Бухгалтерский учет кассовых операций и подотчетных сумм

    Следует отметить, что на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха ЗАО «Центргаз». Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Однако, если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работы в эти дни производится в общеустановленном порядке в соответствии с законодательством.

    В случае, когда по распоряжению руководителя ЗАО «Центргаз» работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией предприятия.

    За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути (за все рабочие дни недели по графику. Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован.

    При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок  сохраняется.  В случае направления  в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе, средний заработок сохраняется по обеим должностям, расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.

    Командированному  работнику возмещаются расходы  по найму жилого помещения и проезду  к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также оплачиваются суточные.

    Командированному  работнику возмещается плата  за бронирование мест в гостиницах в размере 50% от возмещаемой ему стоимости места за сутки.

    Расходы по найму жилого помещения за время  вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются в тех же размерах, что и во время пребывания в пункте назначения командировки.

    В пределах норм возмещения расходов по найму жилья подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за пользование телевизором, холодильником и другими предметами культурно-бытового назначения, включенными в состав гостиничного номера). Расходы по стирке, подаче обедов в номер и т.п. не возмещаются.

    Расходы по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы, возмещаются командированному работнику в размере: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

    Суточные  выплачиваются командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте  командировки.

    Следует помнить, что суточные и расходы по найму жилого помещения (как при предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных действующим законодательством норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен.

    Работник  предприятия в течение трех дней после возвращения из командировки обязан предоставить в бухгалтерию  предприятия отчет о действительно  израсходованных суммах с приложением  оправдательных документов – авансовый отчет.

    В качестве оправдательных документов при  этом могут выступать:

• командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основание для списания суточных из подотчета;
• счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья;
• проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из подотчета  подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно;
• документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.)  

    По  возвращении из командировки с работника, кроме авансового отчета, следует получить также и краткий отчет о проделанной работе. К отчету прилагаются документы, подтверждающие результаты командировки. К таким документам могут относиться,  в первую очередь, подписанный сторонами контракт, протокол о намерениях, акт выполнения тех или иных работ, сертификат (удостоверение) об участии в выставках, конференциях и т.п. на отчете о проделанной в командировке работе  руководитель предприятия ставит резолюцию о её соответствии целям командировки, а на авансовом отчете о командировочных расходах – свою подпись,  подтверждая тем самым их целесообразность.

2.3. Документальное оформление  кассовых операций  и подотчетных  сумм в ЗАО «Центргаз»

     Кассовые  операции являются самыми многочисленными  и самыми распространенными на предприятии. Их учет сопровождается оформлением целого ряда документов, главными из которых являются: договор о полной индивидуальной ответственности кассира; приходный кассовый ордер (форма N КО-1) (Приложение 1); расходный кассовый ордер (форма N КО-2) (Приложение 3); журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3) (Приложение 4); расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49); платежная ведомость (форма N Т-53); кассовая заявка (форма N 408027); карточка депонента; авансовый отчет (форма N АО-1); доверенность (формы М-2 и М-2а); объявление на взнос наличными (форма N 0402001); кассовая книга (форма N КО-4); журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4); отчет кассира; справка-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6); книга учета выданных и принятых кассиром денежных средств (форма N КО-5); препроводительная ведомость к сумке с денежной выручкой (форма N 0402006); акт о проверке денежных средств кассы (форма N КМ-9); акт инвентаризации денежных средств в кассе (форма N ИНВ-15); инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16); кредитная карточка.

     Главной особенностью ведения и заполнения кассовых документов является то, что  помарки в них не допускаются. Если допущена ошибка при оформлении, то неправильно записанная цифра должна быть зачеркнута одной чертой (чтобы была видна неправильная запись), а сверху должен быть написан верный результат. Кроме того, делается также запись "Исправленному верить", ставятся подписи ответственных лиц (кассира и главного бухгалтера или кассира и руководителя), подписи заверяются печатью предприятия. Как отмечалось выше, приходный кассовый ордер служит для приемки денег, а расходный кассовый ордер - для выдачи денег. Расчетно-платежная ведомость предназначена для начисления заработной платы, определения удержаний и отчислений от заработной платы, а также расчета премий, пособий и их выплат. Платежная ведомость используется только для выплаты зарплаты, премий, пособий и т.п. Банки составляют прогнозные расчеты ожидаемых поступлений и выдачи предприятиям наличных денег, исходя из сведений, поступающих в банковскую систему РФ, в том числе на основе кассовых заявок от обслуживаемых предприятий.

     Карточка  депонента предназначена для  ведения учета сумм начисленной, но не полученной сотрудником заработной платы. Авансовый отчет служит для отчета подотчетных лиц за выданные им ранее суммы на командировочные или административно-хозяйственные расходы. Доверенность предназначена для получения сотрудниками товарно-материальных ценностей в других организациях. Объявление на взнос наличными используется для передачи денежных средств из кассы предприятия в банк, а также для осуществления взносов учредителей в уставный капитал предприятия.

     Книга кассира-операциониста ведется на предприятиях, которые проводят наличные расчеты с населением через контрольно-кассовые машины. Она служит для учета и контроля этих расчетов. ККМ печатает на ленте отрывные чеки, вручаемые покупателям, и фиксирует их в своей памяти. Ежедневные расчеты через ККМ оформляются в книге кассира-операциониста, а затем из них переносятся в кассовую книгу предприятия.

     Кассовая  книга предприятия служит для  полного учета всех наличных расчетов. Из-за важности учета наличных денежных средств предприятия повторим еще  раз необходимые сведения по кассовой книге. Она должна быть единственной на предприятии и включать все сведения об этих расчетах, в том числе данные из книг кассиров-операционистов. Кассовая книга должна быть соответствующим образом пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и печатью. Записи в нее делаются в двух экземплярах под копирку. Второй экземпляр отрывается и помещается в журнал, служащий отчетом кассира. Если бухгалтерский учет ведется на персональном компьютере, то в конце финансового года кассовая книга и отчет кассира выводятся на бумажный носитель. Затем кассовая книга брошюруется в хронологическом порядке, шнуруется и опечатывается. Одновременно в таком же порядке сшивается отчет кассира.

     Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

     Основными документами, которые используются при расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы  о направлении сотрудников в  командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

    Бухгалтерия не имеет право выдавать подотчетные  суммы сотрудникам, не представившим  авансовые отчеты о расходовании предыдущих подотчетных сумм.

     Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Схема 3 

     Схема документооборота по учету денежных средств  в кассе 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Схема 4 

Схема документооборота по учету расчетов с  подотчетными лицами. 

2.4. Применение автоматизированных бухгалтерских программ в бухгалтерском учете кассовых операций

     Руководителю  российского предприятия сегодня  приходится принимать решения в  условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно  держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

     Если  не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из - за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

     На  ЗАО «Центргаз» применяется бухгалтерская программа 1С:Бухгалтерия. Программа 1С: Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.