной  выработки - перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября  отчетного года и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые соответствующими вышестоящими организациями;

 незавершенного  капитального ремонта и расходов будущих периодов - не менее одного раза в год;

 готовой продукции на складах - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

 малоценных  и быстроизнашивающихся предметов - не менее одного раза в год;

 нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;

 сырья и прочих материальных ценностей - не менее одного раза в год перед  составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

 денежных  средств, денежных документов, ценностей  и бланков строгой отчетности - не менее одного раза в месяц;

 расчетов  с банками (по расчетному счету, валютному  счету, другим счетам, ссудам, кредитам и т. п.) - по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам - на первое число каждого месяца;

 расчетов  по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;

 расчетов  с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;

 остальных статей баланса - на первое число месяца, следующего за отчетным годом.

 Инвентаризация  в зависимости от полноты охвата проверкой имущества может быть полной и частичной.

 При полной инвентаризации проверке подлежат все виды имущества. Проводится она обязательно в конце года перед составлением годового отчета (исключение составляют некоторые виды имущества, упомянутые выше).

 При частичной инвентаризации проверке подвергается один или несколько видов имущества в определенных местах хранения.

 В зависимости  от основания проведения инвентаризации бывают плановые и внеплановые.

 Плановые инвентаризации проводятся в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности и Основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов.

 Внеплановые инвентаризации организуются по мере необходимости, в основном внезапно.

 Порядок проведения инвентаризаций на предприятии  предполагает создание постоянно действующих инвентаризационных комиссий в составе: руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии); главного бухгалтера; начальников структурных подразделений (служб); представителей общественности. Для непосредственного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие комиссии в составе: представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии); специалистов (экономиста, работника бухгалтерской службы, инженера, технолога, товароведа, кладовщика и др.). В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризуемое имущество, порядок формирования цен, первичный учет.